Automatyczny odczyt plików (OCR)
Opis funkcji OCR do automatycznego odczytu danych z faktur w formacie PDF lub zdjęć, która oszczędza czas przy wprowadzaniu dokumentów i tworzy ich cyfrowe archiwum.
Odzyskaj dziesiątki godzin przy wprowadzaniu danych
Ręczne wprowadzanie danych z faktur do Excela lub innego narzędzia to jedno z najbardziej czasochłonnych zadań w zarządzaniu firmowymi finansami. Budget Studio rozwiązuje ten problem za pomocą mechanizmu OCR (Optyczne Rozpoznawanie Znaków), który działa jak inteligentny skaner dla twoich dokumentów. Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji (AI) skuteczność odczytu danych jest wyjątkowo wysoka, co minimalizuje ryzyko błędów i oszczędza twój czas.
Zamiast ręcznie przepisywać każdej danej, po prostu przeciągnij otrzymane pliki faktur (np. w formacie PDF lub jako zdjęcia) do aplikacji, a system zrobi to za ciebie. To najszybszy sposób, aby wszystkie dokumenty kosztowe trafiły do centralnego systemu, jakim jest Budget Studio.
Twoje cyfrowe archiwum faktur
Każdy dokument dodany przez OCR jest bezpiecznie przechowywany w Budget Studio. W każdej chwili możesz go podejrzeć lub pobrać bezpośrednio z widoku danej płatności.
To ogromne ułatwienie we współpracy z księgowością – nie musisz już szukać plików na dysku czy w mailach. Wszystko, czego potrzebujesz, masz w jednym miejscu, co zapewnia porządek i znacząco przyspiesza przekazywanie dokumentów.
Kluczowe możliwości
- Obsługiwane dokumenty: Za pomocą tej metody możesz dodawać standardowe faktury oraz płatności bez faktury.
- Akceptowane formaty plików: System odczytuje dane z najpopularniejszych formatów graficznych i dokumentów: PDF, JPG, JPEG oraz PNG.
- Wiele plików naraz: Możesz dodać wiele plików jednocześnie – system przetworzy je wszystkie w jednej kolejce. Jedyne ograniczenie to łączny rozmiar plików, który nie może przekroczyć 50 MB na jeden import.
- Obsługa walut: System rozpoznaje faktury w walutach obcych (m.in. EUR, USD) i automatycznie przelicza ich wartość na PLN.
- Inteligentne wykrywanie duplikatów: Jeśli przez przypadek dodasz tę samą fakturę dwa razy, Budget Studio nie stworzy drugiej, identycznej płatności. Zamiast tego zaktualizuje istniejący wpis, jeśli w nowym pliku znalazłby jakieś dodatkowe informacje (np. komentarz).
- Limit dokumentów: W trakcie 30-dniowego okresu testowego możesz dodać 5 dokumentów. Po przejściu na płatny abonament limit ten wzrasta do 100 dokumentów miesięcznie. W obu przypadkach, jeśli potrzebujesz przetworzyć więcej faktur, możesz dokupić dodatkowe pakiety dokumentów.
Jak rozpocząć dodawanie plików (OCR)?
Proces rozpoczynasz w zakładce Płatności. Kliknij przycisk Dodaj.
Znajdziesz się na głównym ekranie dodawania płatności. Jest on podzielony na cztery sekcje przeznaczone dla głównych sposobów dodawania płatności rzeczywistych.
Skieruj się do sekcji Skanowanie plików OCR, umieszczonej w lewym, górnym obszarze.
Zanim dodasz pliki, zwróć uwagę na informacje dotyczące twojego miesięcznego pakietu dokumentów.
- Pozostało: Ta liczba wskazuje, ile jeszcze dokumentów możesz dodać za pomocą OCR w bieżącym okresie rozliczeniowym.
- Odnowienie za: Informuje, za ile dni twój miesięczny pakiet zostanie reaktywowany.
Pamiętaj, że jeśli wykorzystasz dostępne dokumenty przed odnowieniem, zawsze możesz dokupić dodatkowe pakiety.
Krok 1: Dodaj pliki i dostosuj ustawienia
Wrzuć faktury
Aby rozpocząć, dodaj pliki do przetworzenia. Możesz to zrobić na dwa proste sposoby:
- Przeciągnij i upuść: Złap pliki bezpośrednio z folderu na twoim komputerze i upuść je w wyznaczone pole w aplikacji. Możesz nawet przeciągnąć załącznik bezpośrednio z otwartej wiadomości e-mail w twoim programie pocztowym.
- Kliknij, aby wybrać z dysku: Kliknij w pole do importu, aby otworzyć okno wyboru plików z komputera.
Sprawdź listę
Po dodaniu plików, pojawi się ekran z dodatkowymi opcjami.
- Lista plików i rozpoczęcie importu: Po lewej stronie zobaczysz listę dodanych plików. Zweryfikuj je. Możesz usunąć wybrane pozycje lub wyczyścić całą listę za pomocą przycisku Usuń wszystkie pliki. Gdy wszystko będzie gotowe, kliknij fioletowy przycisk Importuj, aby rozpocząć skanowanie.
- Możliwość dodania kolejnych plików: Pole po prawej stronie jest nadal aktywne. Możesz dodać do kolejki następne dokumenty – zarówno przeciągając je, jak i wybierając z dysku.
- Dostęp do szczegółowych ustawień: W żółtym pasku znajdziesz link do Ustawień. Kliknij go, aby zdefiniować domyślne wartości, które system przypisze do faktur, jeśli nie znajdzie tych danych w pliku. Pozwala to zaoszczędzić czas późniejszej edycji.
- Podręczne podsumowanie ustawień: W tym miejscu widoczne jest podsumowanie aktywnych ustawień (np. czy faktury są oznaczane jako prywatne, tj, niewidoczne dla innych członków zespołu). Dzięki temu możesz szybko sprawdzić, czy import zostanie wykonany z właściwymi parametrami, bez potrzeby wchodzenia do menu Ustawień.
Zweryfikuj ustawienia
Kliknięcie w Ustawienia otwiera nowe okno, w którym definiujesz, m.in. jak system ma się zachować, jeśli na skanowanej fakturze zabraknie pewnych informacji.
- Płatności prywatne: Opcja dostępna wyłącznie dla administratora systemu. Pozwala ukryć importowane dokumenty przed innymi członkami zespołu. Czytaj więcej o zarządzaniu uprawnieniami →
- Ustawienia kursów walut obcych: Podczas importu faktury w walucie obcej (np. EUR, USD) Budget Studio automatycznie przeliczy jej wartość na PLN. Tu zdecyduj, z którego dnia system ma pobrać kurs wymiany, jeśli na fakturze brakuje tej informacji. Zgodnie z przepisami system zawsze pobiera średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wybraną przez ciebie datę.
- Wartości domyślne: Określ domyślną metodę płatności i statusy (Zapłacone, Księgowane, czy W cash flow), które zostaną przypisane, jeśli OCR nie znajdzie tych danych na dokumencie.
- Komentarz: Wpisz notatkę (np. "Koszty delegacji – Kraków"), która zostanie dodana do wszystkich faktur z tej grupy. Pamiętaj, aby usunąć ją przy kolejnym imporcie.
Twoje ustawienia importu są zapamiętywane. Przy kolejnym imporcie system automatycznie zastosuje twoje ostatnie wybory.
Rozpocznij import
Gdy lista plików i ustawienia są gotowe, kliknij fioletowy przycisk Importuj.
Jeśli po raz pierwszy korzystasz z tej funkcji, po kliknięciu Importuj może pojawić się okno z prośbą o uzupełnienie NIP-u i nazwy twojej firmy. Podanie tych danych jest opcjonalne, ale zalecane. Pomaga to sztucznej inteligencji w precyzyjnym rozpoznawaniu, która strona transakcji jest twoją firmą, co dodatkowo zwiększa dokładność odczytu.
System rozpocznie proces skanowania, a ty możesz zająć się innymi zadaniami. Jeśli zostaniesz w aplikacji, o zakończeniu pracy zostaniesz poinformowany powiadomieniem w prawym górnym rogu ekranu.
Pamiętaj: proces skanowania odbywa się w pełni “w tle”. Po kliknięciu Importuj nie musisz czekać na jego zakończenie. Możesz kontynuować pracę w aplikacji, a nawet zamknąć Budget Studio.
Gdy wrócisz, status “zlecenia” znajdziesz w Historii importów, a gotowe dokumenty będą czekały w zakładce Do weryfikacji.
Chcesz sprawdzić postęp w trakcie?
Choć o zakończeniu skanowania poinformuje cię powiadomienie, możesz w każdej chwili zajrzeć do Historii importów, aby sprawdzić, na jakim etapie jest proces.
Zobaczysz tam listę wszystkich swoich “zleceń”. Ostatnie zadanie będzie widoczne na samej górze, a jego aktualny status znajdziesz w kolumnie Stan.
Gdy system zakończy pracę, status importu zmieni się na zakończony. Więcej o wszystkich możliwościach tego ekranu przeczytasz w artykule o Historii importów.
Krok 2: Zweryfikuj odczytane dane
Jeśli nie opuściłeś Budget Studio w tzw. międzyczasie, system po zakończeniu procesu importu wyśle ci powiadomienie.
Twoje płatności są teraz gotowe do ostatniego, kluczowego kroku: weryfikacji. Możesz do tego zabrać się na trzy sposoby:
- Kliknij w powiadomienie: Najszybszą drogą jest kliknięcie linku Weryfikuj dokumenty w powiadomieniu, które właśnie otrzymałeś. Zostaniesz od razu przeniesiony do podsumowania tego konkretnego importu z wydzielonymi płatnościami Do weryfikacji.
- Z menu Płatności: Wejdź w zakładkę Płatności → Do weryfikacji. Znajdziesz tam zbiorczą listę wszystkich dokumentów z różnych importów, które czekają na twoje zatwierdzenie.
- Z poziomu Historii importów: Odszukaj właśnie zakończony import w Historii importów i kliknij go, aby otworzyć jego podsumowanie. Wewnątrz znajdziesz analogiczną zakładkę Do weryfikacji, która zawiera wyłącznie pliki z tego konkretnego zlecenia. To wygodny sposób na weryfikację plików partiami.
Niezależnie od wybranej ścieżki, cel jest ten sam. Mimo że mechanizm AI w Budget Studio jest bardzo skuteczny, ostatnie słowo zawsze należy do ciebie. To twój ostatni punkt kontroli jakości, szczególnie ważny przy dokumentach o niższej czytelności.
O tym, jak sprawnie przeprowadzić ten proces, przeczytasz w kolejnym artykule: Weryfikacja odczytanych dokumentów.
Ważne: Płatności oczekujące na weryfikację nie są brane pod uwagę przy wyliczaniu cash flow, rentowności ani prognoz podatkowych. Dopiero po zweryfikowaniu poprawności ich danych, a następnie połączeniu ich z budżetem stają się aktywnym elementem twoich analiz finansowych.