Podsumowanie importu
Opis działania ekranu podsumowania importu, który pokazuje status dodanych płatności i pomaga zidentyfikować te wymagające dodatkowej uwagi.
Analiza wyników importu krok po kroku
Po każdym automatycznym dodaniu płatności rzeczywistych Budget Studio pokaże ci ekran Podsumowanie importu. To twoje centrum kontroli, dzięki któremu upewnisz się, że wszystkie dane trafiły w poprawnej formie do systemu.
Tutaj szybko sprawdzisz, jak system przetworzył całą partię płatności rzeczywistych dodaną w trakcie jednej sesji (np. skanowanie plików OCR, import z Excela czy przez API).
Jak otworzyć podsumowanie importu?
Do ekranu podsumowania danego importu możesz dotrzeć na kilka sposobów, w zależności od metody importu i momentu, w którym chcesz to zrobić.
Sposób 1: Z historii wszystkich importów (w dowolnym momencie)
Kliknięcie w zakładkę Historia importów to uniwersalna metoda, która pozwala wrócić do podsumowania każdej operacji importu, niezależnie od tego, kiedy została wykonana.
- Przejdź do ekranu Historia importów.
- Odszukaj na liście interesującą cię operację importu.
- Kliknij dwa razy w wybrany wiersz, aby otworzyć podsumowanie.
Sposób 2: Bezpośrednio po zakończeniu importu
Sposób dotarcia do podsumowania różni się w zależności od użytej metody.
Po imporcie przez API lub z pliku Excel/CSV: Gdy import danych się zakończy, system automatycznie przeniesie cię do ekranu Podsumowanie importu dla właśnie dodanej partii płatności.
Po imporcie przez skanowanie plików (OCR): Ten proces odbywa się w tle, więc możesz kontynuować pracę w aplikacji. Gdy skanowanie się zakończy, w prawym górnym rogu ekranu pojawi się powiadomienie. Kliknij w nim link Weryfikuj dokumenty, aby przejść do podsumowania tego konkretnego importu.
Twoje kluczowe zadanie: sprawdź, czy nic nie zostało pominięte
Po każdym imporcie twoim najważniejszym zadaniem jest upewnienie się, że wszystkie pliki zostały poprawnie przetworzone.
W pierwszej kolejności zwróć zatem uwagę na zakładkę Pominięte. Płatności, które tu trafiły, nie zostały dodane do systemu i nie pojawią się w żadnej innej zakładce. Najczęściej przyczyną jest uszkodzony plik lub dokument, którego system nie rozpoznał jako płatności. Jeśli wiesz, że pominięty plik był poprawny, spróbuj zaimportować go ponownie.
Więcej o przyczynach i rozwiązaniach przeczytasz w sekcji Pominięte poniżej.
Co znajdziesz na ekranie?
Ekran Podsumowanie importu to szczegółowy raport, który pokazuje, jak każda z przesłanych przez ciebie płatności rzeczywistych została przetworzona. Dzięki niemu masz pełną kontrolę nad tym, co trafiło do systemu, a co wymaga dodatkowej uwagi.
- Informacje o imporcie: Ta sekcja informuje cię, którego dokładnie importu dotyczy podsumowanie. Znajdziesz tu metodę importu, liczbę plików oraz dokładną datę i godzinę operacji.
- Zakładki nawigacyjne: Działają jak filtry. Pozwalają ci przełączać się między listami płatności o różnym statusie z danego importu. Kliknięcie w zakładkę, np. Do weryfikacji, przeniesie cię od razu do listy płatności wymagających sprawdzenia.
- Wyniki importu: To szczegółowe podsumowanie, które pokazuje, ile dokumentów trafiło do każdej z pięciu kategorii opisanych poniżej.
- Powrót do historii importów: Ten przycisk pozwala ci wrócić do głównej listy wszystkich twoich importów.
Szczegółowe omówienie wyników importu
Listy płatności, które znajdziesz w poniższych zakładkach, działają w bardzo podobny sposób do głównych list w widoku Płatności. Niezależnie od wybranej zakładki, dwukrotne kliknięcie w dowolny wiersz otworzy kartę płatności, gdzie możesz zobaczyć wszystkie jej szczegóły.
Do weryfikacji
Ta zakładka działa jak filtr, pokazując tylko te płatności z tego konkretnego importu, które wymagają twojego sprawdzenia, zanim trafią do systemu.
Sposób, w jaki weryfikujesz te dokumenty, jest dokładnie taki sam, jak w głównym widoku Płatności → Do weryfikacji, gdzie znajdziesz zbiorczą listę płatności do weryfikacji ze wszystkich twoich importów.
Wszystkie szczegóły tego procesu opisaliśmy krok po kroku w osobnym artykule: Do weryfikacji →
Dodane
Ta zakładka to potwierdzenie poprawności importu – znajdują się tu wszystkie płatności rzeczywiste, które zostały poprawnie zaimportowane w ramach tej operacji.
Kolumna połączone pokazuje ich aktualny status:
- symbol ✓ (ptaszek) oznacza, że płatność jest już przypisana do budżetu. Znajdziesz ją również na głównej liście w Płatności → Połączone z budżetem;
- symbol – (kreska) oznacza, że płatność czeka na twoją akcję. Znajdziesz ją również w zakładce Płatności → Do połączenia, gotową do przypisania w odpowiednie miejsce budżetu.
Sposób pracy z płatnościami do połączenia z budżetem opisaliśmy szczegółowo w osobnym artykule: Do połączenia →
Zaktualizowane
Tutaj znajdziesz płatności, które już były w systemie, a ten import zaktualizował je o nowe informacje. Dzieje się tak, gdy ponownie importujesz płatność, która jest już w twojej bazie, ale w międzyczasie coś w niej zmieniłeś (np. status w systemie zewnętrznym lub dane w pliku Excel). System nie tworzy wtedy duplikatu, lecz inteligentnie nadpisuje istniejący wpis.
Zaktualizowane płatności znajdziesz również na liście Płatności → Połączone z budżetem (jeśli były już połączone) lub w Płatności → Do połączenia (jeśli jeszcze na to czekają).
Przykład: Importujesz jeszcze nieopłaconą fakturę z systemu Fakturownia. Po chwili logujesz się tam, zmieniasz jej status na "opłacona" i wykonujesz import ponownie. W podsumowaniu drugiego importu ta faktura pojawi się właśnie w zakładce Zaktualizowane.
Bez zmian
Tutaj trafiają płatności, które system rozpoznał jako duplikaty, ale importowany plik nie zawierał żadnych nowych informacji, które mogłyby je zaktualizować. Oznacza to, że próbowałeś zaimportować płatność, która jest już w systemie w dokładnie takiej samej wersji.
Przykład: Jeśli przez pomyłkę przeciągniesz ten sam plik PDF z fakturą dwa razy z rzędu, za drugim razem pojawi się on właśnie w tym miejscu.
Pominięte
W tej zakładce znajdziesz pliki, których system nie był w stanie przetworzyć i które nie zostały dodane do systemu.
Najczęstsze tego przyczyny:
- uszkodzony plik: Plik, który dodałeś, może być uszkodzony;
- nieczytelna treść: Dokument jest tak niewyraźny (np. zamazane zdjęcie paragonu), że odczytanie danych jest niemożliwe;
- brak danych finansowych: Plik nie zawiera informacji, które system mógłby zinterpretować jako fakturę (np. przez pomyłkę dodałeś zdjęcie krajobrazu);
- wewnętrzny błąd aplikacji: W rzadkich przypadkach problem techniczny mógł uniemożliwić przetworzenie pliku.
Co możesz zrobić?
Pominięte pliki nie zostały dodane do systemu. Jedyną opcją jest ich pobranie i ponowne dodanie.
- Pobierz plik, aby zapisać go na swoim komputerze.
- Sprawdź go, otwierając i upewniając się, że jest to poprawna faktura.
- Spróbuj ponownie zaimportować go w ekranie dodawania płatności.
Jak system obsługuje duplikaty
Budget Studio posiada inteligentny mechanizm wykrywania duplikatów, który chroni przed przypadkowym dodaniem tej samej płatności wiele razy. Ważne jest jednak, aby zrozumieć, kiedy on działa.
System rozpoznaje duplikat dopiero po etapie weryfikacji – czyli w momencie, gdy zatwierdzasz płatność i dodajesz ją do głównej bazy danych.
Oznacza to, że jeśli kilkukrotnie zaimportujesz ten sam plik bez jego weryfikacji, to w zakładce Do weryfikacji zobaczysz zduplikowane pozycje. Duplikaty te znikną, dopiero gdy zaczniesz je weryfikować. Gdy zatwierdzisz pierwszy z nich, system doda go do bazy. Przy próbie zatwierdzenia kolejnej, identycznej płatności, mechanizm zadziała – zaktualizuje istniejący wpis lub pozostawi go bez zmian, zamiast tworzyć nowy.
Porada: Dlatego zalecaną praktyką jest regularne sprawdzanie i czyszczenie listy Do weryfikacji, tak aby uniknąć również problemów z duplikatami.
Podsumowanie importu jest zawsze aktualne
Liczby w poszczególnych kategoriach (Do weryfikacji, Dodane, itd.) odzwierciedlają bieżący stan płatności i zmieniają się wraz z twoją pracą.
Przykład: Bezpośrednio po imporcie możesz zobaczyć 10 płatności w kolumnie Do weryfikacji i 0 w kolumnie Dodane. Jeśli je zweryfikujesz, a następnie wrócisz do tego widoku, zobaczysz 0 w kolumnie Do weryfikacji i 10 w kolumnie Dodane.