Łączenie zaplanowanych płatności
Jak połączyć zaplanowane płatności - nawet jeśli stan faktyczny odbiega od zakładanego planu
W Budget Studio każda złotówka musi mieć swoje miejsce. Dlatego kluczowym zadaniem jest łączenie płatności rzeczywistych (np. faktur) z odpowiadającymi im planami w twoim budżecie.
Dokładne informacje na temat dodawania budżetów i pracy z nimi znajdziesz w artykule: Dodawanie nowych arkuszy.
Dlaczego łączenie płatności z budżetem jest kluczowe?
Płatności, które nie są połączone z budżetem, są niewidoczne dla kluczowych analiz w aplikacji. System nie uwzględni ich przy wyliczaniu cash flow, rentowności ani prognoz podatkowych.
Dopiero po połączeniu płatności rzeczywistej z budżetem, system może:
- zaktualizować prognozę: zastąpić planowaną kwotę realną wartością z dokumentu,
- wykryć różnice: natychmiast pokazać ci, czy rzeczywisty koszt lub wpływ różni się od twoich założeń,
- urealnić analizy: włączyć tę operację do wszystkich raportów i prognoz.
Masz do dyspozycji dwa sposoby połączenia płatności z budżetem.
Sposób 1.: Łączenie płatności rzeczywistej z planem (najczęstszy scenariusz)
To podstawowa i najczęściej używana metoda. Stosuj ją zawsze, gdy do systemu trafia nowa płatność rzeczywista (np. po imporcie z OCR lub API) i chcesz przypisać ją do istniejącego planu w budżecie.
Krok po kroku:
- Przejdź do zakładki Płatności → Do połączenia. Znajdziesz tu wszystkie płatności czekające na przypisanie.
- Kliknij dwukrotnie w płatność, którą chcesz połączyć. Otworzy się jej karta płatności.
- Przejdź do zakładki Budżety w prawym górnym rogu.
- Zobaczysz ekran łączenia. Po lewej stronie system inteligentnie podpowie pasujące płatności planowane, korzystając z takich danych jak kontrahent czy kwota. Możesz też użyć wyszukiwarki, aby samodzielnie odnaleźć odpowiednie pozycje.
Wyszukaj pozycje budżetowe, do których chcesz podpiąć płatność.
- Przeciągnij i upuść wybrane pozycje z lewej strony (plan) na prawą (łączenie).
- Upewnij się, że pole Do rozliczenia wynosi 0,00 (a jeśli nie, to zobacz podpunkt: co jeśli kwoty się nie zgadzają). Oznacza to, że cała kwota płatności rzeczywistej została przypisana. Dopiero wtedy przycisk Połącz z budżetem stanie się aktywny.
Gdy pole "Do rozliczenia" wynosi 0,00, możesz połączyć płatność z budżetem.
- Kliknij Połącz z budżetem. Gotowe!
Pamiętaj, że podstawa płatności (np. faktura, umowa o dzieło) musi być taka sama dla płatności rzeczywistej i planowanej, aby można je było ze sobą połączyć.
Co jeśli kwoty się nie zgadzają?
Nie ma problemu. Jeśli rzeczywista kwota jest inna niż planowana, system pokaże tę różnicę. Przy złączeniu kwota płatności planowanej zostanie zastąpiona kwotą płatności rzeczywistej, a w osobnym okienku pokaże się różnica miedzy planem a realną wartością. Po połączeniu wartość w komórce budżetu zostanie automatycznie zaktualizowana do kwoty z dokumentu rzeczywistego.
Powyżej widać, że kwota płatności rzeczywistej wynosi 2000 zł. Plan w arkuszu budżetu wynosi 910 zł. System po wybraniu komórki zmieni kwotę w komórce na taką, która widnieje na płatności rzeczywistej. System pokazał różnicę, która w tym wypadku wynosi -1090 zł.
Jak połączyć jedną fakturę z wieloma planami?
Budget Studio pozwala na elastyczne rozdzielenie jednej płatności rzeczywistej na wiele pozycji w budżecie. Wystarczy, że przeciągniesz kilka płatności planowanych na prawą stronę i ręcznie rozdzielisz między nie kwotę, tak aby pole Do rozliczenia wynosiło 0,00.
Jedna płatność rzeczywista (2 000 zł) została rozdzielona na dwie pozycje w tym samym arkuszu budżetu (1 500 zł i 500 zł).
Sposób 2: Zamiana płatności planowanej na rzeczywistą (dla prostszych przypadków)
To najszybszy sposób na potwierdzenie planu, idealny dla transakcji, które nie mają fizycznego dokumentu (np. płatność bez faktury) lub gdy otrzymany dokument idealnie zgadza się z prognozą, a ty nie potrzebujesz archiwizować jego pliku w aplikacji.
Krok po kroku:
- Przejdź do arkusza budżetu i kliknij dwukrotnie w komórkę z płatnością planowaną, którą chcesz zamienić.
- Otworzy się jej karta płatności. Upewnij się, że wszystkie dane są poprawne. Jeśli nie – zaktualizuj je.
Karta płatności dla planu. Widoczny jest przycisk "Zmień na 'w realizacji'".
- Kliknij przycisk Zmień na "w realizacji" w lewym dolnym rogu.
- System poprosi o uzupełnienie danych, których nie mógł znać na etapie planowania (np. numer faktury). Wpisz je.
- Kliknij Dodaj.
Płatność planowana została zamieniona w rzeczywistą, a jej tło w budżecie zmieni kolor z niebieskiego na biały lub różowy.
Płatność po zamianie na rzeczywistą. Zmienił się jej status i pojawiły nowe opcje.
Jak odłączyć płatność od budżetu?
Jeśli popełniłeś błąd, możesz w każdej chwili odłączyć płatność rzeczywistą od budżetu.
- Otwórz jej kartę płatności.
- Przejdź do zakładki Budżety.
- Kliknij przycisk Odłącz budżety.
Płatność wróci do zakładki Do połączenia, a w komórce budżetu ponownie pojawi się płatność planowana.