Kolumna: Podstawa płatności
Rola i zasady działania kolumny Podstawa płatności w arkuszu budżetu, w tym opis dostępnych typów oraz sposoby jej wyświetlania i zmiany.
Czym jest podstawa płatności w arkuszu budżetu?
W Budget Studio każda płatność ma swoje formalne źródło, które nazywamy podstawą płatności. Mówiąc prościej, jest to rodzaj dokumentu (np. faktura), umowy (np. umowa o pracę) lub innego zobowiązania (np. opłata bankowa), który stanowi formalną podstawę dla przepływu pieniędzy – zarówno tego już zrealizowanego, jak i dopiero planowanego.
W kontekście arkusza budżetu podstawa płatności to jedno z najważniejszych ustawień dla każdego wiersza. Pomyśl o niej jak o "typie" lub "szablonie" płatności - to ona określa, jakiego rodzaju płatności system ma się spodziewać w całym wierszu.
Kluczowa zasada: Jedna podstawa płatności dla całego wiersza
Wszystkie płatności w danym wierszu (zarówno planowane, jak i rzeczywiste) muszą mieć tę samą podstawę płatności. Oznacza to, że nie możesz w jednym wierszu mieszać np. płatności typu faktura z płatnościami typu umowa o pracę.
Niesie to następujące konsekwencje:
- Podstawa jest przypisana do całego wiersza, a nie do pojedynczej płatności (nie można jej zmienić indywidualnie dla jednej płatności w tym wierszu).
- Możesz dowolnie zmieniać podstawę wiersza, dopóki znajdują się w nim tylko płatności planowane (np. z faktura na umowa o dzieło).
- Możliwość zmiany jest blokowana po dodaniu do wiersza pierwszej płatności rzeczywistej.
System robi to automatycznie, aby zapewnić spójność danych i zagwarantować, że do wiersza nie trafią już płatności innego typu.
Rola podstawy płatności w wierszu arkusza
Ustawienie tej kolumny bezpośrednio wpływa na to, jak system interpretuje kwoty wpisywane w miesięcznych komórkach danego wiersza. Spełnia ona trzy główne funkcje:
- Funkcja automatyzująca: Mówi systemowi, jak ma przetworzyć kwotę wpisaną przez ciebie w komórce miesięcznej na płatności planowane. Na przykład:
- Czy ma wygenerować z niej jedną płatność planowaną (jak przy fakturze)?
- Czy ma ją automatycznie podzielić na kilka płatności planowanych i obliczyć ich składowe (jak przy umowie o pracę, która generuje osobne płatności dla pracownika, ZUS i US)?
- Funkcja porządkująca: Wprowadza w arkuszu formalny porządek. Wymusza przypisanie każdego wiersza do konkretnego typu zobowiązania (np. faktura, umowa), co od razu kategoryzuje wszystkie planowane wpływy i obciążenia według ich źródła.
- Funkcja informacyjna: Na pierwszy rzut oka wiesz, jakiego rodzaju transakcji (np. faktur, umów o dzieło) dotyczy dany wiersz budżetowy.
Dostępne podstawy płatności w wierszu budżetu
System został zaprojektowany tak, aby odzwierciedlać realia prowadzenia firmy w Polsce. Dlatego wyróżniamy w nim następujące podstawy płatności:
Podstawa płatności | Opis | Liczba płatności z komórki miesiąca |
Najczęstsza forma rozliczeń biznesowych | 1 - dla lub od kontrahenta | |
Występuje tylko dla planów. Gdy nie wiesz, ile dokładnie faktur otrzymasz (lub wykonasz ) w miesiącu | Od 4 do 6 płatności podzielonych na każdy tydzień miesiąca | |
Operacja finansowa, dla której nie masz oficjalnej faktury | 1 - dla lub od kontrahenta | |
Występuje tylko dla planów. Gdy nie wiesz, ile dokładnie płatności bez faktur otrzymasz (lub wykonasz) w miesiącu | Od 4 do 6 płatności podzielonych na każdy tydzień miesiąca | |
Zobowiązanie za wykonanie konkretnego dzieła | 2 - dla twórcy oraz podatek do Urzędu Skarbowego. | |
Zobowiązaniem do starannego wykonywania określonych czynności | 3 - dla zleceniobiorcy, Urzędu Skarbowego oraz ZUS. | |
Sformalizowane zatrudnienie pracownika | 3 - dla pracownika, Urzędu Skarbowego oraz ZUS. |
Lista powyżej dotyczy podstaw płatności, które możesz samodzielnie wybrać i skonfigurować w wierszach budżetu.
Oprócz nich, w systemie istnieją również podstawy podatkowe (np. podatek VAT, podatek dochodowy). Są one zarezerwowane dla automatycznych arkuszy systemowych służących do prognozowania wysokości podatków i danin państwowych.
Więcej informacji o wszystkich podstawa płatności znajdziesz w dedykowanym artykule →
Jak wyświetlić kolumnę podstawa płatności?
Kolumna podstawa płatności należy do grupy ustawień planowanych płatności w wierszu. Ustawienia te odpowiadają za to, w jaki sposób kwota wpisana przez ciebie w komórkach miesięcznych jest zamieniana na płatności planowane (oraz jakie cechy te płatności otrzymają).
Domyślnie kolumna ta jest ukryta (wraz z resztą tego typu kolumn), aby widok arkusza był jak najprostszy. Aby ją wyświetlić, włącz przełącznik Ustawienia planowanych płatności, który znajdziesz nad wykresem, tuż obok przełącznika Sekcje.
Widok arkusza rozszerzy się o kolumny konfiguracyjne. Podstawa płatności jest pierwsza kolumną w tej grupie.
Jaką podstawę płatności otrzymują nowe wiersze?
Gdy tworzysz nowy wiersz, system automatycznie wstawia do niego kontrahenta domyślnego. W konsekwencji podstawa płatności dla nowego wiersza jest również ustawiana automatycznie - system pobiera ją bezpośrednio z ustawień tego właśnie kontrahenta.
Jak zmienić podstawę płatności w wierszu?
Jeśli automatycznie ustawiona podstawa płatności (pobrana z kontrahenta domyślnego) nie jest zgodna z twoją intencją, od razu zmień to ustawienie, aby pasowało do faktycznego przeznaczenia tego wiersza.
Ważne: Podstawę płatności w wierszu możesz dowolnie zmieniać tylko do momentu, gdy nie jest do niego przypisana żadna płatność rzeczywista.
Gdy tylko połączysz z wierszem choćby jedną płatność rzeczywistą (np. fakturę), jego podstawa płatności zostaje trwale zablokowana. System nie pozwoli jej zmienić, aby zapewnić spójność danych (np. aby nie dopuścić do sytuacji, w której rzeczywista faktura wylądowała w wierszu przeznaczonym dla umów o pracę).
Wyświetl kolumny ustawień planowanych płatności
Upewnij się, że widzisz kolumny ustawień (w tym celu przełącznik Ustawienia planowanych płatności musi być włączony).
Wybierz inną podstawę
Kliknij dwukrotnie komórkę w kolumnie podstawa płatności (lub zaznacz ją i wciśnij Enter).
Pojawi się lista wszystkich dostępnych podstaw płatności. Wybierz z listy właściwą pozycję (np. faktura, umowa o dzieło) i zatwierdź wybór przyciskiem Zastosuj.
Każda podstawa płatności ma swój własny zestaw ustawień, który wpływa na generowanie płatności planowanych.
Szczegółowy opis i konfiguracja opcji dla każdej z podstaw płatności znajdują się w osobnych artykułach:
Sortowanie wierszy po podstawie płatności
Możesz łatwo posortować wszystkie wiersze w arkuszu według nazwy podstawy płatności, do której należą.
Kliknij nagłówek kolumny podstawa płatności, aby posortować wiersze alfabetycznie (A-Z). Kliknij ponownie, aby posortować je w odwrotnej kolejności (Z-A).
Ta kolejność sortowania ma wpływ na to, w jakim porządku wyświetlą się grupy po włączeniu grupowania (opis poniżej).
Grupowanie wierszy po podstawie płatności
Aby zobaczyć sumy pośrednie dla wszystkich wierszy o tej samej podstawie płatności, możesz użyć opcji grupowania wierszy.
Co ważne, grupowanie działa nawet wtedy, gdy kolumny ustawień planowanych płatności (w tym sama kolumna podstawa płatności) są ukryte – czyli gdy przełącznik Ustawienia planowanych płatności jest wyłączony.
Porada: Kontroluj kolejność grup
Kolejność, w jakiej wyświetlają się grupy (np. czy najpierw faktury, czy umowy), zależy od tego, jak wcześniej posortowałeś kolumnę podstawa płatności. Aby to zrobić, musisz oczywiście na chwilę włączyć widoczność tej kolumny.