Faktura
Faktura to najpopularniejszy i podstawowy sposób rozliczania się z klientami i dostawcami.
Właściwości faktury w Budget Studio
Faktura w Budget Studio to najczęściej wykorzystywana w realiach biznesowych podstawa płatności.
Właściwości faktury:
- Jeden dokument, jedna płatność: Każda faktura, niezależnie od tego, czy ją wystawiasz, czy otrzymujesz, generuje w systemie jedną płatność do lub od kontrahenta.
- Wszechstronność (Wpływy i Obciążenia): Fakturę możesz wykorzystać do rejestracji zarówno sprzedaży (wpływy), jak i zakupów (obciążenia).
- Istotne informacje finansowe: W przypadku faktury możesz określić cechy niewystępujące w innych podstawach płatności, m.in: wartość netto, stawkę VAT, wartość brutto czy numer faktury.
- Unikalne identyfikatory: Każda faktura posiada numer wewnętrzny. Umożliwia on łatwą identyfikację dokumentu i jego powiązanie z płatnościami bankowymi czy zapisami księgowymi.
- Zgodność z Workami: Faktury mogą być planowane jako worki w budżecie, co daje elastyczność w budżetowaniu nieokreślonych liczbowo, zbiorczych przychodów lub kosztów miesięcznych.
Dodawanie faktur planowanych
Planowane faktury są tworzone automatycznie na podstawie informacji w wierszach arkusza budżetu. W zależności od spodziewanej częstotliwości faktur wybierasz stosowne ustawienie podstawy płatności:
Jedna faktura w miesiącu
Tego ustawienia używasz, gdy spodziewasz się, że w każdym miesiącu występowania otrzymasz (lub wystawisz) dokładnie jedną fakturę za określony przedmiot transakcji. Jest to idealne rozwiązanie dla stałych, przewidywalnych płatności.
Planujesz co miesiąc opłacać abonament za oprogramowanie biurowe. Tworzysz w arkuszu Koszty stałe wiersz obciążeń, ustawiając:
- Przedmiot transakcji - Abonament MS Office 365
- Kontrahent - Microsoft
- Ustawiasz dla niego podstawę płatności na Faktura (jedna).
- Wprowadzasz spodziewane kwoty na kolejne miesiące (np. 300 zł dla okresu lipiec - grudzień).
System utworzy 6 planowanych faktur (po jednej na każdy miesiąc) o cechach przejętych z ustawień samego wiersza i struktury budżetu, w której znajduje się wiersz. Pamiętaj, że nazwy takie jak Koszty stałe, Abonament MS Office 365, Microsoft oraz okres lipiec - grudzień to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Nieokreślona liczba faktur w miesiącu
Ustawienie Wiele (worek) wybierasz, gdy nie wiesz, ile dokładnie faktur otrzymasz (lub wystawisz) w miesiącu, ale chcesz zaplanować na nie łączną kwotę. Worek działa jak pula środków przeznaczona na dany cel. Planujesz jedną kwotę na cały miesiąc, a później podpinasz pod nią wiele rzeczywistych faktur.
Choć w budżecie wprowadzasz jedną, zbiorczą kwotę netto na dany miesiąc (w komórce miesięcznej), system w tle dzieli ją na mniejsze płatności planowane – po jednej na każdy tydzień. Kwota netto jest rozlokowywana proporcjonalnie do liczby dni w danym tygodniu, co pozwala na wiarygodną prognozę cash flow (płynności).
Planujesz budżet na reklamę na Facebooku we wrześniu w wysokości 3000 zł. Meta (właściciel Facebooka) wystawia faktury za każdym razem, gdy wydatki osiągną określony próg i środki zostaną pobrane z twojego konta. W efekcie w jednym miesiącu możesz otrzymać kilka mniejszych faktur (np. na 200 zł, 350 zł, 350 zł i 600 zł).
Zamiast zgadywać ich liczbę:
- w arkuszu Marketing tworzysz wiersz Reklama na Facebooku (przedmiot transakcji),
- ustawiasz podstawę płatności na Faktura (worek),
- wprowadzasz kwotę 3 000 zł w kolumnie wrzesień.
System na podstawie tych informacji utworzy od 4 do 6 mniejszych płatności planowanych z wrześniowymi datami wystawienia, których łączna suma wyniesie 3 000 zł. Gdy rzeczywiste faktury od Meta zaczną spływać do systemu, połączysz je z tym jednym, wrześniowym workiem. Pamiętaj, że nazwy takie jak Marketing czy Reklama na Facebooku i prezentowane kwoty to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Dodawanie faktur rzeczywistych
Budget Studio oferuje szereg elastycznych metod wprowadzania faktur, dostosowanych do różnych form, w jakich trafiają one do twojej firmy.
Automatyczny odczyt z plików (OCR)
Idealny sposób na dodawanie na raz wielu faktur kosztowych, które otrzymujesz w formie PDF lub jako zdjęcia fizycznych faktur.
Mechanizm OCR automatycznie odczytuje z każdego pliku dane podstawowe, takie jak kontrahent, numer faktury, dzień płatności i kwoty. To ogromna oszczędność czasu w porównaniu z ręcznym przepisywaniem. Czytaj więcej →
Integracje z systemami fakturowymi (API)
To najlepsze rozwiązanie dla pełnej automatyzacji. Twoja firma zapewne korzysta z programów do fakturowania (np. Fakturownia, inFakt, itp). Paroma kliknięciami możesz je zintegrować z Budget Studio.
Wystawione tam faktury będą automatycznie trafiać do systemu bez żadnej dodatkowej pracy. Jeśli pojawią się tam faktury kosztowe, również znajdą się one w Budget Studio. Czytaj więcej →
Import z plików Excel/CSV
Użyj tej metody do hurtowego importu wielu faktur - na przykład podczas uzupełniania danych historycznych. To także uniwersalne rozwiązanie do wgrywania danych z innych zewnętrznych systemów, takich jak operatorzy płatności (np. Stripe, Tpay, itp.) czy programy księgowe (np. Subiekt). Czytaj więcej →
Dodawanie ręczne
Zawsze pozostaje możliwość ręcznego wprowadzenia faktury. To dobre rozwiązanie dla pojedynczych przypadków, nietypowych dokumentów lub gdy masz przed sobą papierową fakturę i chcesz ją szybko wprowadzić do systemu. Czytaj więcej →
Bezpośrednia zamiana faktury planowanej na rzeczywistą
To najszybszy sposób na obsługę faktury, którą masz już w planach. Zamiast dodawać ją od nowa, jednym kliknięciem zamieniasz istniejący plan w płatność rzeczywistą. Metoda jest bardzo szybka, bo wymaga podania tylko numeru faktury, ale ma swoje ograniczenia. Czytaj więcej →
Płatności rzeczywiste dodane w ten sposób do systemu są od razu powiązane z budżetem. Nie wymagają zatem kolejnego kroku opisanego poniżej.
Łączenie rzeczywistej faktury z planowaną
Po dodaniu faktury jako płatności rzeczywistej, system wymaga, abyś połączył ją z budżetem.
Ten mechanizm jest elastyczny i pozwala - jeśli masz taką potrzebę - połączyć jedną płatność rzeczywistą z wieloma płatnościami planowanymi, pochodzącymi nawet z różnych arkuszy budżetowych. Dzięki temu możesz precyzyjnie rozdzielić kwotę jednej faktury na różne projekty, działy czy kategorie kosztów.
Łączenie z pojedynczą fakturą planowaną
Gdy połączysz rzeczywistą fakturę z planem typu faktura (jedna), ten plan zostaje uznany za zrealizowany. Oznacza to, że system nie pozwoli już na podpięcie do tego miesięcznego planu żadnej innej faktury – zgodnie z pierwotnym założeniem, że spodziewałeś się tylko jednego dokumentu.
Łączenie z workiem faktur planowanych
Inaczej działa łączenie z workiem. Po podpięciu pierwszej rzeczywistej faktury worek wciąż pozostaje aktywny i możesz do niego dołączać kolejne dokumenty. System na bieżąco sumuje wartość podpiętych faktur i pokazuje, jaka część zaplanowanego w worku budżetu została już wykorzystana. Możesz kontynuować dołączanie faktur aż do momentu zamknięcia worka.
Pamiętaj, że niezależnie od sposobu planowania możesz połączyć rzeczywistą fakturę tylko z płatnością planowaną, która również ma ustawioną podstawę Faktura. System nie pozwoli połączyć faktury z planem o innej podstawie, np. umowa o dzieło.