Kolumna: Sekcja
Możesz użyć sekcji budżetu, aby grupować powiązane wiersze. Uporządkuje to finanse i zyskasz czytelne podsumowania i analizy rentowność danych obszarów firmy.
Sekcja w arkuszu budżetu
W arkuszu budżetu możesz grupować powiązane tematycznie wiersze (czyli przedmioty transakcji) w sekcje. Działa to jak tworzenie nagłówków lub podrozdziałów w dokumencie – wprowadza porządek i ułatwia zrozumienie struktury twoich finansów w danym obszarze.
Kolumna sekcja (trzecia od lewej w arkuszu) pokazuje, do której grupy należy dany wiersz. Używanie sekcji jest opcjonalne, ale bardzo pomocne w dużych arkuszach, gdzie chcesz widzieć sumy pośrednie dla określonych grup kosztów lub przychodów.
Rola sekcji w analizie finansowej
Każda płatność, zarówno planowana, jak i rzeczywista, przypisana do wiersza należącego do sekcji, automatycznie przejmuje jej nazwę jako swoją cechę.
Dzięki temu zyskujesz dodatkowy poziom analizy. Podobnie jak inne elementy Bibliotek w Budget Studio, raz zdefiniowana sekcja może być używana w wielu różnych arkuszach budżetu.
To daje potężne możliwości w module Rentowność. Możesz grupować dane nie tylko po pojedynczych arkuszach czy przedmiotach transakcji, ale również zbiorczo po sekcjach. Pozwala to analizować całe grupy obciążeń lub wpływów pochodzące z różnych miejsc w budżecie.
Załóżmy, że prowadzisz trzy biura i dla każdego masz osobny arkusz budżetu: Biuro Warszawa, Biuro Kraków i Biuro Wrocław.
W każdym z tych arkuszy używasz tej samej, raz zdefiniowanej sekcji o nazwie Koszty administracyjne, która grupuje wiersze takie jak Wynajem biura, Media czy Sprzątanie.
W module Rentowność, gdy pogrupujesz dane według sekcji, zobaczysz jeden zbiorczy wynik dla wszystkich pozycji Koszty administracyjne, sumujący dane ze wszystkich trzech lokalizacji. Pozwoli ci to natychmiast ocenić, ile łącznie kosztuje cię administracja w całej firmie.
Pamiętaj, że takie nazwy jak Biuro Warszawa, Biuro Kraków, Biuro Wrocław, Koszty biura, Wynajem, Media, Sprzątanie to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Różnica między sekcją a przedmiotem transakcji
Choć oba te elementy służą do porządkowania danych w arkuszu, działają na innych poziomach szczegółowości. Zrozumienie tej różnicy jest istotne dla prawidłowej budowy budżetu.
- Sekcja to grupa wierszy. To nadrzędny element, który działa jak “spinacz”. Służy do grupowania wielu powiązanych tematycznie przedmiotów transakcji, aby nadać arkuszowi czytelną strukturę i zobaczyć sumy pośrednie (np. Biuro).
- Przedmiot transakcji to pojedynczy wiersz. Jest to najbardziej szczegółowa etykieta, która precyzyjnie określa, czego dotyczą płatności w nim zawarte (np. Wynajem biura).
W arkuszu Koszty administracyjne możesz stworzyć sekcję o nazwie Biuro, która będzie łączyć wiersze opisane przedmiotami transakcji:
- Wynajem biura
- Ubezpieczenie biura
- Sprzątanie biura
Pamiętaj, że takie nazwy jak Koszty administracyjne, Biuro, Wynajem biura, Ubezpieczenie biura, Sprzątanie biura to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Dodawanie i wybieranie sekcji w wierszu
Gdy tworzysz nowy wiersz lub chcesz przypisać istniejący do sekcji:
Otwórz listę wszystkich sekcji
Kliknij dwukrotnie komórkę w kolumnie sekcja (lub zaznacz ją i wciśnij Enter). Pojawi się rozwijana lista wszystkich sekcji kiedykolwiek używanych przez ciebie w systemie.
Wybierz istniejącą
Jeśli szukana sekcja jest na liście, po prostu ją kliknij. Jeśli jej nie widzisz (lub lista jest długa), zacznij wpisywać fragment jej nazwy. Lista zostanie odfiltrowana.
... lub dodaj nową
Gdy system nie znajdzie wpisywanej przez ciebie nazwy na liście, wyświetli opcję dodaj. Kliknij ją (lub wciśnij Enter).
Nowa sekcja zostanie automatycznie zapisana w twojej Bibliotece i przypisana do tego wiersza.
Usuwanie sekcji z wiersza
Używanie sekcji jest opcjonalne, więc w każdej chwili możesz usunąć jej przypisanie z dowolnego wiersza. Spowoduje to jedynie "odpięcie" wiersza od sekcji, ale nie usunie samej sekcji z Biblioteki. Aby to zrobić:
- Kliknij jeden raz komórkę w kolumnie sekcja, aby ją zaznaczyć (nie klikaj podwójnie, aby nie wchodzić w tryb edycji).
- Naciśnij klawisz
Backspace. Otworzy się lista sekcji, ale żadna pozycja nie będzie już wybrana.
- Naciśnij klawisz
Enter, aby zatwierdzić ten pusty wybór i zamknąć listę.
Komórka sekcja dla tego wiersza będzie teraz pusta.
Ważne: Usunięcie sekcji z wiersza automatycznie usuwa cechę sekcja ze wszystkich powiązanych z nim płatności - zarówno planowanych, jak i rzeczywistych.
Zarządzanie wszystkimi sekcjami w bibliotece
Sekcje, podobnie jak przedmioty transakcji czy kontrahenci, należą do globalnej Biblioteki Budget Studio. Oznacza to, że zarządzasz nimi w jednym, centralnym miejscu, a następnie możesz ich używać w wielu różnych arkuszach budżetu. To właśnie w Bibliotece odbywa się pełne zarządzanie listą sekcji - m.in. dodawanie nowych, zmiana ich nazw, usuwanie czy łączenie duplikatów.
Jak szybko przejść do Biblioteki?
Z poziomu arkusza budżetu najwygodniejszym sposobem jest skrót dostępny bezpośrednio na liście wyboru sekcji:
- W dowolnym wierszu kliknij pole w kolumnie sekcja, aby rozwinąć listę.
- Na samym dole listy znajdziesz przycisk Edycja sekcji. Kliknij go, a system przeniesie cię bezpośrednio do globalnego modułu zarządzania Biblioteką sekcji.
Możesz również wejść do Biblioteki przez główne menu: Twoje konto → Biblioteka → Sekcje.
Sortowanie wierszy po sekcji
Możesz łatwo posortować wszystkie wiersze w arkuszu według nazwy sekcji, do której należą.
- Kliknij nagłówek kolumny sekcja, aby posortować wiersze alfabetycznie (A-Z).
- Kliknij ponownie, aby posortować je w odwrotnej kolejności (Z-A).
Ta kolejność sortowania ma wpływ na to, w jakim porządku wyświetlą się sekcje po włączeniu wizualnego podziału (opis poniżej).
Wizualny podział na sekcje
Aby szybko uporządkować widok arkusza i zobaczyć sumy pośrednie dla poszczególnych grup tematycznych, użyj przełącznika sekcje znajdującego się nad tabelą.
Po włączeniu przełącznika sekcje:
- wiersze zostaną wizualnie zebrane pod nagłówkami odpowiadających im sekcji,
- pojawią się sumy pośrednie dla każdej sekcji, co ułatwia szybką analizę wyników dla poszczególnych grup wpływów lub obciążeń.
Porada: Kontroluj kolejność sekcji
Kolejność, w jakiej wyświetlają się sekcje po włączeniu przełącznika sekcje, zależy od sortowania ustawionego, zanim włączyłeś ten widok. Sortowanie kolumny sekcja, gdy wizualny podział jest już włączony, nie zmieni ich kolejności.
Jeśli chcesz zmienić kolejność wyświetlanych sekcji:
- wyłącz przełącznik sekcje,
- kliknij nagłówek kolumny sekcja, aby posortować ją A-Z lub Z-A,
- włącz przełącznik sekcje ponownie - układ sekcji zostanie zaktualizowany.
Łączenie wizualnego podziału na sekcje z grupowaniem analitycznym
Wizualny podział za pomocą przełącznika sekcje to funkcja niezależna od głównego mechanizmu grupowania (analitycznego), dostępnego w menu Grupuj wiersze wg.
Co więcej, możesz używać obu tych funkcji jednocześnie, aby uzyskać jeszcze bardziej szczegółowy widok danych!
Załóżmy, że chcesz zobaczyć w ramach każdej sekcji osobne podsumowania dla wpływów i obciążeń.
- Włącz przełącznik sekcje – wiersze zostaną wizualnie zebrane pod nagłówkami sekcji (np. Projekt landingpage, Wdrożenie landingpage), a dla każdej z nich pojawi się suma pośrednia.
- Następnie, w menu Grupuj wiersze wg, wybierz opcję rodzaj.
Rezultat: Wewnątrz każdej sekcji (powstałej z wizualnego podziału) pojawią się dodatkowe podgrupy: wpływy i obciążenia, każda z własną sumą pośrednią. Zyskujesz w ten sposób niezwykle precyzja obraz struktury finansowej w każdym obszarze. Pamiętaj, że takie nazwy jak Projekt landingpage, Wdrożenie landingpage to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
