Budowa arkusza budżetu

Elementy i układ arkusza

1. Główne informacje

• Ikona widoczności (Szpilka): Klikalna ikona, która pozwala zdecydować, czy dany arkusz ma być widoczny ("przypięty") w głównym menu budżetu, czy ma zostać ukryty.

• Nazwa arkusza: Kliknij w nazwę, aby ją szybko edytować. Więcej tu: Zmiana nazwy arkusza budżetu

• Lokalizacja: Ikona, która otwiera panel informacyjny pokazujący, w jakim Folderze i Kategorii znajduje się aktualny arkusz (z możliwością zmiany lokalizacji). Więcej tu: Zmiana miejsca arkusza w budżecie

• Zarządzanie widokami: (np. Arkusz / Widok główny). To panel, który pozwala zapisywać aktualny stan arkusza (sposób grupowania, sortowania, włączone sekcje itp.) w postaci widoków, do których chcesz wracać. Dzięki temu, bez potrzeby ponownego definiowania zawartości widoku, masz za każdym razem taki wygląd i dane, które zapiszesz w danym widoku.

2. Zakładki nawigacyjne i ustawienia arkusza

• Arkusz - widok tabelaryczny, w którym zarządzasz arkuszem

• Płatności - lista wszystkich płatności powiązanych tylko z tym arkuszem (zarówno planowanych, jak i rzeczywistych). Nie zawiera podatków: VAT, dochodowego ani firmowych składek ZUS. Jej budowa jest taka sama, jak lista wszystkich płatności połączonych z budżetem - o której czytaj tu: Połączone z budżetem.

• Cash flow - raport płynności bazujących tylko na płatnościach powiązanych z tym arkuszem (w przeciwieństwie do Cash flow dla całej firmy nie zawiera podatku VAT, dochodowego ani firmowych składek ZUS).

• Zarządzaj - otwiera menu ustawień arkusza umożliwiających następujące czynności:
• Zmiana nazwy arkusza budżetu
• Zmiana zakresu miesięcy arkusza
• Zmiana miejsca arkusza w budżecie
• Duplikowanie arkusza budżetu
• Zmiana widoczności arkusza w menu budżetów (przypinanie / odpinani)
• Usuwanie arkusza

3. Ustawienia widoku arkusza

• Menu Grupuj wiersze wg: pozwala pogrupować wiersze tabeli w grupy zgodne z poszczególnymi kolumnami - np. według Rodzaju (wpływy/obciążenia).

• Przełącznik Sekcje: włącza wizualny podział arkusza na bloki tematyczne (zgodne z kolumną: Sekcja).

• Przełącznik Ustawienia planowanych płatności: Odkrywa kolumny służące do ustawiania płatności planowanych generowanych w poszczególnych wierszach:
• Podstawa płatności: określa typ dokumentu (np. faktura, umowa o pracę). To kluczowe ustawienie, które decyduje, ile płatności powstanie po wpisaniu kwoty (np. jedna dla faktury, a trzy dla umowy o pracę).
• Stawka VAT: pozwala systemowi automatycznie wyliczyć kwotę brutto na potrzeby cash flow.
• Dzień wystawienia: reguła, która ustala względną datę (np. 1. dzień miesiąca) wystawienia. Jest ważna dla prognozowania również innych terminów.
• Dni na płatność: określa, kiedy spodziewasz się przelewu (np. 14 dni od wystawienia).
• Metoda płatności: informacja o sposobie zapłaty (np. konto PLN, gotówka).
• Przełączniki (Split payment/ Księgowane/ W cash flow): decydują o tym, czy planowane w tym wierszu płatności mają być uwzględniany w prognozie podatków oraz w prognozie stanu konta.

4. Wykres

• wpływy i obciążenia danego miesiąca

• saldo okresu (wynik danego miesiąca: wpływy minus obciążenia)

• oraz saldo narastające (linia trendu pokazującą stan skumulowany z miesiąca na miesiąc).

5. Podsumowanie wyników arkusza

• Wiersz = (czarny): saldo okresu (wynik danego miesiąca: wpływy minus obciążenia)

• Wiersz ↗ (zielony): suma wszystkich wpływów w miesiącu.

• Wiersz ↘ (czerwony): suma wszystkich obciążeń w miesiącu.

6 i 7. Wiersze w tabeli arkusza

• Dodawać nowe wiersze: na samym dole tabeli zawsze znajduje się pusty wiersz (oznaczony jako Dodaj +). Aby utworzyć nowy wiersz, po prostu zacznij wprowadzać wartość w dowolnej kolumnie tego wiersza (np. wpisz nazwę w kolumnie Przedmiot transakcji lub wybierz kontrahenta). Wiersz zostanie utworzony automatycznie.

• Zaznaczać jeden lub wiele wierszy, używając pól wyboru (checkboxów) po lewej stronie listy (pojawią się one, gdy najedziesz kursorem na numer dowolnego wiersza). Po tej operacji pojawi się pasek akcji hurtowych pozwalający:
• usuwać wiersze: pozwala skasować wiersz wraz z zaplanowanymi w nim płatnościami (dostępny tylko dla wierszy niezawierających płatności rzeczywistych),
• duplikować wiersze: system tworzy kopię wierszy wraz z ich ustawieniami (np. kontrahent, podstawa płatności) oraz wartościami, co przyspiesza dodawanie podobnych pozycji. Istniejące w wierszu płatności rzeczywiste po zduplikowaniu staną się planowanymi,
• przenieść wiersze do istniejącego arkusza: umożliwia przeniesienie całych wierszy do innego, istniejącego już arkusza budżetowego. Przydatne przy porządkowaniu struktury,
• przenieść do nowego arkusza: pozwala jednym kliknięciem przenieść wiersze do zupełnie nowego arkusza, który zostanie utworzony automatycznie w trakcie tej operacji. Idealne, gdy chcesz wydzielić grupę płatności do osobnego arkusza.

6. Główna tabela - kolumny opisowe

• przedmiot transakcji: najważniejsza kolumna, etykieta, która mówi "co to jest?" (np. Wynajem biura, Sprzedaż usług). Każdy wiersz musi mieć tę nazwę,

• kontrahent: określa drugą stronę transakcji - klienta, dostawcę lub pracownika. Ustawienie to działa jak wzorzec dla nowych planów w tym wierszu,

• sekcja: kolumna, która pozwala dzielić arkusz wiersze w mniejsze bloki (np. biuro), aby lepiej organizować powiązane ze sobą wiersze (przedmioty transakcji) i widzieć dla nich sumy pośrednie,

• komentarz: miejsce na twoje notatki, numery zamówień czy przypomnienia,

• rodzaj płatności: definiuje kierunek przepływu pieniędzy w całym wierszu: wpływ lub obciążenie.

7. Główna tabela - kolumny i komórki miesięczne

8. Panel podglądu szczegółów płatności

• podgląd ustawień wiersza: Gdy zaznaczysz komórkę z kolumny opisowej (np. przedmiot transakcji), panel pokaże ustawienia planowanych płatności dla tego wiersza. Dzięki temu, nawet jeśli kolumny ustawień planowanych płatności są ukryte, możesz szybko sprawdzić, jak skonfigurowany jest dany wiersz,

• szybka podgląd: Wyświetla on kluczowe dane płatności znajdującej się w aktywnej komórce (takie jak stawka VAT, termin płatności, kontrahent czy metoda płatności) bez konieczności otwierania jej pełnej karty,

• wykrywanie wyjątków (pomarańczowe podświetlenie): Jeśli jakakolwiek cecha konkretnej płatności różni się od ustawień domyślnych całego wiersza (np. ręcznie zmieniłeś stawkę VAT dla jednej faktury), w tym panelu ta wartość zostanie podświetlona na pomarańczowo. Dzięki temu błyskawicznie zauważysz wszelkie ręczne modyfikacje i odstępstwa od reguły.

9. Wyszukiwarka

10. Przycisk Otwórz kartę płatności

11. Ustawienia dostępu

• Edycja: użytkownik ma pełne prawa. Może zmieniać kwoty w komórkach budżetu, dodawać nowe wiersze, a także edytować, dodawać i usuwać powiązane z tym arkuszem płatności.

• Odczyt: użytkownik może przeglądać arkusz i powiązane z nim płatności, ale nie może wprowadzać żadnych zmian. To bezpieczna opcja dla osób, które mają tylko analizować dane.

• Brak dostępu: użytkownik w ogóle nie zobaczy tego arkusza w swoim menu, a płatności z nim związane nie będą dla niego widoczne w raportach.