Płatności rzeczywiste
Płatności rzeczywiste to potwierdzone zobowiązania, które po przypisaniu do budżetu weryfikują plany i aktualizują prognozy finansowe firmy.
Płatności rzeczywiste to potwierdzenie twoich planów
Płatności rzeczywiste to obciążenia lub wpływy, które są już potwierdzone konkretnym dokumentem, umową lub innym zobowiązaniem. W odróżnieniu od płatności planowanych przedstawiają ostateczne kwoty i terminy, które wynikają z realnych zdarzeń biznesowych.
Opierając analizy na płatnościach rzeczywistych, prognozy wyniku firmy, płynności (cash flow) oraz wysokości podatków w Budget Studio osiągają zgodność na poziomie 95-99,9% z finalnymi danymi z księgowości.
Cykl życia płatności rzeczywistej w Budget Studio
Aby mieć pełne zaufanie do swoich danych finansowych, każdy dokument dodany do Budget Studio (np. faktura kosztowa) przechodzi przez prosty, trzyetapowy proces. Zapewnia to, że wszystkie wyliczenia opierają się wyłącznie na zweryfikowanych i poprawnych danych.
Krok 1. Dodajesz płatność do systemu
Twoim pierwszym zadaniem jest dodanie do Budget Studio każdej płatności rzeczywistej, która trafia do firmy – natychmiast, gdy tylko się pojawi. Możesz to zrobić na cztery wygodne sposoby.
Krok 2. Weryfikujesz automatycznie odczytane dane
Niektóre płatności, zanim trafią do głównego systemu, wymagają twojej weryfikacji. Dzieje się tak najczęściej w przypadku użycia automatycznego odczytu plików OCR. Płatności te trafiają do zakładki Płatności → Do weryfikacji. Jest to rodzaj poczekalni, gdzie weryfikujesz, czy system poprawnie odczytał wszystkie dane. Ten krok zabezpiecza cię przed dodaniem do systemu błędnych lub niekompletnych informacji.
Płatności oczekujące na weryfikację są niewidoczne dla systemu - nie wpływają na prognozy cash flow, podatków ani na wynik firmy.
Krok 3. Przypisujesz płatności do budżetu
Po weryfikacji (lub od razu, jeśli dane nie wymagały weryfikacji) płatności rzeczywiste trafiają do zakładki Płatności → Do połączenia. To najważniejszy krok, w którym płatność staje się aktywnym elementem twojej finansowej układanki. Wskazujesz, którego projektu, działu lub klienta dotyczy dana płatność.
Dopóki płatność nie zostanie połączona z konkretną pozycją w budżecie, nadal nie jest uwzględniana przy wyliczaniu podatków, cash flow ani wyników firmy.
Przykład: faktura za wynajem biura
Zobaczmy, jak ten proces wygląda w praktyce:
Przykład
- Zaczynasz od planu: od początku roku masz w budżecie zaplanowane obciążenie na 5 000 zł na wynajem biura w lipcu.
- Otrzymujesz fakturę i dodajesz ją do systemu (krok 1): Zgodnie z oczekiwaniem, na początku lipca otrzymujesz mailem fakturę za wynajem. Przeciągasz plik PDF bezpośrednio do Budget Studio.
- Weryfikujesz dane (krok 2): Mechanizm OCR odczytuje wszystkie dane. Rzucasz okiem, czy wszystko się zgadza i jednym kliknięciem akceptujesz dokument.
- Łączysz fakturę z planem (krok 3): Przy próbie przypisania faktury do budżetu Budget Studio inteligentnie podpowie ci pasującą płatność planowaną (wynajem biura w lipcu). Wybierasz ją.
- Plan staje się faktem: Po połączeniu system automatycznie aktualizuje kwotę w budżecie, wynikach firmy i prognozie cash flow. Twoja prognoza została właśnie potwierdzona rzeczywistością.
Kluczowe cechy
- Płatności rzeczywiste są dodawane do Budget Studio przez ciebie.
- Stają się aktywne po połączeniu z budżetem: Dopóki nie wskażesz im miejsca w budżecie, nie wpłyną na wyniki ani prognozy firmy.
- Możesz podzielić jedną płatność na wiele aktywności: Jedną płatność rzeczywistą możesz łatwo przypisać do kilku różnych arkuszy budżetowych, precyzyjnie rozdzielając jej kwotę.
- Rzeczywistość ma zawsze pierwszeństwo: Dane z płatności rzeczywistej (np. kwota z faktury) zawsze nadpisują to, co było wcześniej zaplanowane w budżecie.
- Natychmiast aktualizują cały system: Każda połączona płatność od razu odświeża wynik w budżecie, rentowność firmy oraz prognozę płynności (cash flow).
- Łatwo je rozpoznasz wizualnie: Płatności rzeczywiste nie mają niebieskiego tła. Mogą mieć tło białe (zapłacone lub niewymagane) lub różowe (gdy są po terminie).