Połączone z budżetem
Wyjaśnienie działania centralnej listy płatności, znaczenia kolorów i ikon oraz sposobów na szybkie wyszukiwanie i edycję danych finansowych.
Twoje centrum dowodzenia finansami
To jest serce twojej codziennej pracy z finansami w Budget Studio. Znajdziesz tu kompletną listę wszystkich płatności – zarówno planowanych, jak i rzeczywistych, które zostały przypisane do konkretnych pozycji w twoim budżecie.
Ważne: Pamiętaj, że dane z tego widoku są podstawą dla wszystkich kluczowych analiz w aplikacji. To na ich podstawie Budget Studio tworzy prognozy cash flow, rentowności oraz oblicza wysokość danin (VAT, podatek dochodowy, składki ZUS). Dlatego tak ważne jest, aby wszystkie płatności trafiały tutaj jak najszybciej.
Twoje najważniejsze zadanie - dbaj o aktualność danych
Dbaj o porządek: Przynajmniej raz w tygodniu zajrzyj tutaj i sprawdź, czy nie ma płatności oznaczonych czerwoną kropką 🔴. To sygnał, że coś wymaga twojej uwagi – na przykład minął planowany termin wystawienia faktury lub ustawiony przez ciebie dzień realnej płatności, a płatność wciąż nie jest opłacona. Czytaj więcej o statusie aktualności →
Historia i plany w jednym miejscu
W tym widoku pracujesz z dwoma rodzajami płatności, które łatwo odróżnisz po kolorach tła:
- Płatności planowane (tło niebieskie): To twoje prognozy na przyszłość. System tworzy je automatycznie na podstawie kwot, które wpisujesz w arkuszach budżetu. Dzięki nim wiesz, jakich wpływów i obciążeń możesz spodziewać się w kolejnych miesiącach.
- Płatności rzeczywiste (tło białe lub różowe): To twarde dane, potwierdzone konkretnym dokumentem (fakturą, rachunkiem, umową). Po dodaniu do systemu i połączeniu z budżetem zastępują one swoje planowane odpowiedniki, aktualizując twoje prognozy o realne kwoty.
Dzięki temu, że wszystko trafia w jedno miejsce, masz pod ręką kompletną bazę finansów firmy. Nie musisz już dzwonić do księgowości – odpowiedź na pytanie o status konkretnej płatności masz na wyciągnięcie ręki.
Co znajdziesz na ekranie?
Ekran Połączone z budżetem to interaktywna lista wszystkich płatności w firmie, wyposażona w narzędzia ułatwiające ich szybkie odnalezienie.
- Główna lista płatności: To serce tego widoku. Każdy wiersz to jedna płatność. Kliknij dwukrotnie w dowolny wiersz, aby otworzyć kartę płatności i zobaczyć wszystkie szczegóły.
- Przełącznik stron: Tutaj ustawiasz, ile płatności widzisz na jednej stronie, oraz przeglądasz kolejne strony z wynikami.
- Wyszukiwarka: Wpisz dowolną frazę (np. nazwę kontrahenta, tytuł czy numer faktury), aby błyskawicznie znaleźć szukaną płatność.
- Panel filtrów i wyglądu: Pozwala dostosować widok do twoich potrzeb. Możesz tu wybrać, które kolumny mają być widoczne, oraz precyzyjnie filtrować listę według niemal każdej cechy płatności.
- Filtry podręczne. Często używane filtry - tuż nad listą dla szybkiego dostępu.
- Zakładki nawigacyjne: Przełączaj się między pozostałymi listami płatności: do połączenia i do weryfikacji.
Szybkie rozeznanie, czyli co oznaczają kolory i ikony
Lista płatności używa kolorów i ikon, abyś mógł błyskawicznie ocenić sytuację.
Kolor tekstu informuje o rodzaju płatności:
- Zielony: wpływy (np. z wystawionych faktur).
- Czarny: Obciążenia (np. faktury za zakupy).
- Brązowy: Podatki i daniny (VAT, dochodowy, ZUS i podatki z umów - o dzieło, zlecenie, o pracę). Zobowiązań wobec urzędów lepiej nie przeoczyć, ten kolor pomaga natychmiast je wychwycić.
Kolor tła wiersza informuje o etapie płatności:
- Niebieski: Płatności planowane, czyli twoje prognozy.
- Biały: Płatności rzeczywiste, które są opłacone lub ich dzień płatności jeszcze nie minął.
- Różowy: Płatności rzeczywiste po terminie
Ikony pokazują kluczowe informacje:
- 🔴 Czerwona kropka: Najważniejszy sygnał ostrzegawczy! Oznacza, że płatność jest nieaktualna. Takie płatności zaburzają prognozę cash flow i należy się nimi zająć w pierwszej kolejności. Czytaj więcej o statusie aktualności →
- 🟢 Zielona kropka: Wskazuje opłacone płatności rzeczywiste.
Karta płatności: wszystkie szczegóły pod ręką
Chcąc zobaczyć (lub zmodyfikować) szczegóły konkretnej płatności, kliknij dwukrotnie w wiersz. Otworzy się karta płatności.
Karta płatności – jedno okno, wszystkie dane
Karta płatności to uniwersalne narzędzie do zarządzania szczegółami płatności w całej aplikacji. Możesz ją otworzyć z różnych miejsc, np. z komórki w arkuszu budżetu lub z listy płatności w widoku Cash flow - zawsze trafisz do tego samego, wygodnego widoku.
Ze względu na jej kluczową i uniwersalną rolę wszystkie jej funkcje opisaliśmy szczegółowo w osobnym artykule.
Jedna umowa, wiele płatności
W przypadku niektórych podstaw płatności, takich jak umowy, Budget Studio automatycznie dzieli całkowity koszt na kilka osobnych, powiązanych ze sobą płatności. Dzięki temu dokładnie widzisz każdą składową kosztu i wiesz, kiedy i ile pieniędzy musisz przygotować na poszczególne przelewy.
Na liście zobaczysz je jako osobne wiersze.
Umowa o dzieło zostanie podzielona na dwie płatności: dla wykonawcy i do urzędu skarbowego.
Umowa o pracę oraz zlecenie pojawi się jako trzy osobne płatności: dla pracownika, do urzędu skarbowego i do ZUS.
Wszystkie części razem zobaczysz na karcie płatności.
Chociaż na liście płatności widzisz osobne pozycje, możesz zarządzać nimi wszystkimi naraz. Kliknij dwukrotnie w dowolny wiersz należący do umowy (np. w płatność dla pracownika), a otworzy się karta płatności, która pokaże wszystkie jej składowe w jednym, zbiorczym widoku.
Płatność, którą kliknąłeś, będzie oznaczona fioletową kropką, dzięki czemu zawsze wiesz, od którego elementu zacząłeś edycję.
Jak szybko znaleźć potrzebne dane?
Niezależnie od tego, czy chcesz szybko znaleźć konkretną fakturę, sprawdzić z jakim opóźnieniem klient ostatnio zapłacił, czy też wyświetlić listę faktur do wystawienia – wbudowane narzędzia do wyszukiwania i filtrowania dadzą ci odpowiedź w kilka sekund.
Aby pracować szybciej wyszukuj, filtruj i sortuj jednocześnie
Nie musisz ograniczać się do jednego narzędzia. Możesz łączyć ze sobą wyszukiwanie, filtrowanie i sortowanie, aby jeszcze szybciej docierać do potrzebnych informacji.
Na przykład: najpierw odfiltruj wszystkie obciążenia z bieżącego miesiąca, a następnie posortuj je od najwyższej kwoty, aby zobaczyć największe wydatki.
Wyszukiwarka
Jeśli znasz fragment nazwy, numeru faktury lub inną unikalną informację, użyj pola wyszukiwarki umieszczonego po prawej stronie pod listą płatności. Czytaj więcej o wyszukiwarce →
Porada: Możesz szybko aktywować wyszukiwarkę skrótem klawiszowym Ctrl + F (na Windowsie) lub Cmd + F (na Macu).
Filtry podręczne
Użyj filtrów tuż nad listą płatności, aby szybko zawęzić widok do najczęściej używanych kryteriów - rodzaju, podstawy, statusu aktualności czy etapu płatności. Możesz łączyć je ze sobą, aby uzyskać precyzyjne wyniki. Czytaj więcej o filtrach podręcznych →
Przykład: Chcesz zobaczyć wszystkie planowane wpływy? Użyj 2 filtrów:
- Rodzaj - wpływy
- Etap płatności - planowane
Filtry szczegółowe
Potrzebujesz bardziej zaawansowanej analizy? Kliknij przycisk Otwórz filtry
Uzyskasz dostęp do panelu z ponad 20 różnymi cechami, według których możesz filtrować dane. To potężne narzędzie pozwala łączyć wiele warunków jednocześnie. Czytaj więcej o filtrach szczegółowych →
Przykład: Chcesz zobaczyć wszystkie obciążenia od kontrahenta Orange, które dotyczą projektu Nowe biuro? W panelu filtrów szczegółowych ustaw:
- Rodzaj - obciążenia
- Kontrahent - Orange
- Arkusz budżetu - Nowe biuro
Pamiętaj, że nazwy takie jak Nowe biuro, Orange to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Sortowanie kolumn
To najprostszy sposób na uporządkowanie danych. Kliknij w nagłówek dowolnej kolumny zaznaczonej kolorem fioletowym, aby posortować całą listę rosnąco lub malejąco. Czytaj więcej o sortowaniu kolumn →
Przykład: Chcesz szybko znaleźć najwyższe faktury kosztowe z bieżącego miesiąca? Połącz filtrowanie z sortowaniem, aby uzyskać odpowiedź w kilka sekund.
- Najpierw przygotuj odpowiedni widok. Otwórz panel filtrów szczegółowych.
- Ustaw następujące filtry, aby zawęzić listę tylko do interesujących cię płatności:
- Rodzaj - obciążenia
- Podstawa płatności - faktura i faktura (w worku)
- Dzień wystawienia - bieżący miesiąc
- Teraz, gdy na liście widzisz już tylko właściwe dokumenty, kliknij w nagłówek kolumny Netto PLN (wartość) aby posortować je od największej do najmniejszej wartości. Najwyższe faktury kosztowe pojawią się na samej górze.
Zarządzanie widocznymi kolumnami
Nie zawsze potrzebujesz widzieć wszystkie informacji naraz. Możesz dostosować listę, aby pokazywała tylko te kolumny, które są ci w danym momencie potrzebne.
Kliknij Otwórz filtry, aby wyświetlić panel boczny.
W sekcji wygląd znajdziesz listę widoczne kolumny.
Zaznacz te kolumny, które chcesz widzieć, i odznacz te, które chcesz tymczasowo ukryć. Zmiany pojawią się natychmiast.
Praktyczna porada: Twoje ustawienia filtrów, widocznych kolumn oraz ich sortowanie są zapamiętywane. Nie musisz ich konfigurować za każdym razem, gdy logujesz się do aplikacji. Stwórz widok, który jest dla ciebie najwygodniejszy!
Oszczędzaj czas dzięki hurtowym operacjom
Nie musisz edytować każdej płatności osobno. Jeśli chcesz wykonać tę samą operację na wielu płatnościach, skorzystaj z akcji masowych.
Zaznacz wiele wierszy
Zaznacz płatności, których potrzebujesz, używając pól wyboru (checkboxów) po lewej stronie listy. Pojawią się one, gdy najedziesz kursorem na początek dowolnego wiersza. Czytaj więcej o zaznaczaniu wielu wierszy →
Gdy zaznaczysz przynajmniej jedną pozycję, na dole ekranu automatycznie pojawi się pasek akcji.
Dostępne hurtowe operacje:
- Odłącz od budżetu: Idealne narzędzie do reorganizacji budżetu. Pozwala hurtowo odłączyć całą grupę płatności, aby przenieść je do nowego arkusza. Zaznaczone pozycje wrócą do zakładki Do połączenia, gotowe do przypisania w nowym miejscu. Czytaj więcej →
- Zmień etap płatności: Pozwala hurtowo zmienić status, np. oznaczyć kilka faktur jako opłacone za jednym razem. Czytaj więcej →
- Zmień dzień realnej płatności: To kluczowe narzędzie do zarządzania cash flow. Możesz zaznaczyć grupę nadchodzących obciążeń i przesunąć ich przewidywany termin zapłaty, natychmiast aktualizując prognozę płynności. Czytaj więcej →
- Anuluj zaznaczenie: Jednym kliknięciem usuwa zaznaczenie ze wszystkich wybranych pozycji.
Dlaczego niektóre opcje są nieaktywne?
Dostępność operacji zależy od cech zaznaczonych płatności. Niektóre akcje, na przykład zmiana etapu na płatności – są przeznaczone tylko dla płatności rzeczywistych, a nie dla planów. Jeśli w twoim zaznaczeniu znajdują się pozycje niepasujące do danej operacji, ich przycisk będzie nieaktywny.