Kolumna: Stawka VAT
Kolumna Stawka VAT to ustawienie płatności planowanych, które automatycznie oblicza kwotę brutto od wpisanej kwoty netto na potrzeby prognozy płynności.
Za co odpowiada kolumna VAT w arkuszu budżetu
Kolumna stawka VAT to ważne ustawienie płatności planowanych, którego używasz do planowania transakcji opartych na fakturach (zarówno obciążeń, jak i wpływów).
Jej działanie jest proste, ale bardzo ważne dla dokładności twoich prognoz.
- W komórkach miesięcznych arkusza wpisujesz kwoty netto (np. z planowanych faktur).
- Na podstawie stawki VAT wybranej w tej kolumnie Budget Studio automatycznie oblicza kwotę brutto dla wszystkich płatności planowanych tworzonych w tym wierszu.
- To właśnie te obliczone kwoty brutto są następnie uwzględniane w prognozie płynności (cash flow), dając ci pełen obraz przyszłych finansów.
Ważne: Budget Studio jest obecnie dostosowane do firm, które są czynnymi podatnikami VAT. Dlatego obliczanie kwoty brutto (czyli netto + VAT) jest kluczową częścią prognozowania płynności w aplikacji.
Jeśli twoja firma nie jest płatnikiem VAT, po prostu traktuj wszystkie swoje kwoty jako docelowe kwoty "brutto". W tej kolumnie zawsze wybieraj stawkę 0%.
Dzięki temu kwota brutto (widoczna w Cash flow) będzie zawsze równa kwocie netto, którą wpisujesz w komórkach arkusza, a twoja prognoza płynności będzie poprawna.
Jak wyświetlić kolumnę VAT?
Kolumna VAT należy do grupy ustawień płatności planowanych. Odpowiadają one za to, w jaki sposób kwota wpisana przez ciebie w komórkach miesięcznych jest zamieniana na płatności planowane (oraz jakie cechy te płatności otrzymają).
Jest ona domyślnie ukryta, aby widok arkusza był jak najprostszy. Aby ją wyświetlić (wraz z innymi kolumnami tego typu), włącz przełącznik Ustawienia planowanych płatności, który znajdziesz nad tabelą, tuż obok przełącznika Sekcje.
Widok arkusza rozszerzy się o kolumny konfiguracyjne. VAT jest drugą kolumną w tej grupie.
Jaką stawkę VAT otrzymują nowe wiersze?
Gdy tworzysz nowy wiersz, system automatycznie wstawia do niego kontrahenta domyślnego (ustawianego w bibliotece kontrahentów). W konsekwencji stawka VAT dla nowego wiersza jest również ustawiana automatycznie - system pobiera ją bezpośrednio z ustawień tego właśnie kontrahenta.
Jak zmienić stawkę VAT w wierszu?
Jeśli automatycznie ustawiona stawka VAT (pobrana z kontrahenta domyślnego) nie jest zgodna z twoją intencją, od razu zmień to ustawienie, aby pasowało do faktycznego przeznaczenia tego wiersza.
Kiedy kolumna jest nieaktywna (symbol -)?
Możliwość ustawienia stawki VAT jest dostępna wyłącznie dla wierszy, w których w kolumnie podstawa płatności wybrano opcję faktura.
Dla wszystkich pozostałych podstaw płatności (takich jak bez faktury, umowa o pracę, umowa zlecenie, o dzieło) podatek VAT nie ma zastosowania. W takich wierszach system automatycznie wyświetli w kolumnie VAT symbol - (kreskę), a możliwość zmiany stawki będzie zablokowana.
Wyświetl kolumny ustawień planowanych płatności
Upewnij się, że widzisz kolumny ustawień (w tym celu przełącznik Ustawienia planowanych płatności musi być włączony).
Wybierz inną stawkę VAT
Stawkę VAT w wierszu możesz zmienić w dowolnym momencie, nawet jeśli masz już do niego podłączone płatności rzeczywiste.
Kliknij dwukrotnie komórkę w kolumnie VAT (lub zaznacz ją i wciśnij Enter). Możesz wybrać jedną z dostępnych stawek: 23%, 8%, 5% lub 0%.
Wskazówka: Jeśli chcesz szybko ustawić tę samą stawkę VAT w wielu różnych wierszach, nie musisz klikać w każdym z nich. Możesz po prostu skopiować komórkę z ustawioną stawką i wkleić ją do innych komórek w tej kolumnie, używając standardowych skrótów klawiaturowych:
- Windows:
Ctrl+C(kopiuj) /Ctrl+V(wklej)
- macOS:
Cmd+C(kopiuj) /Cmd+V(wklej)
Kiedy używać 0%?
Stawki 0% używaj nie tylko dla transakcji z formalną stawką 0%, ale we wszystkich przypadkach, gdy VAT jest dla twojej prognozy neutralny lub nie występuje.
Najważniejsze przypadki to:
- Transakcje zagraniczne (WNT, WDT, import usług) Chociaż transakcje te podlegają złożonym zasadom VAT, z perspektywy twojej płynności (obliczenia cash flow) są one zazwyczaj neutralne. Dzieje się tak, ponieważ podatek należny jest jednocześnie podatkiem naliczonym, więc nie dochodzi do faktycznej płatności VAT do urzędu skarbowego z tytułu samej transakcji.
- Faktury ze stawką 0% lub zwolnione z VAT (ZW) Używaj stawki 0% również dla wszystkich planowanych transakcji, które dokumentujesz fakturą, ale które formalnie mają stawkę 0% lub są zwolnione z podatku VAT (np. faktura "ZW").
Jak zmiana stawki VAT wpływa na rzeczywiste płatności w wierszu?
Ponieważ kolumna VAT jest częścią grupy Ustawienia planowanych płatności, zmiana stawki w wierszu wpłynie tylko na płatności planowane, pozostawiając wszystkie dodane płatności rzeczywiste bez zmian.
Jak zmienić stawkę VAT dla indywidualnej płatności planowanej?
W wyjątkowych sytuacjach możesz ręcznie nadpisać stawkę VAT dla pojedynczej płatności planowanej, otwierając jej kartę płatności. Jest to jednak możliwe tylko dla podstawy płatności faktura (pojedyncza). W przypadku worka zmiana jest możliwa tylko na poziomie całego wiersza, aby zachować spójność wszystkich powiązanych z nim płatności.
Warto traktować tę opcję jako wyjątek. Główny powód jest bardzo praktyczny: jeśli później zmienisz stawkę VAT dla całego wiersza, twoja ręczna zmiana zostanie automatycznie nadpisana, co łatwo przeoczyć.
Jak rozpoznać, że stawka VAT indywidualnej płatności różni się od ustawień wiersza?
W lewym dolnym rogu arkusza budżetu znajduje się panel podglądu szczegółów płatności dla zaznaczonej komórki. Jeśli stawka VAT (lub inna cecha) dla konkretnej płatności różni się od ustawień domyślnych wiersza, pozycja ta zostanie podświetlona na pomarańczowo, tak jak na obrazku poniżej.
Stawka VAT w wierszu a łączenie płatności rzeczywistych
Planowana stawka VAT, którą ustawiłeś w wierszu budżetu, jest całkowicie obojętna w momencie łączenia płatności rzeczywistej z komórkami tego wiersza.
Kiedy łączysz płatność rzeczywistą z budżetem (np. fakturę wczytaną przez OCR), jej dane są zawsze nadrzędne. System pobierze stawkę VAT bezpośrednio z dokumentu, a ustawienie w wierszu jest ignorowane i nie służy do żadnej weryfikacji.
Przykład: Do wiersza z planowaną stawką 23% możesz bez problemu podłączyć rzeczywistą fakturę ze stawką 8%. System nie dokona żadnej zmiany, ale poprawnie zarejestruje fakturę 8%.
Sortowanie wierszy po stawce VAT
Kliknij nagłówek kolumny VAT, aby posortować wiersze alfabetycznie (A-Z). Kliknij ponownie, aby posortować je w odwrotnej kolejności (Z-A).
Ta kolejność sortowania ma wpływ na to, w jakim porządku wyświetlą się grupy po włączeniu grupowania (opis poniżej).
Grupowanie wierszy po stawce VAT
Aby zobaczyć sumy pośrednie dla wszystkich wierszy o tej samej stawce VAT, możesz użyć opcji grupowania wierszy. Co ważne, grupowanie działa nawet wtedy, gdy kolumny ustawień planowanych płatności (w tym sama kolumna VAT) są ukryte – czyli gdy przełącznik Ustawienia planowanych płatności jest wyłączony.
Porada: Kontroluj kolejność grup
Kolejność, w jakiej wyświetlają się grupy (np. czy najpierw 8%, czy 23%), zależy od tego, jak wcześniej posortowałeś kolumnę VAT. Aby to zrobić, musisz oczywiście na chwilę włączyć widoczność tej kolumny.