Zmiana płatności planowanej na rzeczywistą
Najszybszy sposób przekształcenia prognozy w płatność rzeczywistą jednym kliknięciem, idealny dla prostych transakcji.
Najszybszy sposób na potwierdzenie planu
Gdy chcesz szybko potwierdzić, że zaplanowana operacja doszła do skutku, nie musisz dodawać odpowiadającej jej płatności rzeczywistej od zera. Wystarczy jedno kliknięcie, aby zamienić istniejącą płatność planowaną w rzeczywistą.
To idealne rozwiązanie dla płatności, które nie mają fizycznego dokumentu (np. płatności bez faktury, jak amortyzacja) lub gdy otrzymany dokument (np. faktura) idealnie odpowiada prognozie, a nie zależy ci na archiwizacji jego pliku w aplikacji. Twój niebieski, planowany klocek zamienia się w biały, rzeczywisty, automatycznie przenosząc wszystkie dane z planu.
Kiedy używać tej metody?
Używaj tej metody, aby szybko przekształcić prognozę w twardą daną, gdy:
- płatność nie ma formy fizycznego dokumentu (np. wewnętrzne rozliczenie) i/lub
- nie zależy ci na cyfrowej kopii dokumentu (np. pliku PDF) w aplikacji lub
- otrzymany dokument (np. faktura) ma dokładnie takie same dane jak plan.
Ważne: Tej metody nie można użyć do podzielenia jednej płatności rzeczywistej (np. zbiorczej faktury) na kilka różnych pozycji w budżecie. W takiej sytuacji należy dodać płatność rzeczywistą do systemu, a następnie połączyć ją z wieloma planami.
Jak to zrobić krok po kroku?
- Znajdź płatność planowaną: Odszukaj płatność, którą chcesz zamienić. Możesz to zrobić w arkuszu budżetu lub na głównej liście w menu Płatności → Połączone z budżetem.
- Otwórz kartę tej płatności.
- Zweryfikuj i zaktualizuj dane (opcjonalnie): System automatycznie przeniesie wszystkie dane z planu (kwotę, kontrahenta, daty). Jeśli jednak rzeczywista płatność różni się od prognozy (np. kwota jest inna), od razu popraw te informacje w odpowiednich polach.
- Kliknij przycisk Zmień na rzeczywistą: Znajdziesz go w lewym dolnym rogu karty.
Przycisk Zmień na rzeczywistą będzie aktywny tylko wtedy, gdy planowany dzień wystawienia płatności nie jest w przyszłości. System zakłada, że nie możesz mieć rzeczywistego dokumentu dla planu, którego termin wystawienia jeszcze nie nadszedł.
- Uzupełnij wymagane dane: System poprosi cię o podanie numeru dokumentu, którego nie mógł znać na etapie planowania. Dla płatności typu faktura będzie to numer faktury, natomiast dla umowy zlecenia lub umowy o dzieło – numer rachunku.
- Zatwierdź: Kliknij Zapisz, aby zakończyć proces. Twoja płatność planowana stała się właśnie płatnością rzeczywistą.
Zalety tej metody
- Szybkość: To najszybszy sposób na potwierdzenie planu, idealny dla powtarzalnych i przewidywalnych transakcji dla których nie zależy ci na archiwizacji oryginalnego pliku.
- Automatyczne połączenie z budżetem: Płatność jest od razu połączona z właściwą pozycją w budżecie – nie musisz robić tego ręcznie.
Ważne ograniczenia tej metody
- Brak możliwości podziału płatności: Ta metoda działa tylko w relacji jeden do jednego. Nie pozwala na rozdzielenie jednej płatności rzeczywistej na kilka pozycji w budżecie.
- Niedostępność dla płatności typu „Worek”: Ta metoda nie działa dla płatności planowanych typu „Worek”. Worek jest z założenia kontenerem na wiele płatności rzeczywistych, dlatego nie można go zamienić w jedną, pojedynczą transakcję.
- Brak podglądu dokumentu źródłowego: W przeciwieństwie do importu przez OCR czy API, ta metoda nie załącza pliku z dokumentem (np. PDF z fakturą) do płatności. Wprowadzasz jedynie jego dane.
- Nie tworzy cyfrowego archiwum: Z uwagi na brak załącznika, ta metoda nie nadaje się do budowania cyfrowego archiwum dokumentów w Budget Studio. Nie będziesz mógł z tego poziomu pobrać oryginalnego pliku, aby np. przekazać go księgowej.
- Główne zastosowanie: Z powyższych względów metoda ta najlepiej sprawdza się w przypadku płatności bez faktury, które często nie mają fizycznego dokumentu. Dla innych typów płatności (np. faktur) używaj jej sporadycznie.
Przykład zastosowania
Amortyzacja to idealny przykład zastosowania tej metody, ponieważ jest to koszt, który nie ma fizycznego dokumentu. Potwierdzasz go w systemie, zamieniając plan w zapis rzeczywisty.
Przykład: Potwierdzanie miesięcznej amortyzacji
Krok 1: Planujesz amortyzację
W swoim technicznym arkuszu budżetu (np. o nazwie Koszty niegotówkowe) tworzysz wiersz Amortyzacja (przedmiot transakcji).
- Podstawa płatności: Ustawiasz na Bez faktury.
- Zaznaczasz opcje Księgowane, ale Poza cash flow (ponieważ amortyzacja wpływa na wynik firmy, ale nie jest realnym wydatkiem gotówkowym).
- Wpisujesz planowaną kwotę, np. 8 000 zł, na każdy miesiąc. System tworzy serię płatności planowanych.
Krok 2: Potwierdzasz wykonanie na koniec miesiąca
Po zakończeniu miesiąca, gdy twoja księgowość potwierdzi odpis amortyzacyjny:
- Odszukujesz planowaną płatność za amortyzację za ten miesiąc.
- Otwierasz jej kartę płatności.
- Klikasz przycisk Zmień na rzeczywistą i zapisujesz.
Rezultat: Planowana operacja staje się płatnością rzeczywistą. Twój budżet i prognoza wyniku finansowego są zaktualizowane o realny, zaksięgowany koszt, a prognoza cash flow pozostaje nienaruszona. Pamiętaj, że nazwy takie jak Koszty niegotówkowe czy Amortyzacja oraz prezentowane kwoty to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.