Import z Excela, CSV itp – Budget Studio

Strona w przygotowaniu

Wersja poprawiona

Import z tabeli to szybki i wygodny sposób na dodanie wielu dokumentów jednocześnie. Metoda ta sprawdzi się idealnie, gdy chcesz:

Uzupełnić dane historyczne: Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z Budget Studio, możesz szybko wgrać dane z poprzednich miesięcy, importując plik wyeksportowany z twojego poprzedniego programu.

Pobrać dane z innych systemów: Wiele platform (np. Stripe, PayPal czy systemy e-commerce) nie posiada bezpośredniego połączenia z Budget Studio. Możesz jednak pobrać z nich plik Excel lub CSV i łatwo go u nas zaimportować.

Przenieść dane z programów księgowych: Możesz w prosty sposób pobrać raport z systemu takiego jak Subiekt GT czy Comarch Optima i przesłać go do Budget Studio, aby zasilić aplikację rzeczywistymi danymi o wpływach i obciążeniach.

Jak zaimportować plik krok po kroku

W głównym oknie aplikacji kliknij przycisk Dodaj.

Wybierz duży przycisk w lewym górnym rogu o nazwie Dodaj plik z tabelą.

W oknie, które się pojawi, wybierz odpowiedni plik z komputera lub po prostu przeciągnij go i upuść w obszarze przycisku.

Budget Studio obsługuje tylko określone formaty plików (widoczne w oknie wyboru). Jeśli twoja lista płatności jest w innym formacie, musisz ją najpierw przekonwertować na jeden z obsługiwanych typów.

Po wybraniu pliku sztuczna inteligencja przeanalizuje jego treść. Po chwili zobaczysz ekran konfiguracji podzielony na dwie części:

1. Pola w Budget Studio

To lista miejsc, do których trafią twoje dane.

Pola wymagane: Są oznaczone gwiazdką (*). Aby import się udał, musisz przeciągnąć do nich odpowiednie kolumny z prawej strony.

Wartości domyślne: Po rozwinięciu pola możesz wpisać wartość, która zostanie użyta automatycznie, jeśli w twoim pliku zabraknie danych w danym wierszu.

Typy danych: Każde pole akceptuje konkretny rodzaj informacji (np. tekst lub liczby). System nie pozwoli ci połączyć pola Kwota netto z kolumną zawierającą tekst – musi to być liczba.

2. Przypisywanie kolumn

Tutaj zobaczysz listę wszystkich kolumn, które system znalazł w twoim pliku. Sztuczna inteligencja automatycznie dopasuje je do odpowiednich pól w Budget Studio.

Możesz rozwinąć każdą kolumnę, aby sprawdzić przykładowe dane, liczbę pustych wierszy lub unikalność informacji.

W razie potrzeby możesz samodzielnie zmienić typ danych w danej kolumnie.

3. Opcje zaawansowane

Na samym dole menu po prawej stronie znajdziesz Pola zaawansowane. Pozwalają one modyfikować dane z pliku w trakcie importu. Obok każdej funkcji znajdziesz ikonę pytajnika z krótką instrukcją.

Nie możesz wykorzystać każdej opcji zaawansowanej na każdym polu - są pewne ograniczenia. Po wybraniu dowolnej opcji zaawansowanej system podświetli na niebiesko pola w których możesz użyć wybranej opcji.

Oto dostępne funkcje:

Działanie: Możesz go użyć dla pól z datą lub liczbą. Pozwala na wykonywanie prostych operacji na wartościach z pliku lub wpisanie własnej liczby z klawiatury.

Połącz wiele: Pozwala złączyć informacje z kilku kolumn w jedno pole tekstowe (np. połączenie numeru faktury z krótkim opisem).

Tekst / Wartość / Data: Pozwala wpisać jedną stałą wartość dla wszystkich importowanych wierszy (np. taką samą datę wystawienia dla całej listy lub wspólny komentarz).

Prezentacja opcji Tekst / Wartość / Data

Warunek: Pozwala systemowi wybrać wartość w zależności od tego, co znajduje się w pliku. Na przykład, jeśli w jednej kolumnie masz kwoty dodatnie i ujemne, funkcja ta pomoże systemowi rozpoznać, co jest wpływem, a co obciążeniem.

Kończenie importu

Gdy już przypiszesz wszystkie kolumny z pliku do pól w Budget Studio, możesz sfinalizować cały proces:

Kliknij przycisk Importuj, który znajduje się w prawym dolnym rogu ekranu.

System rozpocznie wtedy przetwarzanie danych i doda wszystkie płatności z twojego arkusza do bazy Budget Studio.

Po zakończeniu operacji automatycznie przejdziesz do widoku podsumowania importu, gdzie sprawdzisz, czy wszystkie dane zostały poprawnie wczytane.