Historia importów
Ekran Historia importów umożliwia śledzenie i kontrolowanie wszystkich operacji importu płatności, weryfikowanie ich statusu oraz zarządzanie danymi dodanymi do systemu.
Cyfrowe archiwum importów (OCR, API, Excel)
Historia importów to twoje cyfrowe archiwum wszystkich zautomatyzowanych operacji dodawania płatności rzeczywistych do systemu. Znajdziesz tu szczegółowy rejestr każdego zadania importu, niezależnie od tego, czy dokumenty były dodawane poprzez:
To idealne miejsce, aby sprawdzić status trwającego importu OCR, wrócić do wcześniejszych operacji lub zweryfikować płatności partiami.
Do czego służy ten ekran?
Ekran ten to nie tylko pasywne archiwum, ale aktywne centrum dowodzenia, które pozwala monitorować postępy, weryfikować płatności partiami i kontrolować, kto i kiedy dodaje dane.
Monitorowanie postępów w czasie rzeczywistym
Po rozpoczęciu importu OCR (szczególnie przy dużej liczbie plików) nie musisz czekać na jego zakończenie. Możesz zająć się innymi zadaniami, a w dowolnym momencie wrócić do Historii importów, aby sprawdzić status w kolumnie Stan.
Weryfikacja płatności partiami
Zamiast przeglądać jedną, długą listę w zakładce Do weryfikacji, możesz tutaj otworzyć podsumowanie konkretnego importu i zweryfikować tylko te płatności, które pochodzą z tej jednej, konkretnej partii.
Kontrola operacji importu
Ekran Historia importów nie służy do śledzenia pojedynczych faktur, ale do kontrolowania całych operacji importu. To idealne narzędzie, aby sprawdzić, kto, kiedy i z jakim skutkiem dodawał dane do systemu.
Co znajdziesz na ekranie?
Ekran Historia importów to lista wszystkich historycznych operacji importu wyposażona w narzędzia ułatwiające ich szybkie odnalezienie i analizę.
- Lista importów: Każdy wiersz na liście to jedna, osobna operacja importu wraz z podsumowaniem najważniejszych danych. Kliknij dwukrotnie w dowolny wiersz, aby przejść do szczegółowego podsumowania danego importu, umożliwiającego m.in. weryfikację, czy połączenie z budżetem jeszcze nieprzetworzonych płatności.
- Przełącznik stron: Tutaj ustawiasz, ile płatności widzisz na jednej stronie, oraz przeglądasz kolejne strony z wynikami.
- Filtry podręczne: Często używane filtry - tuż nad listą dla szybkiego dostępu.
Opis kolumn na liście importów
- Stan: Ikona informująca o aktualnym statusie operacji (w trakcie, zakończony).
- Sposób dodania: Wskazuje, w jaki sposób płatności trafiły do systemu (Import z Excela / CSV, OCR, Import po API).
- Nazwa: Informacja identyfikująca import. Zawartość zależy od sposobu dodania:
- Dla OCR: liczba i typy plików (np. 8 dokumentów (PDF, JPG)).
- Dla Importu po API: nazwa zintegrowanego systemu (np. Fakturownia).
- Dla Importu z Excela / CSV: nazwa wgranego pliku (np. Koszty_Maj.xlsx).
- Prywatne: Ikona ✓ informuje, że płatności z tego importu są widoczne tylko dla administratora.
- Data importu: Data i godzina, w których rozpoczęto operację importu.
- Wykonany przez: Użytkownik, który zainicjował operację importu.
- Zakres dat w imporcie: Okres, z którego zostały pobrane dane z zewnętrznego systemu (występuje tylko dla Importu po API).
- Do weryfikacji: Liczba nowych płatności z tego importu oczekujących na weryfikację.
- Dodane: Liczba nowych płatności, które zostały pomyślnie dodane do systemu.
- Zaktualizowane: Liczba płatności, które już istniały w systemie, a ich dane zostały zaktualizowane w tym imporcie.
- Bez zmian: Liczba płatności, które już istniały w systemie bez potrzeby aktualizacji.
- Pominięte: Liczba pozycji, których system nie mógł przetworzyć (np. z powodu nieczytelnego pliku).
Podsumowanie importu jest zawsze aktualne.
Liczby w kolumnach (np. do weryfikacji, dodane) odzwierciedlają bieżący stan płatności i zmieniają się wraz z twoją pracą.
Przykład: Bezpośrednio po imporcie możesz zobaczyć 10 płatności w kolumnie do weryfikacji i 0 w kolumnie dodane. Jeśli je zweryfikujesz, a następnie wrócisz do tego widoku, zobaczysz 0 w kolumnie do weryfikacji i 10 w kolumnie dodane.
Filtrowanie listy importów
Filtry podręczne to proste narzędzie, które pozwala błyskawicznie analizować cały proces dodawania dokumentów do systemu. Dzięki nim możesz łatwo odpowiedzieć na istotne pytania dotyczące obiegu dokumentów, co jest szczególnie ważne dla zachowania porządku i transparentności w pracy zespołowej.
Za pomocą filtrów możesz szybko sprawdzić:
- Sposób dodania: Dowiesz się, jaką metodą płatności trafiają do systemu – czy zespół korzysta z automatycznego skanowania OCR, integracji API, czy importu z Excela.
- Dzień importu: Przeanalizujesz aktywność w wybranym okresie, np. weryfikując wszystkie importy z bieżącego tygodnia.
- Wykonany przez: Sprawdzisz, który członek zespołu był odpowiedzialny za daną operację importu, co zapewnia pełną przejrzystość działań.
- Status: Odnajdziesz importy o konkretnym rezultacie. Możesz na przykład wyświetlić tylko te operacje, w których płatności zostały zaktualizowane, a pominąć te, w których zostały tylko dodane.
W ten sposób masz pełną kontrolę nad całym procesem importu danych, co pozwala szybko wyjaśnić wszelkie wątpliwości dotyczące pochodzenia informacji w systemie.