Status aktualności
Status aktualności to mechanizm wskazujący płatności, którymi trzeba się zająć, gdyż ich dane stały się niewiarygodne.
Wskaźnik wiarygodności twoich danych
Aby twoje prognozy finansowe były zawsze wiarygodne, Budget Studio automatycznie monitoruje status aktualności każdej płatności. To wewnętrzny mechanizm, który alarmuje cię, gdy któraś z zaplanowanych lub wprowadzonych operacji wymaga uwagi. Utrzymywanie płatności w stanie aktualnym jest kluczowe, ponieważ nieaktualne dane mogą zaburzyć rzetelność prognoz, zwłaszcza cash flow (płynność).
Regularne przeglądanie i aktualizowanie tych płatności to podstawowy element cotygodniowego dbania o porządek w finansach firmy.
Płatności aktualne
Za płatności aktualne system uznaje wszystkie płatności, które nie wymagają naszej dodatkowej uwagi. Są to:
- opłacone płatności rzeczywiste,
- nieopłacone płatności rzeczywiste, których dzień realnej płatności jeszcze nie minął,
- Płatności planowane, w których żaden z terminów nie został jeszcze przekroczony (np. dzień wystawienia, dzień płatności, dzień realnej płatności).
Płatności nieaktualne
Płatności zmieniają status na nieaktualne, gdy Budget Studio zauważa, że wymagają ona naszej uwagi. Są to:
- Płatności planowane, w których minął dowolnej z jej terminów (dzień wystawienia, dzień płatności lub dzień realnej płatności,
- nieopłacone płatności rzeczywiste, w których minął dzień realnej płatności.
Co to oznacza w praktyce i co z tym zrobić?
Jeśli płatność planowana jest nieaktualna, może to oznaczać, że faktura nie została wystawiona w terminie lub została wystawiona, ale informacja o tym nie trafiła do systemu. Aby przywrócić aktualność, możesz:
- zmodyfikować planowany dzień wystawienia na przyszłość (wraz z dniem płatności i dniem realnej płatności),
- przesunąć całą kwotę w budżecie, z którego pochodzi ten plan, na inny miesiąc (to automatycznie zaktualizuje wszystkie daty),
- Połączyć ją z płatnością rzeczywistą, jeśli taka pojawiła się w międzyczasie w firmie,
- całkowicie ją usunąć, jeśli transakcja ostatecznie nie dojdzie do skutku.
Jeśli płatność rzeczywista stała się nieaktualna, oznacza to, że najprawdopodobniej płatność nie została zapłacona w zaplanowanym terminie lub że została opłacona, ale informacja o tym nie trafiła do systemu. Masz dwie opcje, aby przywrócić jej aktualność:
- zaktualizuj dzień realnej płatności na przyszłą, prawdopodobną datę albo
- oznacz płatność jako zapłaconą.
Identyfikacja wizualna płatności nieaktualnych
Budget Studio dba o to, by żadna nieaktualna płatność nie umknęła twojej uwadze. Przy nieaktualnej płatności pojawia się charakterystyczna czerwona kuleczka
Gdy płatności są prezentowane w formie listy, w kolumnie Status aktualności pojawia się informacja Nieaktualne. Możesz je łatwo odszukać w całym systemie za pomocą stosownego filtru
Płatność przeterminowana a nieaktualna to nie to samo
Warto pamiętać, że płatność przeterminowana nie jest tożsama z płatnością nieaktualną. Te dwie cechy odnoszą się do różnych dat i służą innym celom:
- Etap "po terminie płatności" odnosi się do oficjalnego terminu płatności z faktury lub rachunku. Informuje cię, że twój kontrahent nie uregulował należności na czas (lub ty nie opłaciłeś zobowiązania).
- Status nieaktualna odnosi się do ustawionego przez ciebie dnia realnej płatności, czyli twojej prognozy, kiedy pieniądze faktycznie wpłyną lub opuszczą konto. Widok cash flow (płynności) jest generowany na podstawie właśnie tej daty.
Przykładowo:
- 1 lipca otrzymałeś fakturę z terminem płatności na 10 lipca i dodałeś ją do systemu.
- Do 15 lipca jeszcze jej nie opłaciłeś, zatem faktura jest już po terminie płatności. Z góry założyłeś, że opłacisz ją dopiero 25 lipca, dlatego ustawiłeś dzień realnej płatności właśnie na tę, przyszłą datę.
- W cash flow (płynności) obciążenie za tę fakturę zostanie ustawiona na 25 lipca.
Taka płatność jest wciąż aktualna, ponieważ ustawiona przez ciebie data realnej płatności jeszcze nie nadeszła. To kluczowe rozróżnienie pozwala ci świadomie zarządzać płynnością, jednocześnie nie tracąc z oczu formalnych terminów.
Porównanie możliwych kombinacji etapów płatności oraz statusów aktualności
Status aktualności / Etap płatności | Co to oznacza |
Aktualna / Planowana | To twój plan na przyszłość (np. spodziewany wpływ lub obciążenie). Wszystkie zaplanowane daty są jeszcze przed tobą, więc system uznaje tę prognozę za wiarygodną. |
Aktualna / Niewymagana | Masz już w systemie rzeczywistą płatność (np. fakturę), ale jej termin płatności jeszcze nie minął. Twoja prognoza zapłaty (dzień realnej płatności) również jest w przyszłości. |
Aktualna / Po terminie płatności | Oficjalny termin płatności płatności rzeczywistej już minął, ale świadomie ustawiłeś przyszły dzień realnej płatności. Twoja prognoza płynności (cash flow) jest nadal wiarygodna. |
Aktualna / Opłacona | Płatność rzeczywista została uregulowana i oznaczona jako zapłacona. Sprawa jest zamknięta i nie wymaga już twojej uwagi. Opłacone płatności zawsze są aktualne. |
🔴 Nieaktualna / Planowana | Twój plan się zdezaktualizował. Minął termin, w którym spodziewałeś się np. wystawienia faktury, ale do systemu nie trafiła stosowna płatność rzeczywista. Prognoza wymaga twojej interwencji. |
🔴 Nieaktualna / Niewymagana | Masz rzeczywistą płatność, dla której termin płatności jeszcze nie minął, ale przekroczyłeś własną, zaplanowaną datę zapłaty. Twoja prognoza cash flow (płynności) jest już nieprawidłowa. |
🔴 Nieaktualna / Po terminie płatności | Płatność rzeczywista jest przeterminowana podwójnie. Minął zarówno oficjalny termin płatności, jak i zaplanowany przez ciebie dzień realnej płatności. Wymaga natychmiastowej uwagi. |