Import poprzez API

Połącz Budget Studio z zewnętrznymi systemami fakturowania przez API i automatycznie importuj wszystkie dokumenty jednym kliknięciem

Import faktur jednym kliknięciem

Ręczne przepisywanie faktur, które już istnieją w twoim systemie do fakturowania (np. Fakturownia czy inFakt), to strata czasu. Dzięki integracji API możesz połączyć Budget Studio ze swoimi innymi systemami, aby jednym kliknięciem importować wszystkie faktury.

To najwygodniejszy sposób na pełną automatyzację i pewność, że żadna faktura nie zostanie pominięta, a dane w obu systemach będą zawsze spójne.

Klucz API to unikatowy kod, który pozwala aplikacjom bezpiecznie się ze sobą komunikować.

Jak importować faktury przez API?

Zanim zaczniesz, musisz jednorazowo połączyć Budget Studio z zewnętrznym systemem. To proste i zajmuje tylko chwilę.

Połącz Budget Studio z twoimi systemami

Wybierz system, z którym chcesz się połączyć (np. Fakturownia) i postępuj zgodnie z odpowiednim poradnikiem:

Ekran integracji
Ekran integracji

Nie widzisz swojego systemu na liście?

Skontaktuj się z nami! Regularnie dodajemy nowe integracje, a także tworzymy indywidualne połączenia na zamówienie – nawet z autorskim oprogramowaniem naszych klientów. Link iconKontakt

Import faktur

Gdy twoje konto jest już połączone z zewnętrznym systemem, przejdź do ekranu dodawania płatności, klikając Płatności → Dodaj, aby zaimportować nowe faktury.

Przejście do ekranu dodawania nowych płatności rzeczywistych
Przejście do ekranu dodawania nowych płatności rzeczywistych
Przejście do pobierania danych z Fakturowni
Przejście do pobierania danych z Fakturowni

Ekran importu przez API

Po udanej integracji i kliknięciu odpowiedniego przycisku na ekranie dodawania płatności zostaniesz przeniesiony do ekranu importu. To tutaj w trzech prostych krokach pobierzesz wszystkie swoje faktury.

Ekran importu
Ekran importu

Ekran został zaprojektowany tak, aby cały proces był szybki i intuicyjny. Poniżej znajdziesz opis jego kluczowych elementów.

  1. Źródło importu: W lewym górnym rogu ekranu zawsze widzisz, z którego systemu za chwilę pobierzesz dane. Daje ci to pewność, że pracujesz z właściwym źródłem.
  1. Wybór okresu i rozpoczęcie importu: To główny obszar twojej pracy.
      • Zakres dat importu: Wybierz, z jakiego okresu chcesz pobrać faktury. Możesz skorzystać z gotowych opcji (np. Bieżący tydzień, Poprzedni miesiąc) lub zdefiniować własny, dowolny zakres dat.
      • Przycisk Importuj: Gdy wybierzesz interesujący cię okres, kliknij ten przycisk, aby rozpocząć pobieranie danych.

      Pamiętaj, że kryterium importu jest zawsze data wystawienia faktury w systemie źródłowym, a nie data jej dodania.

  1. Historia ostatnich importów: Tabela z listą pięciu ostatnich importów z tego źródła. Pozwala ci to szybko sprawdzić, kto, kiedy i z jakim skutkiem ostatnio importował dane. Pełną listę znajdziesz po kliknięciu w Zobacz wszystkie.
  1. Ustawienia integracji: W tym miejscu możesz sprawdzić i zaktualizować dane (np. klucz API) lub całkowicie usunąć integrację.
  1. Dostęp do szczegółowych ustawień: Jeśli chcesz zmienić ustawienia importu, kliknij ten przycisk. Możesz tam zdefiniować m.in. wartości domyślne dla importowanych płatności czy włączyć wsparcie AI.
  1. Podsumowanie ustawień: Tutaj zobaczysz podsumowanie najważniejszych ustawień (np. czy importowane płatności będą publiczne lub czy system ma generować krótkie nazwy kontrahentów). Dzięki temu możesz szybko zweryfikować konfigurację bez wchodzenia w szczegóły.

Proces importu krok po kroku

Importowanie faktur sprowadza się do trzech kroków: sprawdzenia ustawień, wybrania dat i rozpoczęcia importu. Poniżej opisujemy każdy z nich.

Sprawdź ustawienia

Kliknięcie w Ustawienia otwiera okno, w którym możesz zdefiniować, jak system ma przetwarzać importowane dane.

Ustawienia importu po API
Ustawienia importu po API
  1. Automatyczne tworzenie krótkiej nazwy kontrahenta: Budget Studio, używając AI, automatycznie wygeneruje krótką, czytelną nazwę na podstawie pełnej nazwy kontrahenta z faktury.
  1. Automatyczna zamiana wielkich liter: System automatycznie zamieni teksty pisane w całości WIELKIMI LITERAMI na standardowy zapis (np. nazwy kontrahentów).
  1. Płatności prywatne: Opcja dostępna tylko dla administratora. Pozwala ukryć importowane dokumenty przed innymi członkami zespołu.
  1. Wartości domyślne: Określ domyślną metodę płatności i statusy (Zapłacone, Księgowane, czy W cash flow), które zostaną przypisane, jeśli w importowanych płatnościach system nie znajdzie tych danych.
  1. Komentarz: Tutaj możesz dodać notatkę, która zostanie dołączona do wszystkich płatności z tego importu. Pamiętaj, aby usunąć ją przy kolejnym razie.

Twoje ustawienia importu są zapamiętywane. Przy kolejnym imporcie system automatycznie zastosuje twoje ostatnie wybory.

Wybierz zakres dat

Wybierz okres, z którego chcesz pobrać faktury. Pamiętaj, że system pobiera dokumenty na podstawie daty ich wystawienia, a nie daty dodania do systemu źródłowego.

Możesz skorzystać z gotowych opcji, takich jak Bieżący tydzień czy Poprzedni miesiąc, lub ustawić własny, dowolny przedział czasowy.

Wybór zakresu importu
Wybór zakresu importu

Rozpocznij import

Po zdefiniowaniu odpowiedniego zakresu kliknij przycisk Importuj, aby rozpocząć pobieranie danych.

Rozpocznij import
Rozpocznij import

Co dalej? Czyli kolejne kroki

Po kliknięciu Importuj system połączy się z twoim kontem w zewnętrznej aplikacji i pobierze wszystkie faktury z wybranego okresu. Proces jest bardzo szybki - po chwili zostaniesz przeniesiony do ekranu Podsumowanie importu.

Sprawdź podsumowanie importu

To twoje centrum kontroli, gdzie zobaczysz, które faktury zostały dodane, a które wymagają dodatkowej uwagi. Dowiedz się więcej o podsumowaniu importu.

Ekran podsumowania importu
Ekran podsumowania importu

Zweryfikuj dane (jeśli to konieczne)

Jeśli podczas importu system wykryje niekompletne dane, płatności mogą trafić do “poczekalni”. Upewnij się, że wszystkie informacje zostały poprawnie zaimportowane. Zobacz, jak pracować z płatnościami w zakładce Do weryfikacji.

Połącz faktury z budżetem

To najważniejszy krok! Każda zaimportowana faktura czeka teraz w zakładce Do połączenia. Przypisz ją do odpowiedniego projektu, działu lub kosztu, aby twoje analizy finansowe były kompletne. Zobacz, jak pracować z płatnościami w zakładce Do połączenia.

Pamiętaj: płatności, które nie są połączone z budżetem, są „niewidoczne” dla kluczowych analiz. Nie wpłyną na prognozę cash flow, rentowności ani na wyliczenia podatków. Dlatego tak ważne jest, aby każda zaimportowana faktura trafiła na swoje miejsce w budżecie.

Powiązane artykuły

Czy odpowiedzieliśmy na twoje pytanie?
😞
😐
🤩