Do weryfikacji
Ekran weryfikacji płatności zaimportowanych automatycznie, które wymagają sprawdzenia przed połączeniem z budżetem.
Pierwszy przystanek dla importowanych płatności
To jest finansowy punkt kontrolny twojej firmy. Trafiają tu płatności rzeczywiste, które zostały dodane do systemu w sposób zautomatyzowany, ale wymagają twojego ostatecznego zatwierdzenia. Celem tego etapu jest upewnienie się, że dane, które za chwilę trafią do twojego budżetu, są w 100% poprawne.
Płatności pojawiają się w tej zakładce:
- po imporcie z plików (OCR): Każdy dokument dodany za pomocą mechanizmu OCR trafia tutaj, abyś mógł zweryfikować, czy sztuczna inteligencja poprawnie odczytała wszystkie dane z faktury;
- po imporcie z API lub pliku Excel: Jeśli podczas importu z zewnętrznego systemu lub pliku Excel system wykryje, że w danych brakuje kluczowych informacji (np. numeru faktury) lub są one niepoprawne, płatność również trafi do weryfikacji.
Płatności oczekujące na weryfikację nie są brane pod uwagę przy wyliczaniu cash flow, rentowności ani prognoz podatkowych. Dopiero po zweryfikowaniu poprawności ich danych, a następnie połączeniu ich z budżetem stają się aktywnym elementem twoich analiz finansowych.
Twoje główne zadanie – zweryfikuj dane
Twoim celem jest, aby ta lista była zawsze pusta. Traktuj ją jak skrzynkę spraw do załatwienia, które blokują aktualizację twoich analiz finansowych. Każdą płatność, która tu trafia, należy jak najszybciej zweryfikować i w miarę możliwości od razu połączyć z odpowiednim miejscem w budżecie.
Jak zweryfikować płatność?
Aby sprawdzić i zatwierdzić płatność, kliknij dwukrotnie w wybrany wiersz. Otworzy się karta płatności, która w tym trybie jest podzielona na dwie części:
- Po lewej: podgląd oryginalnego dokumentu (jeśli został dodany poprzez OCR).
- Po prawej: pola z danymi odczytanymi automatycznie przez system.
Twoje zadanie:
- Porównaj dane z prawej strony z dokumentem po lewej.
- Zwróć szczególną uwagę na pola z ciemnoczerwonym tłem – to miejsca, w których system wykrył brak danych lub błąd i prosi o twoją interwencję.
- Popraw lub uzupełnij wszystkie niezbędne informacje.
- Kliknij przycisk Dodaj.
To tylko krótki przegląd – by poznać wszystkie dostępne funkcje i opcje związane z weryfikacją, zajrzyj do tego artykułu.
Od tego momentu płatność opuszcza listę płatności do weryfikacji i przenosi się automatycznie do zakładki Do połączenia, gdzie będzie czekać na przypisanie do budżetu. Tym samym, po procesie weryfikacji masz dwie możliwości:
Opcja 1 - Od razu przypisz do budżetu
Przejdź do zakładki Budżet, aby połączyć płatność z odpowiednim arkuszem. Po połączeniu płatność trafi do głównej listy Połączone z budżetem.
Szczegółowy przewodnik, który krok po kroku opisuje proces łączenia płatności z budżetem, znajdziesz w odrębnym artykule.
Opcja 2 - Odłóż przypisanie do budżetu na później
Jeśli przejdziesz do kolejnej płatności lub zamkniesz okno, płatność zostanie uznana za zweryfikowaną, oczekując w zakładce Do połączenia, na połączenie z budżetem.
Automatyczne dodawanie i modyfikowanie kontrahentów
Jeśli na fakturze pojawi się firma (kontrahent), której nie było wcześniej w systemie, po zatwierdzeniu płatności zostanie ona automatycznie dodana do twojej biblioteki kontrahentów. Bezpośrednio na ekranie weryfikacji możesz od razu dostosować jej dane – zarówno nazwę pełną, jak i skróconą (używaną w budżecie i na listach płatności). Dzięki temu twoja biblioteka kontrahentów jest zawsze aktualna i uporządkowana, bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych w innym miejscu.
W Budget Studio uzupełniasz i aktualizujesz bibliotekę kontrahentów na wiele sposobów, niezależnie od procesu weryfikacji płatności. Więcej o wszystkich możliwościach przeczytasz w tym artykule →
Co jeszcze znajdziesz na ekranie?
Ekran Do weryfikacji to uproszczona lista płatności, wyposażona w podstawowe narzędzia ułatwiające pracę.
- Główna lista płatności: Każdy wiersz to jedna płatność czekająca na twoją akcję. Kliknij dwukrotnie w dowolny wiersz, aby otworzyć kartę płatności, zweryfikować dane i podłączyć płatność do budżetu.
- Przełącznik stron: Tutaj ustawiasz, ile płatności widzisz na jednej stronie, oraz przeglądasz kolejne strony.
- Wyszukiwarka: Wpisz dowolną frazę (np. nazwę kontrahenta lub tytuł), aby znaleźć szukaną płatność.
- Panel filtrów i wyglądu: Pozwala dostosować widok i filtrować listę według kilku przydatnych w tym miejscu kryteriów.
- Zakładki nawigacyjne: Przełączaj się między pozostałymi listami płatności: połączonymi z budżetem i oczekującymi na połączenie.
Zarządzanie wieloma pozycjami
Jeśli przez pomyłkę dodałeś do systemu niepotrzebne pliki, możesz je usunąć za jednym razem, korzystając z akcji masowych.
Zaznacz wiele wierszy
Zaznacz płatności, których potrzebujesz, używając pól wyboru (checkboxów) po lewej stronie listy. Pojawią się one, gdy najedziesz kursorem na początek dowolnego wiersza. Czytaj więcej o zaznaczaniu wielu wierszy →
Gdy zaznaczysz przynajmniej jedną pozycję, na dole ekranu automatycznie pojawi się pasek akcji.
Dostępne hurtowe operacje
W widoku Do weryfikacji dostępne są dwie operacje:
- usuń: Pozwala trwale usunąć z systemu zaznaczone płatności. Używaj tej opcji ostrożnie – usuniętych danych nie da się przywrócić;
- anuluj zaznaczenie: Jednym kliknięciem usuwa zaznaczenie ze wszystkich wybranych pozycji.
Jak system obsługuje duplikaty
Budget Studio posiada inteligentny mechanizm wykrywania duplikatów, który chroni przed przypadkowym dodaniem tej samej płatności wiele razy. Ważne jest jednak, aby zrozumieć, kiedy on działa.
System rozpoznaje duplikat dopiero po etapie weryfikacji – czyli w momencie, gdy zatwierdzasz płatność i dodajesz ją do głównej bazy danych.
Oznacza to, że jeśli kilkukrotnie zaimportujesz ten sam plik bez jego weryfikacji, to w zakładce Do weryfikacji zobaczysz zduplikowane pozycje. Duplikaty te znikną, dopiero gdy zaczniesz je weryfikować. Gdy zatwierdzisz pierwszą z nich, system doda ją do bazy. Przy próbie zatwierdzenia kolejnej, identycznej płatności, mechanizm zadziała – zaktualizuje istniejący wpis lub pozostawi go bez zmian, zamiast tworzyć nowy.
Porada: Dlatego zalecaną praktyką jest regularne sprawdzanie i czyszczenie listy Do weryfikacji tak, aby uniknąć również problemów z duplikatami.