Składki ZUS
Prognozowanie i ewidencjonowanie składek ZUS na podstawie ustawień oraz wyników finansowych firmy
Ważna informacja: Automatyczna prognoza składek ZUS działa obecnie dla przedsiębiorców na podatku liniowym, opłacających pełne składki ZUS. Pracujemy nad rozszerzeniem wsparcia o pozostałe formy opodatkowania (skala, ryczałt) i składki preferencyjne.
Ważna informacja: Podstawa płatności Składki ZUS służy do zarządzania składkami ZUS za właścicieli lub wspólników firmy.
Jest ona dostępna dla następujących form działalności, w których to właśnie przedsiębiorcy/wspólnicy są zobowiązani do osobistego opłacania składek na własne ubezpieczenia:
- jednoosobowa działalność gospodarcza
- spółka cywilna
- spółka jawna
- spółka partnerska
Składki ZUS za pracowników – niezależnie od formy prawnej pracodawcy – należy zawsze planować i ewidencjonować w ramach podstaw Umowa o pracę lub Umowa zlecenie.
Czym jest podstawa płatności Składki ZUS
Składki ZUS w Budget Studio to podstawa płatności, która pomaga ci w prosty sposób zarządzać obowiązkowymi składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Działa ona na dwa sposoby:
- Prognozowanie (płatność planowana): Na podstawie twoich ustawień oraz bieżących wyników finansowych firmy system automatycznie prognozuje wysokość przyszłych składek. Pozwala to zaplanować cash flow (płynność finansową), uwzględniając zmienną wysokość składki zdrowotnej.
- Ewidencja (płatność rzeczywista): Gdy twoja księgowość przekaże ci ostateczną wyliczoną kwotę składek za dany miesiąc, wprowadzasz ją do systemu. Ta kwota staje się twardą daną, która zastępuje prognozę i urealnia twój budżet.
Prognoza składek ZUS w Budget Studio jest narzędziem wspierającym zarządzanie finansami firmy i nie zastępuje oficjalnych wyliczeń ani deklaracji ZUS DRA/RCA składanych przez Twoją księgowość. Model prognozy opiera się na uproszczonych założeniach i nie uwzględnia wszystkich specyficznych sytuacji księgowo-prawnych.
Ostateczna kwota składek (płatność rzeczywista) musi być zawsze wyliczona przez księgowość.
Właściwości Składek ZUS w Budget Studio
- Dla kogo? Podstawa jest dostępna dla jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek osobowych (cywilnej, jawnej, partnerskiej).
- Automatyczne planowanie: Nie musisz ręcznie tworzyć planowanych płatności. System prognozuje je sam w specjalnych, systemowych arkuszach budżetu.
- Prognoza zależna od wyniku finansowego: Wysokość prognozowanych składek jest zmienna, ponieważ system na bieżąco szacuje podstawę wymiaru składki zdrowotnej. W tym celu analizuje wszystkie wpływy i obciążenia (zarówno rzeczywiste, jak i planowane), które oznaczyłeś jako księgowane. Każda nowa płatność automatycznie aktualizuje prognozowany wynik firmy, a tym samym – wysokość wysokość szacowanej składki zdrowotnej na dany miesiąc.
- Wpływy i obciążenia: Podstawa pozwala rejestrować zarówno comiesięczne płatności do ZUS (obciążenia), jak i ewentualne zwroty nadpłat (wpływy), np. po rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej.
- Automatyczne terminy płatności: Aplikacja domyślnie ustawia termin płatności składek na 20. dzień miesiąca następującego po miesiącu, którego składka dotyczy.
- Automatyczna aktualizacja: Gdy twoja księgowość przekaże ci ostateczną kwotę składki ZUS, wprowadzasz ją do systemu jako płatność rzeczywistą, wskazując okres. System sam połączy tę płatność z odpowiednim miesiącem we wspomnianym, specjalnym arkuszu budżetu przeznaczonym na podatki i daniny. Proces ten automatycznie aktualizuje twoją prognozę w całym systemie, dając ci pewność, że zawsze pracujesz na najnowszych danych.
Pamiętaj, że aby prognoza składek ZUS była precyzyjna, każdy rzeczywisty przychód i koszt musi zostać przypisany do odpowiedniej pozycji w budżecie. System uwzględnia w kalkulacji podatku tylko płatności powiązane z budżetem.
Jak Budget Studio prognozuje wysokość składek ZUS
Twoje miesięczne zobowiązanie wobec ZUS składa się z dwóch głównych elementów:
- Składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalna, rentowa, wypadkowa) oraz Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Te składki są co do zasady stałe i przewidywalne, ponieważ ich wysokość zależy od ustawień podatkowych firmy.
- Składki na ubezpieczenie zdrowotne, która jest zmienna i bezpośrednio zależna od miesięcznego dochodu Twojej firmy.
To właśnie zmienność składki zdrowotnej stanowi największe wyzwanie w planowaniu firmowego budżetu. Dlatego mechanizm prognozy w Budget Studio koncentruje się przede wszystkim na precyzyjnym oszacowaniu właśnie tej części twoich zobowiązań.
Prognozowanie składek ZUS w Budget Studio następuje w pełni automatycznie. Oznacza to, że nie tworzysz planowanych płatności podatku ręcznie – system robi to za ciebie, analizując wszystkie twoje operacje (zarówno rzeczywiste, jak i planowane) w całym budżecie. Bazuje przy tym na kilku poniższych elementach.
Ustawienia podatkowe firmy
Zanim system zacznie cokolwiek prognozować, musi wiedzieć, jakie składki opłacasz. Te ustawienia znajdziesz w sekcji Twoje konto → Ustawienia → Podatki i daniny. To tam określasz m.in., czy płacisz składkę chorobową.
Okres składkowy i budżety opłat urzędowych
Aby Budget Studio mogło prawidłowo prognozować Twoje składki ZUS, musi najpierw zrozumieć, w jakim horyzoncie czasowym planujesz finanse firmy, a następnie nałożyć na to specyficzne zasady rozliczania składki zdrowotnej. Proces ten przebiega w dwóch kluczowych krokach.
Krok 1. Ustalenie ogólnego horyzontu budżetu
Na początku system analizuje wszystkie twoje arkusze budżetowe (czyli cały budżet), aby określić ogólny zakres czasu, dla którego będzie tworzył prognozy. W tym celu ustala:
- Datę początkową - to najwcześniejszy miesiąc występujący w arkuszach
- Datę końcową - to najdalszy miesiąc znajdujący się w twoich arkuszach, niezależnie od tego, czy jest z przeszłości, czy z przyszłości.
Dla całego okresu między tymi dwiema datami system automatycznie utworzy odpowiednie roczne arkusze na potrzeby prognoz podatkowych. Znajdziesz je w budżecie w folderze System.
Krok 2. Dostosowanie do roku składkowego ZUS
Zgodnie z przepisami roczny okres rozliczeniowy dla składki zdrowotnej nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Trwa on od 1 lutego danego roku do 31 stycznia roku następnego. Dlatego, aby poprawnie zamknąć rozliczenie składki zdrowotnej za, powiedzmy, 2025 rok, system musi uwzględnić dochód/przychód ze stycznia 2026 i zaplanować płatność składki za ten miesiąc.
Zatem jeśli budżet firmy obejmuje jakikolwiek miesiąc roku 2025, system automatycznie utworzy również arkusz opłat urzędowych na rok 2026. Robi to, aby mieć prawidłowe miejsce na zaplanowanie płatności za styczeń 2026, która zamyka "rok składkowy 2025".
Oznaczenie „księgowane”
Wysokość składki zdrowotnej jest bezpośrednio uzależniona od dochodu twojej firmy (dla skali podatkowej i podatku liniowego) lub przychodu (dla ryczałtu ewidencjonowanego).
Tym samym, aby jakakolwiek płatność (wpływ lub obciążenie) została wliczona do prognozy składki ZUS, musi być oznaczona jako księgowana. Jest to podstawowy warunek, który mówi systemowi, że dana transakcja ma znaczenie podatkowe (a tym samym wpływa na składkę ZUS).
- Dla płatności planowanych ustawiasz ją w wierszu budżetu (z możliwością zmiany dla każdej indywidualnej płatności).
- Dla płatności rzeczywistych przełącznik księgowane jest domyślnie włączony w każdej metodzie dodawania płatności (z możliwością zmiany).
Miesiąc księgowania
Kontynuując związek pomiędzy wynikiem firmy a składką ZUS, system musi wiedzieć, do którego okresu rozliczeniowego przypisać daną transakcję, a decyduje o tym właśnie miesiąc księgowania.
- Przy dodawaniu płatności rzeczywistych miesiąc ten jest domyślnie wybierany na podstawie daty sprzedaży z dokumentu, ale możesz go zmienić zgodnie z wytycznymi twojej księgowości.
- Dla płatności planowanych miesiąc księgowania wynika z ustawień wiersza budżetu. Domyślnie jest powiązany z dniem wystawienia z możliwością modyfikacji.
Opcja "księgowane" ma bezpośredni wpływ na wynik prognozy składek ZUS. Aby uniknąć błędów, zalecamy regularne weryfikowanie tych ustawień z księgowością lub porównywanie ich z dokumentami księgowymi (np. w KPiR). Jest to szczególnie ważne, jeśli samodzielnie kwalifikujesz transakcje, nie posiadając wiedzy księgowej.
Pamiętaj, że dla celów podatkowych często liczy się data wykonania usługi, a nie data wystawienia faktury. W przypadku wątpliwości konsultuj z księgowością, który miesiąc jest prawidłowy dla danej transakcji.
Minimalna składka zdrowotna w prognozie
Przepisy narzucają minimalną, obowiązkową wysokość składki zdrowotnej dla przedsiębiorców na podatku liniowym i skali podatkowej. Oznacza to, że nawet w miesiącu z bardzo niskim dochodem lub stratą twoje zobowiązanie wobec ZUS z tego tytułu nie spadnie poniżej ustawowego minimum.
Mechanizm prognozy w Budget Studio uwzględnia tę zasadę, dzięki czemu twoje plany finansowe są bardziej realistyczne, chroniąc Cię przed niespodziewanym wydatkiem.
Obsługa nadpłat i zwrotów składek ZUS
Budget Studio jest przygotowane na sytuację, w której po rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej okaże się, że masz nadpłatę.
- Zwrot po rocznym rozliczeniu: Jeśli z twoich planów i wprowadzonych danych wynika, że roczna składka zdrowotna będzie niższa niż suma wpłaconych zaliczek, system zaplanuje zwrot nadpłaty.
- Termin zwrotu: Prognozowany zwrot zostanie automatycznie umieszczony w systemowym arkuszu w maju kolejnego roku z terminem płatności wypadającym w czerwcu. Jest to realistyczny, bezpieczny termin, uwzględniający czas na złożenie wniosku i realizację zwrotu przez ZUS. Datę tę możesz jednak ręcznie zmodyfikować.
Pamiętaj, że to tylko prognoza. Gdy otrzymasz faktyczny zwrot, wprowadzasz go jako rzeczywisty wpływ, który nadpisze systemową prognozę.
Obsługa w przypadku niedopłaty składek ZUS
Jeśli po rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej okaże się, że suma wpłaconych w trakcie roku składek jest zbyt niska i musisz dokonać dopłaty, z łatwością zewidencjonujesz tę płatność w aplikacji. Podobnie jak w przypadku podatków, dla tego typu operacji rekomendujemy użycie dedykowanego, „technicznego” arkusza budżetowego.
- Jeśli jeszcze go nie masz, utwórz nowy arkusz i nazwij go np. Korekty ZUS i podatków.
- Utwórz w nim odpowiedni wiersz, wybierając:
- Podstawa płatności - Bez faktury
- Przedmiot transakcji - Niedopłata ZUS
- Kontrahent - Zakład Ubezpieczeń Społecznych
- Dodaj płatność planowaną w miesiącu budżetowym kwiecień na kwotę wyliczoną przez księgowość.
- Ustaw dzień płatności na termin zgodny z przepisami (zwykle do 20. maja).
- Po opłaceniu jednym kliknięciem zamień ją na płatność rzeczywistą.
Pamiętaj, że nazwy takie jak Korekty ZUS i podatków, Niedopłata składki zdrowotnej czy sugerowane okresy to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Dzięki temu twoja prognoza cash flow zostanie poprawnie zaktualizowana o ten wydatek i będziesz mieć pewność, że budżet uwzględnia wszystkie zobowiązania wobec ZUS.
Przeliczanie prognozy składek ZUS
Dopóki nie wprowadzisz rzeczywistej płatności składek ZUS za dany miesiąc, prognoza w budżecie podatkowym jest dynamiczna. Oznacza to, że każda zmiana w twoich arkuszach budżetowych (dodanie nowej faktury, modyfikacja planu itp.) automatycznie przelicza na nowo wysokość planowanych składek ZUS.
Wszystko zmienia się w momencie, gdy wprowadzisz rzeczywistą płatność na podstawie danych od księgowości. Od tej chwili prognoza na dany miesiąc jest „zamrażana” i nie jest już automatycznie aktualizowana.
Twoja wprowadzona kwota staje się ostateczną, „twardą” daną, odzwierciedlającą realne zobowiązanie zgłoszone do ZUS. W przypadku korekty możesz jednak tę zamrożoną wartość ręcznie zmodyfikować.
Dodawanie rzeczywistych płatności składek ZUS
Gdy Twoja księgowość przekaże ci wyliczoną kwotę składek do zapłaty, wprowadzasz ją do systemu. Możesz to zrobić na dwa sposoby:
Zamiana planu na płatność rzeczywistą
To najszybsza metoda. W systemowym arkuszu podatkowym odnajdujesz prognozę (płatność planowaną) za dany okres i jednym kliknięciem zamieniasz ją w płatność rzeczywistą, aktualizując kwotę, jeśli różni się od prognozy.
Dodawanie ręczne
Możesz również dodać płatność rzeczywistą za pomocą formularza ręcznego dodawania płatności, wybierając podstawę Składki ZUS.
W odróżnieniu od innych podstaw płatności, rzeczywistych składek ZUS nie musisz ręcznie łączyć z budżetem. System robi to automatycznie, aktualizując odpowiedni miesiąc w arkuszu Opłat urzędowych przypadających na danych rok.
Różnice w wyliczeniach pomiędzy Budget Studio a ZUS
Nawet przy starannej konfiguracji, prognoza składek ZUS w aplikacji może różnić się od ostatecznej kwoty wyliczonej przez księgowość. Jest to naturalne i wynika z faktu, że wysokość składki zdrowotnej bezpośrednio zależy od wyniku finansowego firmy (dochodu lub przychodu).
Oznacza to, że wszystkie czynniki, które powodują różnice między wynikiem prognozowanym w Budget Studio a tym oficjalnie wyliczonym przez księgowość, wpłyną zarówno na prognozę podatku dochodowego, jak i na prognozę składek ZUS. Czynniki te to m.in.
- amortyzacja i koszty niegotówkowe,
- różnice kursowe,
- pominięcie oznaczenia księgowane dla planowanych operacji, które powinny być uwzględnione w prognozie,
- rozbieżny z księgowością miesiąc księgowania faktur.
Zostały one szczegółowo opisane w artykule dotyczącym Podatku dochodowego. Aby nie powielać tych informacji, zachęcamy do zapoznania się z sekcją Różnice w wyliczeniach pomiędzy Budget Studio a księgowością we wspomnianym artykule. Znajdziesz tam praktyczne wskazówki, jak urealnić prognozę wyniku finansowego, co bezpośrednio przełoży się na dokładność prognozy składek ZUS.
Jak składki ZUS wyglądają w systemie
Aby na pierwszy rzut oka odróżnić płatności do urzędów, informacje o składkach ZUS na wszystkich listach płatności mają charakterystyczny, brązowy kolor.
Filtrowanie płatności
Aby szybko odnaleźć wszystkie płatności związane ze składkami ZUS, użyj filtra podstawa płatności, zaznaczając ZUS - działalność gospodarcza.
Oczywiście możesz łączyć ten filtr z dowolnymi innymi (np. jeśli chcesz odszukać tylko płatności składek ZUS z konkretnego okresu, możesz zastosować dodatkowo miesiąc budżetu). Więcej o użyciu filtrów czytaj tu →
