Czym jest prognoza cash flow
Prognoza cash flow to fundament zarządzania finansami. Działa jak radar finansowy twojej firmy: analizuje nadchodzące wpływy i obciążenia, zanim jeszcze pojawią się na horyzoncie.
Rentowność a płynność (cash flow) – dwie różne historie
Często zdarza się, że podsumowanie miesiąca otrzymane od księgowości wygląda bardzo optymistycznie – firma wygenerowała zysk i musisz zapłacić podatek dochodowy. Jednak w tym samym czasie na koncie firmowym brakuje środków na pokrycie wszystkich bieżących zobowiązań.
Dlaczego tak się dzieje? Ponieważ wynik finansowy (rentowność) i stan konta (płynność) to dwie zupełnie różne perspektywy patrzenia na pieniądze w firmie.
- Rentowność (wynik finansowy) w uproszczeniu pokazuje, czy wpływy twojej firmy w danym okresie były wyższe niż jej obciążenia. To ważny wskaźnik, który mówi o tym, czy twój biznes w ogóle zarabia ("na papierze").
- Płynność (cash flow) to realny ruch pieniędzy na twoim koncie bankowym. Pokazuje, kiedy pieniądze faktycznie wpłyną i wypłyną, a tym samym – ile będziesz ich mieć do dyspozycji w konkretnym dniu.
Dlaczego te liczby się różnią?
Głównym powodem tej różnicy są przesunięcia terminów płatności. Fakturę przychodową (wystawioną np. w maju) zaliczasz do wyniku finansowego w maju, ale twój klient może zapłacić za nią dopiero w lipcu.
Jeszcze większym wyzwaniem są obciążenia. Często musisz opłacić faktury kosztowe (np. za materiały czy usługi) znacznie wcześniej, niż otrzymasz przelew od klienta. Wydatek ten obniża wynik finansowy w momencie zaksięgowania, ale realnie drenuje konto firmy na długo przed tym, jak pojawią się na nim wpływy z danej transakcji. Do tego dochodzi kwestia podatków (VAT, dochodowy) i składek ZUS, które płacisz w ściśle określonych terminach, niezależnie od tego, czy klienci uregulowali już swoje należności.
To, czego jeszcze nie ma w księgach
Na stan twojego konta wpływają również operacje, o których twoja księgowość dowie się z opóźnieniem. Dopóki nie dostarczysz dokumentów (zazwyczaj po zakończeniu miesiąca), księgowość nie widzi:
- opłat za abonamenty i subskrypcje – pieniądze za oprogramowanie, serwery czy usługi online często pobierane są z karty automatycznie. Środki znikają z konta natychmiast, ale w systemie księgowym płatności te pojawią się dopiero po zaksięgowaniu faktury;
- bieżących przelewów – jeśli dziś opłacasz fakturę wystawioną wczoraj, pieniądze wypływają z firmy natychmiast. Księgowość uwzględni ten wydatek w wyniku finansowym dopiero wtedy, gdy otrzyma i przetworzy paczkę dokumentów za dany miesiąc.
Dlatego opieranie decyzji biznesowych wyłącznie na raportach z przeszłości (od księgowości) jest ryzykowne. Aby bezpiecznie zarządzać firmą, musisz patrzeć na cash flow – czyli na to, co realnie dzieje się na twoim koncie teraz i co wydarzy się w przyszłości.
Pamiętaj: zysk na papierze nie zapłaci faktur. Nawet najbardziej rentowna firma może wpaść w tarapaty, jeśli w kluczowym momencie zabraknie jej pieniędzy na bieżące płatności. Wynik finansowy a stan konta to dwie różne rzeczy, a ignorowanie tej drugiej to proszenie się o poważne problemy.
Cash flow w Budget Studio - fundament zarządzania finansami firmy
Dlatego w Budget Studio prognoza cash flow to nie dodatek, lecz fundament zarządzania finansami. To radar finansowy twojej firmy, który analizuje zbliżające się realne terminy płatności – zarówno tych rzeczywistych (już potwierdzonych), jak i planowanych – zanim jeszcze pojawią się na horyzoncie.
Dzięki temu wiesz, ile pieniędzy będziesz mieć na koncie w nadchodzących dniach, tygodniach i miesiącach. System łączy w jednym miejscu twoje aktualne zobowiązania z przyszłymi, planowanymi operacjami, dając ci kompletny i wiarygodny obraz sytuacji.
Dzięki Budget Studio wiesz nie tylko, kiedy może zabraknąć pieniędzy, ale również, kiedy będziesz mieć ich nadmiar, który warto mądrze zagospodarować.
Jak to działa w Budget Studio?
Prognoza cash flow całej firmy opiera się na kilku prostych, ale potężnych zasadach, które gwarantują jej wiarygodność:
- Agreguje dane z całego budżetu. System automatycznie zbiera informacje ze wszystkich twoich arkuszy (np. sprzedaży, marketingu, administracji). Nie musisz ręcznie sumować danych z różnych miejsc – prognoza zawsze pokazuje spójny obraz finansów całej firmy.
- Łączy plany z rzeczywistością. System uwzględnia zarówno płatności rzeczywiste (np. już wystawione faktury), jak i płatności planowane (np. przyszłe wynagrodzenia czy spodziewane wpływy z projektów). Dzięki temu widzisz kompletny obraz, a nie tylko fragment oparty na zaksięgowanych dokumentach.
- Opiera się na realnej dacie przelewu. Dla systemu kluczowy jest dzień realnej płatności, a nie termin na fakturze. Jeśli wiesz, że klient zawsze płaci z tygodniowym opóźnieniem, możesz ustawić realistyczną datę wpływu. Prognoza odzwierciedli wtedy faktyczny, a nie teoretyczny stan konta.
- Automatycznie uwzględnia podatki i ZUS. Budget Studio samodzielnie prognozuje wysokość przyszłych zobowiązań podatkowych (VAT, PIT / CIT) i składek ZUS, a następnie umieszcza je na osi czasu. Dzięki temu twoja prognoza jest kompletna i uwzględnia wszystkie kluczowe obciążenia.
- Jest zawsze aktualna. Każda zmiana w budżecie – dodanie nowej faktury czy modyfikacja planu – natychmiast aktualizuje prognozę cash flow. Zawsze podejmujesz decyzje, patrząc na najnowsze dane.
Ważne: Cash flow dla pojedynczego arkusza
Widok Cash flow uruchomiony wewnątrz konkretnego arkusza działa wybiórczo. Analizuje on tylko te płatności, które są przypisane do tego jednego arkusza.
Ten widok nie uwzględnia podatków (VAT, dochodowy) ani składek ZUS, ponieważ są one wyliczane globalnie dla całej firmy. Traktuj go jako narzędzie do oceny płynności tego konkretnego projektu, a nie całej firmy.
Twoje korzyści
- Unikasz nieprzyjemnych niespodzianek. Z dużym wyprzedzeniem widzisz przyszłe luki w płynności finansowej i masz czas, by spokojnie zareagować – renegocjować termin płatności czy zaplanować dodatkowe finansowanie.
- Podejmujesz lepsze decyzje. Wiesz, kiedy możesz pozwolić sobie na inwestycje, a kiedy należy wstrzymać większe wydatki. Twoje decyzje opierają się na twardych danych o przyszłym stanie konta, a nie na intuicji.
- Optymalizujesz wykorzystanie kapitału. Zamiast trzymać na koncie gotówkę „na wszelki wypadek”, dokładnie wiesz, jakie środki i na jak długo możesz bezpiecznie ulokować, by same na siebie zarabiały.
- Zyskujesz spokojny sen. Koniec ze stresem i niepewnością, czy wystarczy pieniędzy na podatki i wynagrodzenia. Masz pełną kontrolę nad przepływami finansowymi i pewność, że nic cię nie zaskoczy.