Podatek dochodowy
Prognozowanie i ewidencjonowanie podatku CIT/ PIT w aplikacji - od kluczowych ustawień, przez wprowadzanie płatności, po niwelowanie różnic w wyliczeniach.
Ważna informacja: Obecnie funkcje prognozowania podatku dochodowego są dostosowane dla firm rozliczających się podatkiem CIT (metoda memoriałowa) oraz jednoosobowych działalności gospodarczych na podatku liniowym (metoda memoriałowa). Pracujemy nad wsparciem dla pozostałych form opodatkowania, takich jak skala podatkowa czy ryczałt ewidencjonowany.
Czym jest podstawa płatności Podatek dochodowy
Podatek dochodowy w Budget Studio to podstawa płatności, która pomaga ci zarządzać rozliczeniami z urzędem skarbowym. W zależności od formy prawnej twojej firmy, kryje się pod nią podatek dochodowy od osób prawnych (CIT) lub podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT). Działa na dwa sposoby:
- Prognozowanie (płatność planowana): System automatycznie analizuje wszystkie twoje księgowane wpływy i obciążenia (zarówno rzeczywiste, jak i planowane), aby oszacować przyszłą wysokość podatku dochodowego. Dzięki temu możesz z dużym wyprzedzeniem zaplanować swój cash flow (płynność finansową) i przygotować się na nadchodzące zobowiązania.
- Ewidencja (płatność rzeczywista): Gdy twoja księgowość przekaże ci ostateczną, oficjalną kwotę podatku do zapłaty (lub zwrotu), wprowadzasz ją do systemu. Staje się ona wtedy twardą daną, która nadpisuje dotychczasową prognozę, aktualizując cash flow i wszystkie listy płatności.
Prognoza podatku dochodowego w Budget Studio jest narzędziem wspomagającym zarządzanie płynnością finansową i nie zastępuje profesjonalnej księgowości ani oficjalnych wyliczeń podatkowych. Model prognozy opiera się na uproszczonych założeniach i nie uwzględnia wszystkich specyficznych sytuacji podatkowych.
Ostateczna kwota podatku (płatność rzeczywista) musi być zawsze wyliczona przez księgowość.
Mimo że Budget Studio nie jest programem księgowym, przy poprawnej i szczegółowej konfiguracji, prognozy wysokości podatku dochodowego mogą osiągać bardzo wysoką trafność, zbliżoną do wyliczeń księgowych. Jednak jakość prognozy zależy od wielu czynników, które opisujemy poniżej.
Właściwości Podatku dochodowego w Budget Studio
- Automatyczne planowanie: W przeciwieństwie do innych podstaw płatności, planowanych obciążeń lub wpływów z tytułu podatku dochodowego nie tworzysz ręcznie. System prognozuje je za ciebie w specjalnych, systemowych arkuszach budżetu.
- Wysokość prognozowanego podatku jest obliczana na podstawie całego budżetu firmy. System uwzględnia wszystkie twoje wpływy i obciążenia – zarówno te rzeczywiste, jak i planowane, które są oznaczone jako księgowane.
- Wpływy i obciążenia: Podstawa ta działa w obie strony. System tworzy obciążenie, gdy z prognozy wynika konieczność zapłaty podatku, oraz wpływ, gdy prognozowana jest nadpłata i możliwość zwrotu z urzędu skarbowego.
- Automatyczne terminy płatności: Aplikacja “wie”, że zwykle podatek dochodowy płacisz do 20. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym (miesięcznym lub kwartalnym, w zależności od twoich ustawień). Jednak możesz tę datę zmodyfikować zgodnie z potrzebami.
- Automatyczna aktualizacja: Gdy twoja księgowość przekaże ci ostateczną kwotę podatku, wprowadzasz ją do systemu jako płatność rzeczywistą, wskazując okres podatkowy. System sam połączy tę płatność z odpowiednim miesiącem we wspomnianym, specjalnym arkuszu budżetu przeznaczonym na podatki i daniny. Proces ten automatycznie aktualizuje twoją prognozę w całym systemie, dając ci pewność, że zawsze pracujesz na najnowszych danych.
Pamiętaj, że aby prognoza podatku dochodowego była precyzyjna, każdy rzeczywisty przychód i koszt musi zostać przypisany do odpowiedniej pozycji w budżecie. System uwzględnia w kalkulacji podatku tylko płatności powiązane z budżetem.
Jak Budget Studio prognozuje wysokość podatku dochodowego
Prognozowanie podatku dochodowego w Budget Studio następuje w pełni automatycznie. Oznacza to, że nie tworzysz planowanych płatności podatku ręcznie – system robi to za ciebie, analizując wszystkie twoje operacje (zarówno rzeczywiste, jak i planowane) w całym budżecie. Bazuje przy tym na kilku poniższych elementach.
Ustawienia podatkowe firmy
Zanim system zacznie cokolwiek prognozować, musi wiedzieć, jak twoja firma rozlicza podatki. Te kluczowe informacje znajdziesz w sekcji Twoje konto → Ustawienia → Podatki i daniny. To tam określasz m.in., jaką formę opodatkowania ma twoja firma i czy rozliczasz się miesięcznie, czy kwartalnie. Poprawne skonfigurowanie tych opcji determinuje poprawność wyliczeń.
Okres prognozy i budżety opłat urzędowych
Zakres czasu, dla którego Budget Studio tworzy prognozy podatkowe, jest elastyczny i zależy od tego, jak daleko w przyszłość sięgają twoje plany. System analizuje wszystkie twoje arkusze budżetowe (czyli cały budżet), aby ustalić jeden, całościowy horyzont czasowy dla firmy. W tym celu ustala:
- Datę początkową - to najwcześniejszy miesiąc występujący w arkuszach
- Datę końcową - to zaś najdalszy miesiąc znajdujący się w twoich arkuszach, niezależnie od tego, czy jest z przeszłości, czy z przyszłości.
Dla całego okresu między tymi dwiema datami system automatycznie utworzy odpowiednie roczne arkusze na potrzeby prognoz podatkowych. Znajdziesz je w budżecie w folderze System.
Warto wiedzieć: Jeśli twoja firma opłaca składki ZUS (np. w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej), Budget Studio automatycznie utworzy systemowy arkusz podatkowy na kolejny rok. Dzieje się tak, aby prawidłowo zaplanować składkę zdrowotną, której okres rozliczeniowy (tzw. rok składkowy) kończy się w styczniu następnego roku.
Więcej na ten temat przeczytasz w artykule o Składce ZUS.
Oznaczenie „księgowane”
Aby jakakolwiek płatność (Wpływ lub Obciążenie) została wliczona do prognozy podatku dochodowego, musi być oznaczona jako księgowana. Jest to podstawowy warunek, który mówi systemowi, że dana transakcja ma znaczenie podatkowe.
- Dla płatności planowanych ustawiasz ją w wierszu budżetu (z możliwością zmiany dla każdej indywidualnej płatności).
- Dla płatności rzeczywistych przełącznik księgowane jest domyślnie włączony w każdej metodzie dodawania płatności (z możliwością zmiany).
Miesiąc księgowania
System musi wiedzieć, do którego okresu rozliczeniowego przypisać daną transakcję, a decyduje o tym właśnie miesiąc księgowania.
- Przy dodawaniu płatności rzeczywistych miesiąc ten jest domyślnie wybierany na podstawie daty sprzedaży z dokumentu, ale możesz go zmienić zgodnie z wytycznymi twojej księgowości.
- Dla płatności planowanych miesiąc księgowania wynika z ustawień wiersza budżetu. Domyślnie jest powiązany z dniem wystawienia z możliwością modyfikacji.
Opcja "księgowane" ma bezpośredni wpływ na wynik podatkowej prognozy. Aby uniknąć błędów, zalecamy regularne weryfikowanie tych ustawień z księgowością lub porównywanie ich z dokumentami księgowymi (np. w KPiR). Jest to szczególnie ważne, jeśli samodzielnie kwalifikujesz transakcje, nie posiadając wiedzy księgowej.
Pamiętaj, że dla celów podatkowych często liczy się data wykonania usługi, a nie data wystawienia faktury. W przypadku wątpliwości konsultuj z księgowością, który miesiąc jest prawidłowy dla danej transakcji.
Obsługa nadpłat i zwrotów podatku dochodowego
Budget Studio zakłada, że nadpłata podatku dochodowego jest zwracana po zakończeniu roku podatkowego. Tak to działa w praktyce:
- Zwrot na koniec roku podatkowego: Jeśli w trakcie roku suma twoich zaliczek na podatek dochodowy okaże się wyższa niż ostateczne zobowiązanie, system zaplanuje zwrot nadpłaty.
- Termin zwrotu: Prognozowany zwrot zostanie zaplanowany na czerwiec kolejnego roku, co odpowiada granicznym terminom zwrotów z urzędu skarbowego po złożeniu rocznego zeznania.
- Termin zwrotu: Prognozowany zwrot zostanie zaplanowany na czerwiec kolejnego roku. Jest to celowo przyjęty pesymistyczny scenariusz, który ma zapewnić bezpieczeństwo Twojej płynności finansowej, biorąc pod uwagę, że ustawowe terminy zwrotu podatku dla firm (CIT) i osób fizycznych (PIT) są różne. Datę tę jednak możesz ręcznie zmodyfikować, aby dostosować ją do bardziej realistycznego terminu przewidywanego przez Twoją księgowość.
Pamiętaj, że to tylko prognoza. Rzeczywisty, wyliczony przez księgowość zwrot wprowadzasz jako rzeczywisty wpływ, który “nadpisuje” planowane wartości.
Obsługa w przypadku niedopłaty podatku dochodowego
Jeśli po rocznym rozliczeniu okaże się, że suma wpłaconych zaliczek jest zbyt niska i musisz dopłacić podatek, z łatwością zewidencjonujesz tę płatność, dodając ją do budżetu w dowolnym, wygodnym dla ciebie miejscu. Dla tego typu płatności sugerujemy utworzenie “technicznego” arkusza budżetowego przeznaczonego na korekty wyliczeń podatkowych.
- Utwórz nowy arkusz i nazwij go np. Korekty podatkowe.
- Utwórz stosowny wiersz, wybierając:
- Podstawa płatności - Bez faktury
- Przedmiot transakcji - Niedopłata CIT
- Kontrahent - Urząd Skarbowy
- Ustaw dzień płatności na wskazany przez księgowość.
- Jednym kliknięciem zamień ją na płatność rzeczywistą.
3. Dodaj płatność planowaną w miesiącu budżetowym grudzień (bo jest to podatek za rok, który się właśnie skończył) na kwotę wyliczoną przez księgowość.
Dzięki temu twoja prognoza cash flow zostanie poprawnie zaktualizowana o ten wydatek i będziesz mieć pewność, że budżet uwzględnia wszystkie zobowiązania podatkowe.
Pamiętaj, że nazwy takie jak Korekty podatkowe, Niedopłata CIT czy sugerowane okresy to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Dzięki temu zachowasz porządek, oddzielając czysto operacyjne arkusze budżetu (np. sprzedaż, marketing) od technicznych zapisów niezbędnych do urealnienia prognoz.
Przeliczanie prognozy podatku dochodowego
Dopóki nie wprowadzisz rzeczywistej płatności podatku dochodowego za dany okres, prognoza w budżecie podatkowym jest dynamiczna. Oznacza to, że każda zmiana w twoich arkuszach budżetowych (dodanie nowej faktury, modyfikacja planu itp.) automatycznie przelicza na nowo wysokość planowanego podatku dochodowego.
Wszystko zmienia się w momencie, gdy wprowadzisz rzeczywistą płatność na podstawie danych od księgowości. Od tej chwili prognoza na dany okres (miesiąc lub kwartał) jest „zamrażana” i nie jest już automatycznie aktualizowana.
Twoja wprowadzona kwota staje się ostateczną, „twardą” daną, odzwierciedlającą realne zobowiązanie zgłoszone do urzędu skarbowego. W przypadku korekty deklaracji podatkowej możesz jednak tę zamrożoną wartość ręcznie zmodyfikować.
Dodawanie rzeczywistych płatności podatku dochodowego
Gdy twoja księgowość przekaże ci finalną kwotę podatku dochodowego do zapłaty (lub zwrotu) za dany okres, wprowadzasz ją do systemu. Możesz to zrobić na dwa sposoby:
Zamiana planu na płatność rzeczywistą
To najszybsza metoda. W systemowym arkuszu podatkowym odnajdujesz prognozę (płatność planowaną) za dany okres i jednym kliknięciem zamieniasz ją w płatność rzeczywistą, aktualizując kwotę, jeśli różni się od prognozy.
Dodawanie ręczne
Możesz również dodać płatność rzeczywistą za pomocą formularza ręcznego dodawania płatności, wybierając podstawę Podatek dochodowy.
W odróżnieniu od innych podstaw płatności, rzeczywistego podatku dochodowego nie musisz ręcznie łączyć z budżetem. System robi to automatycznie, aktualizując odpowiedni miesiąc w arkuszu Opłat urzędowych przypadających na danych rok.
Różnice w wyliczeniach pomiędzy Budget Studio a księgowością
Amortyzacja i koszty niegotówkowe
Budget Studio, jako narzędzie do zarządzania płynnością, domyślnie nie uwzględnia kosztów niegotówkowych, takich jak amortyzacja. Amortyzacja obniża podstawę opodatkowania, ale nie jest realnym wydatkiem (pieniądze nie wypływają z twojego konta). To jeden z bardzo częstych powód różnic w prognozie podatku dochodowego.
Rekomendacja: Aby twoja prognoza była bardziej precyzyjna, stwórz we wspomnianym wcześniej technicznym arkuszu budżetowym Korekty podatkowe:
- wiersz o przedmiocie transakcji - Amortyzacja.
- Ustaw w nim podstawę płatności - Bez faktury
- Wprowadź w nim miesięczne kwoty odpisów amortyzacyjnych jako obciążenie, ale w ustawieniach wiersza zaznacz opcję Poza cash flow. Dzięki temu:
- Kwota amortyzacji zostanie uwzględniona w prognozie podatku (bo jest księgowana).
- Nie wpłynie ona na prognozę płynności (bo jest poza cash flow).
Pamiętaj, że nazwy takie jak Korekty podatkowe, Amortyzacja to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Podobne podejście można stosować do innych operacji niegotówkowych, które wpływają na wynik podatkowy, np. różnice kursowe (o czym niżej), czy wycena aktywów.
Różnice kursowe
Dla firm prowadzących transakcje w walutach obcych różnice kursowe mogą mieć istotny wpływ na wysokość podatku. Budget Studio celowo nie automatyzuje tego procesu. Jak więc je uwzględnić w obliczeniach i prognozach?
Rekomendacja: Aby Twoja prognoza podatkowa była precyzyjna, uzyskaj od księgowości kwotę różnic kursowych za dany okres i wprowadź ją do wspomnianego technicznego arkusza Korekty podatkowe.
- Utwórz wiersz o przedmiocie transakcji - Różnice kursowe.
- Wprowadź kwotę jako obciążenie (koszt) lub wpływ (przychód).
- Zaznacz opcję Poza cash flow, ponieważ jest to operacja niegotówkowa.
Dzięki temu prognoza podatku uwzględni ten czynnik, nie zaburzając prognozy przepływów pieniężnych.
Pamiętaj, że nazwy takie jak Korekty podatkowe, Różnice kursowe to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Składki ZUS przedsiębiorcy
Dla uproszczenia modelu prognozy, system nie bierze pod uwagę składek ZUS przedsiębiorcy (o ile takie występują). Jest to kolejny istotny czynnik, który może powodować różnice, ponieważ składki te wpływają na podstawę opodatkowania w różny sposób:
- Składki społeczne mogą być zaliczone w koszty uzyskania przychodu lub odliczone bezpośrednio od dochodu.
- Składka zdrowotna, w zależności od formy opodatkowania, może być częściowo odliczana od dochodu, zaliczana w koszty lub w ogóle nie wpływać na wysokość podatku.
Brak automatyzacji w tym zakresie jest świadomą decyzją, aby nie komplikować narzędzia do zarządzania płynnością o złożone kalkulacje kadrowo-płacowe.
Inne przyczyny rozbieżności prognozy i wyliczeń księgowości
Ostateczna kwota podatku wyliczona przez księgowość zazwyczaj będzie się w pewnym stopniu różnić od planu z Budget Studio. Niewielkie odchylenia są naturalne, ale jeśli różnica jest znacząca, warto ją przeanalizować.
Najczęstsze przyczyny rozbieżności to:
- pominięcie oznaczenia księgowane dla planowanych operacji, które powinny być uwzględnione w prognozie,
- rozbieżny z księgowością miesiąc księgowania faktur,
- nierozliczone nadpłaty podatku z okresów poprzedzających rozpoczęcie pracy z aplikacją (np. zwrot podatku za 2024 nie będzie widoczny, jeśli budżet w aplikacji prowadzony jest dopiero od początku 2025 roku),
- błędy po stronie księgowości, które dzięki Budget Studio łatwo namierzyć,
- brak skrupulatności w pracy z aplikacją.
Budget Studio celowo nie automatyzuje złożonych operacji księgowych, aby zachować balans między intuicyjnym narzędziem zarządczym a skomplikowanym systemem księgowym. Do obsługi niestandardowych zdarzeń rekomendujemy użycie wspomnianego “technicznego” arkusza budżetowego, co daje elastyczność w obsłudze wyjątków.
Jak podatek dochodowy wygląda w systemie
Aby na pierwszy rzut oka odróżnić płatności do urzędów, informacje o podatku dochodowym na wszystkich listach płatności mają charakterystyczny, brązowy kolor.
Filtrowanie płatności
Aby szybko odnaleźć wszystkie płatności związane z podatkiem dochodowym, użyj filtra Podstawa płatności, zaznaczając Podatek dochodowy.
Oczywiście możesz łączyć ten filtr z dowolnymi innymi (np. jeśli chcesz odszukać tylko płatności podatku dochodowego z określonego zakresu czasu, możesz zastosować dodatkowo miesiąc budżetu). Więcej o użyciu filtrów czytaj tu →
