Bez faktury
Płatność bez faktury - jak planować i ewidencjonować operacje finansowe nieudokumentowane fakturą.
Właściwości płatności bez faktury
Płatność bez faktury to podstawa płatności przeznaczona do ewidencjonowania operacji finansowych, dla których nie posiadasz faktury. Stosuj ją do rejestrowania różnorodnych transakcji – od not księgowych, przez wewnętrzne rozliczenia, aż po płatności, które nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.
Nie dotyczy to jednak umów (o dzieło, zlecenie, o pracę), które są oddzielnymi podstawami płatności.
To elastyczna i uproszczona podstawa o następujących właściwościach:
- Uproszczona forma: Nie zawiera pól typowych dla faktury, takich jak wartość brutto, stawka VAT, numer faktury czy numer wewnętrzny. Kwota płatności wyrażona jest polem wartość.
- Wszechstronność: Możesz jej używać zarówno do rejestrowania wpływów (np. otrzymane odszkodowanie), jak i obciążeń (np. rozliczenie diety za podróż służbową).
- Jeden wpis, jedna płatność: Każda operacja generuje w systemie jedną płatność do lub od kontrahenta.
- Możliwość planowania w workach: Podobnie jak faktury, płatności bez dokumentu możesz planować jako worki w budżecie, co ułatwia budżetowanie wielu drobnych, nieregularnych operacji w danym miesiącu.
Kiedy używać płatności bez faktury?
Stosuj ją do ewidencjonowania operacji, które chcesz uwzględnić w swoim budżecie, ale które nie mają formy faktury, np.:
Do operacji wpływających na prognozy podatków
Używaj tej opcji, gdy chcesz, aby dana płatność wpłynęła na wyliczenia prognozy podatków. Pamiętaj, aby ustawienie Księgowane dla tych płatności było w pozycji włączonej.
Typowe przykłady to:
- Nota obciążeniowa – np. naliczenie odsetek za opóźnioną płatność.
- Nota uznaniowa – np. przyznanie rabatu klientowi już po wystawieniu faktury.
- Otrzymane lub wypłacone odszkodowania.
- Spłata zaległej należności, która wcześniej została spisana w straty.
- Rozliczenie podróży służbowej – diety, ryczałty za nocleg czy dojazdy.
- Opłaty za parkowanie – na podstawie biletów z parkometru, które nie zawierają danych firmy.
- Opłaty za media lub czynsz – w przypadku, gdy firma korzysta z części prywatnego mieszkania lub domu.
- Amortyzacja – aby obniżyć prognozę podatku dochodowego. Pamiętaj, by ustawienie W cash flow znajdowało się w pozycji wyłączonej. Jest to bowiem koszt, który nie wiąże się z realnym ruchem pieniędzy.
Do operacji NIEwpływających na prognozę podatków
Używaj tej opcji również, aby uwzględnić w systemie płatności, które wpływają na cash flow (płynność), ale nie wpływają na prognozę podatków (nie są księgowane).
Wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. decyduje się na wypłatę części zysku. Aby poprawnie to zaewidencjonować:
- dodajesz płatność bez faktury jako obciążenie,
- w przedmiocie transakcji wpisujesz np. Wypłata zysku dla wspólnika,
- ustawiasz płatność jako nieksięgowaną.
Taka operacja nie jest kosztem dla firmy, ale realnie zmniejsza ilość gotówki na koncie firmowym.
Dodawanie planowanych płatności bez faktury
Planowane płatności bez faktury tworzysz bezpośrednio w arkuszu budżetu, wybierając w ustawieniach wiersza odpowiednią podstawę płatności w zależności od liczby spodziewanych płatności w miesiącu.
Jedna płatność bez faktury w miesiącu
Tego ustawienia używasz, gdy spodziewasz się, że w każdym miesiącu wystąpi dokładnie jedna operacja danego typu. Jest to idealne rozwiązanie dla stałych, przewidywalnych przepływów pieniężnych, które nie są fakturowane.
Twoja firma korzysta z części twojego prywatnego mieszkania. Co miesiąc z tego tytułu chcesz obciążać firmę kwotą 1000 zł.
- W arkuszu Koszty stałe tworzysz wiersz obciążeń o przedmiocie transakcji Wynajmem domowego biura.
- Ustawiasz dla niego podstawę płatności na Bez faktury (jedna).
- Wprowadzasz kwotę 1000 zł na kolejne miesiące.
System utworzy planowane płatności (po jednej na każdy miesiąc) Pamiętaj, że nazwy takie jak Koszty stałe czy Wynajmem domowego biura oraz prezentowane kwoty to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Nieokreślona liczba płatności bez faktury w miesiącu
Ustawienie Wiele (worek) wybierasz, gdy nie wiesz, ile dokładnie operacji danego typu wystąpi w miesiącu, ale chcesz zaplanować na nie łączny budżet. Worek działa jak pula środków – planujesz jedną kwotę na miesiąc, a później podpinasz pod nią wiele rzeczywistych płatności.
Planujesz miesięczny budżet na opłaty parkingowe w wysokości 150 zł. Nie wiesz, ile razy i za jakie kwoty “będziesz parkować”.
- W arkuszu Koszty administracyjne tworzysz wiersz Opłaty parkingowe.
- Ustawiasz podstawę płatności na Bez faktury (worek).
- Wprowadzasz kwotę 150 zł w miesiącu wrzesień.
System, na tej podstawie utworzy od 4 do 6 mniejszych płatności planowanych z wrześniowymi datami wystawienia, których łączna suma wyniesie 150 zł.
Gdy zaczniesz ponosić rzeczywiste koszty (np. bilet za 20 zł, potem za 23 zł, itd.), będziesz dodawać je do systemu i łączyć z tym jednym workiem, kontrolując wykorzystanie budżetu. Pamiętaj, że nazwy takie jak Koszty administracyjne czy Opłaty parkingowe oraz prezentowane kwoty to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Dodawanie rzeczywistych płatności bez faktury
Budget Studio oferuje elastyczne metody wprowadzania rzeczywistych płatności bez faktur, dostosowane do różnych form, w jakich trafiają one do twojej firmy:
Automatyczny odczyt z plików (OCR)
Możesz dodać do systemu naraz wiele skanów czy zdjęć not księgowych, dowodów wewnętrznych czy nawet potwierdzeń przelewów w PDF. System odczyta kluczowe dane, takie jak kontrahent, daty i kwota. Czytaj więcej →
Import z plików Excel/CSV
Idealny do masowego dodawania operacji, np. listy diet z podróży służbowych przygotowanej w arkuszu kalkulacyjnym. Czytaj więcej →
Dodawanie ręczne
Najprostszy sposób na szybkie dodanie pojedynczej płatności, gdy nie masz żadnego pliku do odczytu OCR ani zestawienia transakcji w Excelu. Czytaj więcej →
Bezpośrednia zamiana płatności planowanej na rzeczywistą
To skuteczny sposób na obsługę płatności, którą masz już w planach. Jednym kliknięciem zamieniasz istniejący plan w płatność rzeczywistą. Metoda ta jest szczególnie szybka w przypadku płatności bez faktury, bo nie wymaga żadnych dodatkowych czynności. Ma jednak swoje ograniczenia. Czytaj więcej →
Płatność rzeczywiste dodane w ten sposób do systemu są od razu powiązane z budżetem. Nie wymagają zatem kolejnego kroku opisanego poniżej.
Łączenie rzeczywistej płatności bez faktury z planowaną
Po dodaniu rzeczywistej operacji do systemu łączysz ją z odpowiednim planem w budżecie.
Mechanizm jest elastyczny i pozwala - jeśli masz taką potrzebę - połączyć jedną płatność rzeczywistą z wieloma płatnościami planowanymi pochodzącymi nawet z różnych arkuszy budżetowych. Dzięki temu możesz precyzyjnie rozdzielić kwotę jednej płatności na różne projekty, działy czy kategorie kosztów.
Łączenie z pojedynczą płatnością planowaną
Gdy połączysz rzeczywistą operację z planem typu Bez faktury (jedna), ten plan zostaje uznany za zrealizowany. Oznacza to, że system nie pozwoli już na podpięcie do niego żadnej innej płatności - zgodnie z pierwotnym założeniem, że spodziewałeś się tylko jednej operacji w danym miesiącu.
Łączenie z workiem płatności planowanych
Inaczej działa łączenie z workiem. Po podpięciu pierwszej rzeczywistej płatności worek wciąż pozostaje aktywny i możesz do niego dołączać kolejne operacje. System na bieżąco sumuje ich wartość i pokazuje, jaka część budżetu z worka została już wykorzystana. Możesz kontynuować dołączanie faktur aż do momentu zamknięcia worka.
Pamiętaj, że aby połączyć płatność rzeczywistą z planem, obie muszą mieć tę samą podstawę. Oznacza to, że płatność rzeczywistą typu Bez faktury połączysz tylko z planem typu Bez faktury.