Czym są podstawy płatności
Podstawa płatności to rodzaj dokumentu potwierdzający planowany lub zrealizowany przepływ pieniądza w firmie.
Faktura, umowa o pracę a może podatek dochodowy?
W Budget Studio każda płatność, ma swoje formalne źródło, które nazywamy podstawą płatności. Mówiąc prościej, jest to rodzaj dokumentu (np. faktura), umowy (np. umowa o pracę) lub zobowiązania (np. podatek), który stanowi formalną podstawę dla przepływu pieniędzy - zarówno tego już zrealizowanego, jak i dopiero planowanego.
Jedna podstawa to często wiele płatności
Podstawy płatności są szczególnie istotne w planowaniu cash flow (płynności), ponieważ część z nich generuje więcej niż jedną płatność dla każdej miesięcznej komórki budżetu. Płatności te są ze sobą powiązane, choć zazwyczaj mają różne terminy płatności. Budget Studio automatycznie tworzy płatności wynikające z wybranej podstawy, dając ci pełen obraz przyszłych ruchów pieniędzy.
Rodzaje podstaw płatności
System został zaprojektowany tak, aby odzwierciedlać realia prowadzenia firmy w Polsce. Dlatego wyróżniamy następujące podstawy płatności, z których każda generuje określoną liczbę płatności:
Podstawa płatności | Opis | Liczba płatności z komórki miesiąca |
Najczęstsza forma rozliczeń biznesowych | 1 - dla lub od kontrahenta | |
Występuje tylko dla planów. Gdy nie wiesz, ile dokładnie faktur otrzymasz (lub wykonasz ) w miesiącu | Od 4 do 6 płatności podzielonych na każdy tydzień miesiąca | |
Operacja finansowa, dla której nie masz oficjalnej faktury | 1 - dla lub od kontrahenta | |
Występuje tylko dla planów. Gdy nie wiesz, ile dokładnie płatności bez faktur otrzymasz (lub wykonasz) w miesiącu | Od 4 do 6 płatności podzielonych na każdy tydzień miesiąca | |
Zobowiązanie za wykonanie konkretnego dzieła | 2 - dla twórcy oraz podatek do Urzędu Skarbowego. | |
Zobowiązaniem do starannego wykonywania określonych czynności | 3 - dla zleceniobiorcy, Urzędu Skarbowego oraz ZUS. | |
Sformalizowane zatrudnienie pracownika | 3 - dla pracownika, Urzędu Skarbowego oraz ZUS. | |
CIT dla spółek, PIT dla JDG | 1 - dla Urzędu Skarbowego. | |
Podatek od towarów i usług | 1 - dla Urzędu Skarbowego. | |
Dotyczy tylko JDG | 1 - dla ZUS |
Wpływy i obciążenia w podstawach płatności
Nie każdą podstawę płatności można zastosować zarówno dla wpływów, jak i obciążeń. Niektóre z nich mają z góry określone, specjalistyczne przeznaczenie.
- Podstawy płatności z kategorii Umowy (o pracę, zlecenie, o dzieło) służą wyłącznie do ewidencji kosztów związanych z twoim zespołem. Dlatego możesz je wykorzystać tylko do tworzenia obciążeń.
- Z kolei podstawy z kategorii Podatki i daniny działają w obie strony. Pozwalają nie tylko rejestrować płatności do urzędów (obciążenia), ale także ewidencjonować otrzymane zwroty nadpłaconych podatków czy składek ZUS (wpływy).
Poniższa tabela pokazuje, z których podstaw płatności tworzy się wpływy lub/i obciążenia:
Podstawa płatności | Wpływy | Obciążenia |
🟢 | 🟢 | |
🟢 | 🟢 | |
- | 🟢 | |
- | 🟢 | |
- | 🟢 | |
🟢 | 🟢 | |
🟢 | 🟢 | |
🟢 | 🟢 |
Gdzie i jak używać podstaw płatności?
Podstawy płatności to nie tylko teoretyczny podział - aktywnie korzystasz z nich w dwóch kluczowych miejscach aplikacji:
W arkuszach budżetu
Dla każdego wiersza w arkuszu budżetu ustawiasz konkretną podstawę płatności. Dzięki temu Budget Studio automatycznie generuje właściwe płatności planowane wynikające z tego wiersza.
Przy dodawaniu płatności rzeczywistych
Sposób, w jaki dodajesz do systemu płatność rzeczywistą, jest ściśle związany z jej podstawą. Niektóre podstawy (jak faktury), możesz dodawać na wiele zautomatyzowanych sposobów, podczas gdy inne (jak umowy czy podatki), wymagają ręcznego wprowadzenia.
Poniższa tabela przedstawia dostępne sposoby dodawania dla każdej podstawy:
Podstawa płatności | OCR | Import z Excela lub csv | Import po API | Ręcznie |
🟢 | 🟢 | 🟢 | 🟢 | |
🟢 | 🟢 | 🟢 | 🟢 | |
- | - | - | 🟢 | |
- | - | - | 🟢 | |
- | - | - | 🟢 | |
- | - | - | 🟢 | |
- | - | - | 🟢 | |
- | - | - | 🟢 |
Aby połączyć płatność rzeczywistą z odpowiadającą jej płatnością planowaną, obie muszą mieć dokładnie tę samą podstawę płatności. Oznacza to, że płatność rzeczywistą typu Faktura możesz połączyć tylko z planem typu Faktura. Nie połączysz jej z planem wynikającym np. z umowy o dzieło.
Jak odnaleźć płatności o konkretnej podstawie?
Gdy chcesz zobaczyć płatności pochodzące z określonej podstawy płatności (np. wyłącznie podatki lub wszystkie płatności wynikające z umów o pracę), możesz to łatwo zrobić za pomocą filtrów dostępnych w całej aplikacji.
