Jak powstaje prognoza cash flow?
Poznaj sześć zasad, według których Budget Studio generuje prognozę płynności finansowej na podstawie płatności rzeczywistych i planowanych.
Zasady liczenia cash flow w Budget Studio
Skoro wiesz już, czym jest prognoza cash flow i dlaczego różni się od wyniku finansowego, czas przyjrzeć się, jak Budget Studio ją tworzy. Aby twoja prognoza płynności była zawsze wiarygodna, Budget Studio stosuje zestaw konkretnych kryteriów. Decydują one o tym, czy płatność powinna pojawić się na osi czasu twoich przyszłych finansów.
Zrozumienie poniższych sześciu zasad to klucz do pełnego zaufania danym, które widzisz na ekranie.
Zasada 1: Płatność musi być połączona z budżetem
To pierwszy i najważniejszy warunek. Gdy dodajesz do systemu nową płatność rzeczywistą (np. fakturę kosztową), trafia ona najpierw do "poczekalni". W zależności od metody dodawania może to być lista Do weryfikacji (jeśli wymaga sprawdzenia, np. po skanowaniu OCR) lub od razu lista Do połączenia.
Dopóki płatność znajduje się na którejkolwiek z tych list, pozostaje niewidoczna dla prognozy cash flow, a także dla budżetu i wyliczeń rentowności.
Płatność pojawi się w analizie płynności dopiero wtedy, gdy przypiszesz ją do konkretnego miejsca w budżecie. Dzięki temu masz pewność, że w twojej prognozie nie ma przypadkowych, "anonimowych" kwot bez kontekstu biznesowego.
Zasada 2: Przełącznik W cash flow musi być włączony
Każda płatność w Budget Studio posiada specjalne ustawienie: przełącznik W cash flow.
Domyślnie jest on zawsze włączony, co oznacza, że system traktuje daną płatność jako realny ruch pieniądza. Możesz go jednak wyłączyć, aby świadomie pominąć w prognozie te operacje, które nie wpływają na stan twojego konta bankowego.
Kiedy warto wyłączyć ten przełącznik?
- Amortyzacja: Jeśli wpisujesz w budżet obciążenia związane z amortyzacją, aby poprawnie wyliczyć podatek dochodowy, wyłącz dla nich tę opcję. Amortyzacja to koszt księgowy, a nie fizyczny wypływ gotówki z konta.
- Płatności z prywatnych środków: Jeśli opłaciłeś firmowe obciążenie z prywatnego konta, ale chcesz ująć je w kosztach projektu, również wyłącz tę opcję. Pieniądze nie wypłynęły z konta firmowego, więc nie powinny pomniejszać jego prognozowanego salda.
Dla płatności planowanych
Decydujesz o tym w arkuszu budżetu. Włącz przełącznik Ustawienia planowanych płatności (znajdziesz go nad wykresem), aby odkryć ukrytą kolumnę W cash flow. Ustawienie wybrane w wierszu automatycznie nada ten status wszystkim planowanym w nim płatnościom.
Dla płatności rzeczywistych
Zmieniasz ustawienie bezpośrednio na karcie płatności.
Zasada 3: Zakres dat i saldo startowe
Prognoza cash flow zawsze dotyczy określonego wycinka czasu. Ty decydujesz, jaki okres chcesz poddać analizie, ustawiając odpowiedni zakres dat (lub pozwalając, aby Budget Studio ustawiło go dla ciebie automatycznie).
System rysuje wykres płynności i wyświetla listę płatności z tego okresu, biorąc pod uwagę dwa główne elementy:
Dzień realnej płatności
System umieszcza wpływy i obciążenia na osi czasu zgodnie z ich datą realnej płatności (czyli datą, w której zgodnie z twoją wiedzą lub planami pieniądze faktycznie mają pojawić się na koncie lub z niego zejść).
Saldo startowe
To stan twoich środków przed rozpoczęciem pierwszego dnia wybranego zakresu dat (czyli saldo na koniec dnia poprzedzającego). Jest to punkt wyjścia dla całej prognozy. System zakłada, że na początku analizowanego okresu twoje konto nie jest puste, lecz posiada określoną kwotę, do której będą dodawane wpływy i od której odejmowane będą obciążenia.
Ważne: Saldo startowe a konto VAT (Split Payment)
W obecnej wersji moduł Cash flow prezentuje zbiorczą płynność i nie rozdziela środków na rachunek bieżący i rachunek VAT.
- Jeśli chcesz analizować pełną dostępność gotówki, w polu Saldo startowe wpisz sumę środków ze wszystkich kont.
- Jeśli chcesz analizować tylko środki operacyjne, wpisz kwotę pomniejszoną o środki zablokowane na koncie VAT.
Zasada 4: Płatności opłacone powinny być ukryte
Najważniejszą rolą modułu Cash flow jest przewidywanie przyszłości. W tym podejściu analizujesz tylko płatności, które dopiero mają zasilić lub obciążyć firmowe konto. Tym samym nie powinieneś w tym zestawieniu ujmować płatności już opłaconych.
Dlaczego? Ponieważ ich wpływ na finanse jest już uwzględniony w kwocie, którą wpisujesz w polu Saldo startowe (czyli w aktualnym stanie twojego konta). Gdyby system nadal je wyświetlał, policzyłby opłacone płatności podwójnie (raz w saldzie, drugi raz na osi czasu).
Dlatego, aby prognoza przyszłego stanu konta była rzetelna, w panelu filtrów Etap płatności opcja Opłacone powinna być zazwyczaj odznaczona.
Wyjątek: Analiza przepływów Technicznie system pozwala wyświetlić płatności opłacone w module Cash flow. Ma to sens w sytuacji, gdy chcesz przeanalizować samą dynamikę i historię ruchów pieniądza, niezależnie od stanu konta bankowego. Włączenie tej opcji pozwala spojrzeć na finanse szerzej – analizując przeszłość lub łącząc obie perspektywy (zrealizowaną i planowaną) w jeden obraz przepływów.
Zasada 5: W cash flow liczy się kwota brutto
Twoje konto bankowe "nie widzi" podziału na kwotę netto i podatek VAT – widzi tylko pełną kwotę przelewu. Dlatego prognoza płynności w Budget Studio zawsze operuje wartościami brutto.
Niezależnie od tego, czy wystawiasz fakturę (wpływ), czy opłacasz rachunek za prąd (obciążenie), system na osi czasu cash flow uwzględnia pełną kwotę transakcji wraz z podatkiem VAT. Dzięki temu prognoza odzwierciedla realny stan środków, jakimi będziesz dysponować na koncie.
Wskazówka: Sam podatek VAT (podobnie jak podatek dochodowy i składki ZUS), który musisz odprowadzić do urzędu (lub który urząd zwróci tobie), jest w Budget Studio traktowany jako osobna płatność podatkowa, również uwzględniana w prognozie.
Zasada 6: Poprawne ustawienia wiersza budżetowego
Twoja prognoza jest tak dokładna, jak dane, które do niej wprowadzisz. W przypadku płatności planowanych (twoich prognoz na przyszłość), wszystko zależy od tego, jak skonfigurujesz wiersze w arkuszach budżetu. To tam decydujesz o cechach przyszłych wpływów i obciążeń.
Jeśli te ustawienia będą błędne, system wygeneruje mylny obraz przyszłości. Zwróć szczególną uwagę na:
- Podstawę płatności: Jeśli dla stałej opłaty (jedna faktura w miesiącu) pomyłkowo ustawisz opcję "worek", system zamiast jednej płatności wygeneruje kilka mniejszych, co zaburzy czytelność prognozy.
- Terminy (dzień wystawienia i dni na płatność): Błędne ustawienie dnia wystawienia lub terminu płatności sprawi, że wydatki pojawią się na osi czasu w złym momencie. Może to dać fałszywy obraz luki w płynności lub nadwyżki.
- Stawkę VAT: Pomyłka w stawce VAT spowoduje błędne wyliczenie kwoty brutto. Pamiętaj, że w cash flow operujemy kwotami brutto (tym, co realnie schodzi z konta), więc ten parametr jest kluczowy.
- Ustawienie W cash flow: Pamiętaj o wspomnianej już Zasadzie 2. – jeśli przez pomyłkę wyłączysz tę opcję w wierszu budżetu, wszystkie wynikające z niego płatności znikną z prognozy płynności, nawet jeśli pozostałe dane będą poprawne.
Podsumowanie: kompletny obraz finansów
Gdy twoje płatności spełniają powyższe pięć zasad, Budget Studio może połączyć dwa światy w jeden spójny widok:
- płatności rzeczywiste – czyli twarde dane potwierdzone dokumentami, umowami lub innymi realnymi zobowiązaniami (np. płatności bez faktury),
- płatności planowane – czyli twoje przewidywania wynikające z budżetu.
Przestrzeganie tych reguł gwarantuje, że te dwa elementy idealnie się uzupełniają. Dzięki temu twoja prognoza cash flow nie jest tylko teoretycznym wykresem, ale precyzyjnym narzędziem, które daje ci realną kontrolę nad przyszłą płynnością finansową firmy.