Ekran dodawania płatności
Opis czterech elastycznych metod wprowadzania do systemu płatności rzeczywistych, takich jak faktury, umowy czy podatki.
Ekran Dodaj płatność to główne miejsce, z którego dodajesz do systemu płatności rzeczywiste – czyli płatności potwierdzone konkretnym dokumentem, umową lub innym zobowiązaniem. To tutaj rozpoczynasz proces dodawania nowego Obciążenia lub Wpływu do twojej firmy.
Ważna informacja: Ten ekran służy wyłącznie do dodawania płatności rzeczywistych. Płatności planowane (czyli twoje prognozy) tworzone są automatycznie, gdy pracujesz bezpośrednio w arkuszach budżetu.
Cztery główne sposoby dodawania płatności rzeczywistych
Jak widać na poniższym obrazku, Budget Studio oferuje cztery elastyczne metody dodawania płatności. Każda z nich sprawdza się w innej sytuacji, dzięki czemu możesz swobodnie dobierać tę, która w danym momencie jest dla ciebie najwygodniejsza.
1. Skanowanie plików OCR
To idealne rozwiązanie do sprawnego dodawania faktur kosztowych, które otrzymujesz w formie plików (PDF, JPG, PNG). Mechanizm OCR, wspierany przez sztuczną inteligencję, automatycznie odczyta z nich najważniejsze informacje, tworząc jednocześnie cyfrowe archiwum twoich faktur. Przejdź do dodawania płatności za pomocą automatycznego odczytu plików →
2. Import z tabeli
Ta opcja pozwala na hurtowe dodawanie wielu płatności za pomocą plików Excel lub CSV. Jest to idealne narzędzie do uzupełniania danych historycznych lub importowania transakcji z systemów, które nie mają bezpośredniej integracji z Budget Studio (np. raporty od operatorów płatności, jak Stripe, czy programów księgowych, np. Subiekt). Przejdź do dodawania płatności za pomocą importu z pliku Excel / CSV →
3. Import po API
To metoda dla tych, którzy cenią sobie maksymalną automatyzację. Po zintegrowaniu Budget Studio z twoim systemem do fakturowania (np. Fakturownia, inFakt), wszystkie dostępne tam faktury (zarówno przychodowe, jak i kosztowe) będą trafiać do aplikacji na jedno kliknięcie, bez żadnej dodatkowej pracy. Przejdź do dodawania płatności za pomocą importu po API →
4. Ręcznie
Uniwersalna metoda, która pozwala na dodanie pojedynczej płatności poprzez wypełnienie prostego formularza. Używaj jej do wprowadzania nietypowych dokumentów lub gdy nie masz pod ręką pliku. Jest to również podstawowy sposób dodawania takich płatności jak: umowy (o pracę, zlecenie i o dzieło), podatki (VAT, dochodowy) czy firmowe składki ZUS. Przejdź do ręcznego dodawania płatności →
Co dalej?
Po dodaniu płatności rzeczywistej do systemu rozpoczyna się krótki, ale kluczowy proces, który gwarantuje, że twoje dane finansowe są zawsze wiarygodne. Każda płatność rzeczywista, zanim w pełni zasili twoje raporty i prognozy, przechodzi przez etap weryfikacji i przypisania do budżetu.
Oprócz metod dostępnych na ekranie Dodaj płatność istnieje jeszcze jeden, kontekstowy sposób tworzenia płatności rzeczywistych: zamiana istniejącego planu.
Gdy w twoim budżecie istnieje już płatność planowana (np. prognoza faktury za wynajem), a do firmy trafia odpowiadający jej dokument, nie musisz dodawać go od zera. Zamiast tego, bezpośrednio w widoku budżetu, możesz jednym kliknięciem zamienić plan w płatność rzeczywistą.
- Zaleta: To najszybsza metoda, jeśli plan i rzeczywistość pokrywają się jeden do jednego. Płatność jest automatycznie połączona z właściwą komórką budżetu, więc nie musisz robić tego ręcznie.
- Ograniczenie: Ten sposób nie pozwala na podzielenie jednej płatności rzeczywistej na wiele pozycji w budżecie. Jeśli jeden dokument (np. zbiorcza faktura) musi zostać rozdzielony na kilka projektów lub działów, należy go dodać jedną z czterech metod opisanych powyżej, a następnie połączyć z budżetem.
Przejdź do instrukcji, jak zmienić płatność planowaną w rzeczywistą →