Umowa zlecenie
Umowa zlecenie automatycznie generuje trzy powiązane płatności: wynagrodzenie dla zleceniobiorcy, zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki ZUS.
Właściwości umowy zlecenie w Budget Studio
Umowa zlecenie to rodzaj podstawy płatności stworzony do rozliczania pracy twoich współpracowników i zleceniobiorców. Jej największą zaletą jest automatyzacja planowania – po wprowadzeniu jednej miesięcznej kwoty system sam tworzy trzy powiązane ze sobą płatności:
- Płatność dla zleceniobiorcy,
- Płatność do urzędu skarbowego (zaliczka na podatek dochodowy),
- Płatność do ZUS (składki społeczne i zdrowotne).
Dzięki temu masz pewność, że o niczym nie zapomnisz, a prognoza cash flow uwzględnia wszystkie przyszłe zobowiązania, poprawnie umieszczone na osi czasu (względem dni realnych płatności).
Podsumowanie cech umowy zlecenie w aplikacji:
- Trzy powiązane płatności: Każda wprowadzona umowa zlecenie automatycznie generuje trzy obciążenia. System pilnuje zależności między nimi – jeśli płacisz wykonawcy w maju, płatności zaliczki na podatek i składek ZUS od tej umowy będą zaplanowane do zapłaty w czerwcu.
Ponieważ w pewnych sytuacjach (np. przy umowie ze studentem do 26. roku życia) płatności dla urzędu skarbowego i ZUS nie występują, system pozwala ustawić ich wartość na zero.
- Uproszczone i automatyczne obliczanie składowych dla planowanych umów: Nie musisz ręcznie liczyć wysokości zobowiązań do urzędu skarbowego i ZUS. Wystarczy, że wprowadzisz do komórki budżetowej całkowity koszt jaki ponosi firma. System, na podstawie proporcji ustawianych w wierszu arkusza budżetowego (mechanizm opisany poniżej), sam podzieli tę kwotę na wynagrodzenie dla zleceniobiorcy, zaliczkę na podatek i składki ZUS.
- Inteligentne terminy płatności: Budget Studio wie, że zaliczkę na podatek dochodowy od umowy zlecenie należy zapłacić do 20. dnia miesiąca po miesiącu wypłaty wynagrodzenia. Termin opłacenia składek ZUS jest bardziej złożony i zależy od formy prawnej twojej firmy:
- do 15. dnia następnego miesiąca – dla firm z osobowością prawną (np. spółka z o.o.),
- do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych firm (np. jednoosobowa działalność gospodarcza).
Nie musisz o tym pamiętać – Budget Studio automatycznie ustawi prawidłowe terminy dla podatku i składek ZUS, bazując na formie prawnej ustawionej na twoim koncie. Co więcej, system nie pozwoli ci oznaczyć podatku i składek jako zapłaconych, zanim nie potwierdzisz, że wynagrodzenie trafiło już do zleceniobiorcy.
- Tylko obciążenia: Podstawy płatności z kategorii umowy (w tym umowa zlecenie) służą wyłącznie do ewidencji kosztów związanych z twoim zespołem. Możesz je wykorzystać tylko do tworzenia obciążeń.
Dodawanie planowanych umów zleceń
Planowane umowy zlecenie tworzysz bezpośrednio w arkuszu budżetu:
- W miesięcznej komórce (lub komórkach) wpisujesz całkowity koszt zleceniodawcy (czyli firmy) przypadający na dany miesiąc – czyli pełny koszt, jaki twoja firma ponosi w związku ze zleceniem.
- W ustawieniach planowanych płatności wybierasz dla wiersza podstawę Umowa zlecenie, ustawiając podziału kosztu zlecenia na 3 płatności zgodnie z opisem poniżej.
Ustawianie podziału kwot w planowanych umowach zlecenie
Obliczanie dokładnych kwot podatku i składek ZUS dla umów zlecenie to zadanie dla księgowości, ponieważ zależy od wielu czynników (np. ulg, innych umów zleceniobiorcy).
Budget Studio nie jest programem księgowym, dlatego upraszcza ten proces, zachowując balans między wymaganą dokładnością a łatwością pracy. Pozwala ci to planować płynność z bardzo dobrym przybliżeniem, ale bez skomplikowanych obliczeń.
System działa na zasadzie proporcji, których "uczy się" na podstawie rzeczywistych danych, które mu dostarczysz. Aby ustawić ten podział, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
Krok 1: Zdobądź dane od księgowości
Typowy rachunek wystawiony przez zleceniobiorcę nie pokazuje pełnego kosztu jaki ponosi firma. Brakuje na nim m.in. części składek ZUS, które opłacasz jako zleceniodawca. Dlatego, aby poprawnie ustawić proporcje, musisz poprosić swoją księgowość o pełne zestawienie kosztów dla danego zleceniobiorcy.
Masz dwie możliwości:
- Bazująca na jednej umowie: Poproś księgowość o podział kosztów ostatniej, typowej umowy z danym zleceniobiorcą. To najszybszy sposób.
- Bazująca na kilku umowach: Poproś księgowość o zsumowanie kwot (Kontrahent, US, ZUS) z kilku ostatnich umów dla tej samej osoby. Dzięki temu wyliczone proporcje będą uśrednione i potencjalnie lepiej oddadzą rzeczywistość w przyszłych planach.
Krok 2: Wprowadź dane do systemu
- W ustawieniach podstawy płatności uzupełnij trzy pola, używając danych przygotowanych w poprzednim kroku:
- Kontrahent: wpisz kwotę "na rękę" (lub sumę kwot z kilku umów),
- US: wpisz zaliczkę na podatek (lub sumę zaliczek),
- ZUS: wpisz sumę wszystkich składek ZUS (lub sumę składek).
- Kliknij Zastosuj. System automatycznie obliczy procentowy udział każdej z kwot.
Od tego momentu Budget Studio będzie używać tych proporcji do automatycznego dzielenia całkowitego kosztu umowy, który wpisujesz w komórkach budżetu, na trzy osobne płatności planowane.
Gdy otrzymasz rzeczywisty, wyliczony przez księgowość koszt umowy danego kontrahenta, połącz go z planem. System automatycznie zaktualizuje kwoty w budżecie do dokładnych wartości wyliczonych przez księgowość.
Załóżmy, że Twoja firma w okresie od czerwca do sierpnia zleca osobie fizycznej prowadzenie profili w mediach społecznościowych. Twój miesięczny budżet na te działania wynosi 10 000 zł.
W arkuszu Marketing tworzysz wiersz obciążeń, ustawiając:
- Przedmiot transakcji - Obsługa social media
- Kontrahent - Anna Nowak (Specjalista SM)
- Podstawa płatności - Umowa zlecenie, ustawiając podział na podstawie danych otrzymanych z księgowości dla łącznej kwoty kilku poprzednich umów na kwotę 18 000 zł pełnego kosztu umowy:
- kontrahent - 111 60,02 zł (62%)
- US - 900,45 zł (5%)
- ZUS - 5 940,12 zł (33%)
- Wprowadzasz po 10 000 zł, w komórkach czerwiec-sierpień.
System, na podstawie tych danych, automatycznie utworzy 9 planowanych płatności stosując, podział zgodny z powyższymi proporcjami. Zatem w każdym miesiącu pojawią się 3 planowane płatności o wartościach:
- do Anny Nowak - 6 200 zł
- US - 500 zł
- ZUS - 3 300 zł
Pamiętaj, że nazwy takie jak Marketing, Obsługa social media, Anna Nowak (Specjalista SM) oraz prezentowane kwoty to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Ważne: Pamiętaj, że metoda proporcjonalna to jednak uproszczenie i przybliżenie. W rzeczywistości proporcje kosztów mogą z czasem się zmienić, jeśli na przykład twój wykonawca (zleceniobiorca):
- zmieni swój status (np. uzyska lub straci status studenta),
- podejmie inną pracę (pojawi się tzw. zbieg tytułów do ubezpieczeń),
- przekroczy próg podatkowy w ciągu roku.
Jeśli zauważysz, że kwoty planowane w systemie zaczynają znacząco odbiegać od rzeczywistych wyliczeń, które otrzymujesz z księgowości, jest to sygnał do weryfikacji ustawionych proporcji.
Aby zaktualizować te dane i jednocześnie zachować spójność historycznych zapisów, postępuj w następujący sposób:
- Zduplikuj istniejący wiersz budżetowy (ponieważ nie możesz modyfikować proporcji w wierszu, który zawiera już płatności rzeczywiste).
- W nowo utworzonej kopii ustaw zaktualizowane proporcje na podstawie najnowszych danych od księgowości.
- Od tego momentu wszystkie przyszłe płatności dla danego zlecenia planuj w tym nowym wierszu.
Taki proces zapewni, że twoje przyszłe prognozy będą oparte na aktualnych danych, a historia dotychczasowych rozliczeń pozostanie nienaruszona.
Dodawanie rzeczywistych umów zlecenie
Gdy otrzymasz z księgowości wyliczone koszty rzeczywistej umowy zlecenie, wprowadzasz je do systemu za pomocą jednej z dwóch metod:
Dodawanie ręczne
To podstawowy i najbardziej uniwersalny sposób. Wprowadzasz wyliczone dane powiązanych obciążeń – dla zleceniobiorcy, urzędu skarbowego i ZUS – za pomocą jednego, uproszczonego formularza. Jego główną zaletą jest możliwość późniejszego rozdzielenia całkowitego kosztu umowy na wiele projektów czy działów. Czytaj więcej →
Zamiana planu na płatność rzeczywistą
Zamiast wprowadzać dane umowy zlecenie od zera, jednym kliknięciem zamieniasz istniejący plan w płatności rzeczywiste. To najszybszy sposób. Ma jednak swoje ograniczenia - zastosuj go tylko wtedy, jeśli kwoty planu idealnie pokrywają się z wyliczeniami księgowości. Czytaj więcej →
Płatność rzeczywiste dodane w ten sposób do systemu są od razu powiązane z budżetem. Nie wymagają zatem kolejnego kroku opisanego poniżej.
Łączenie rzeczywistej umowy zlecenie z planowaną
Gdy dodasz do systemu dane rzeczywistej umowy zlecenie, kolejnym krokiem jest połączenie jej z odpowiednim planem w budżecie. Dzięki temu system wie, że plan został zrealizowany, a ty możesz porównać zaplanowany koszt z rzeczywistym.
Budget Studio pozwala połączyć jedną rzeczywistą umowę z wieloma planami znajdującymi się nawet w różnych arkuszach budżetu. To idealne rozwiązanie, gdy koszt pracy jednego twórcy chcesz rozdzielić na kilka projektów lub działów.
Konsultant Piotr Wiśniewski wystawił ci jeden rachunek na kwotę 10 000 zł (całkowity koszt zleceniodawcy - firmy) za swoje usługi doradcze. Koszt musi zostać podzielony:
- 7 000 zł na Wdrożenie nowego CRM (projekt)
- 3 000 zł na Koszty administracyjne
W takiej sytuacji, podczas łączenia rzeczywistej umowy zlecenie z budżetem zaznaczasz obie komórki budżetowe – jedną w arkuszu projektu Wdrożenie nowego CRM i drugą w arkuszu Koszty administracyjne. System poprosi cię o przypisanie odpowiednich kwot do każdej z nich, precyzyjnie rozdzielając koszt.
Pamiętaj, że nazwy takie jak Piotr Wiśniewski, Wdrożenie nowego CRM czy Koszty administracyjne oraz prezentowane kwoty to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Jak umowy zlecenie wyglądają w systemie
Ponieważ każda umowa zlecenie generuje trzy powiązane obciążenia, system prezentuje je w określony sposób w różnych miejscach aplikacji. Taka wizualizacja pomaga zarówno analizować skutki finansowe całej umowy, jak i jej indywidualnych płatności.
Widok na listach płatności i w cash flow
Na wszystkich listach płatności oraz w module Cash flow trzy składowe umowy zlecenie są widoczne jako trzy osobne wiersze, o cechach:
- Kolor czcionki: Aby na pierwszy rzut oka odróżnić płatności do urzędów, wszystkie informacje w wierszach płatności do US i ZUS mają charakterystyczny, brązowy kolor.
- Grupowanie wg osoby: W kolumnie Kontrahent celowo wyświetlamy nazwę zleceniobiorcy przy wszystkich trzech płatnościach (np. Anna Nowak). Działa to jak "spinacz", który łączy wszystkie koszty związane z jedną osobą, ułatwiając ich filtrowanie i analizę. Odbiorcę płatności precyzuje dedykowana kolumna Podstawa płatności, gdzie zobaczysz: Umowa zlecenie - PIT czy Umowa zlecenie - ZUS.
Widok na karcie płatności
Po kliknięciu w płatność na liście płatności lub wejściu do edycji komórki budżetu jej trzy składowe są zawsze prezentowane razem. Taki widok ułatwia zarządzanie całą umową jako spójną całością.
Filtrowanie płatności
Aby szybko odnaleźć wszystkie płatności związane z umowami zlecenie, użyj filtra Podstawa płatności. Możesz tam zaznaczyć wszystkie trzy składowe umowy:
- Umowa zlecenie - dla wykonawcy,
- Umowa zlecenie - PIT,
- Umowa zlecenie - ZUS.
Oczywiście możesz łączyć ten filtr z dowolnymi innymi (np. jeśli chcesz odszukać tylko płatności z umów zleceń z jednym, konkretnym kontrahentem). Więcej o użyciu filtrów czytaj tu →
