Umowa o pracę – Budget Studio

Właściwości umowy o pracę w Budget Studio

Umowa o pracę to rodzaj podstawy płatności stworzony do rozliczania wynagrodzeń twoich pracowników. Jej największą zaletą jest automatyzacja planowania – po wprowadzeniu jednej miesięcznej kwoty w arkuszu budżetu, system sam tworzy trzy powiązane ze sobą płatności:

Płatność dla pracownika,

Płatność do urzędu skarbowego (zaliczka na podatek dochodowy),

Płatność do ZUS (suma składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika i pracodawcę, składkę na ubezpieczenie zdrowotne oraz składki na fundusze pozaubezpieczeniowe: FP, FS, FGŚP).

Dzięki temu masz pewność, że o niczym nie zapomnisz, a prognoza cash flow uwzględnia wszystkie przyszłe zobowiązania, poprawnie umieszczone na osi czasu (względem dni realnych płatności).

Podsumowanie właściwości umowy o pracę w aplikacji:

Trzy powiązane płatności: Każda wprowadzona umowa o pracę automatycznie generuje trzy obciążenia. System pilnuje zależności między nimi – jeśli płacisz pracownikowi w maju, płatności zaliczki na podatek i zobowiązania względem ZUS od tej umowy będą zaplanowane do zapłaty w czerwcu.

Uproszczone i automatyczne obliczanie składowych dla planowanych umów: Nie musisz ręcznie liczyć wysokości zobowiązań do urzędu skarbowego i ZUS. Wystarczy, że wprowadzisz do komórki budżetowej całkowity koszt, jaki ponosi firma (pracodawca). System, na podstawie proporcji ustawianych w wierszu arkusza budżetowego, sam podzieli tę kwotę na wynagrodzenie dla pracownika, zaliczkę na podatek i zobowiązania względem ZUS.

Inteligentne terminy płatności: Budget Studio wie, że zaliczkę na podatek dochodowy od umowy o pracę należy zapłacić do 20. dnia miesiąca po miesiącu wypłaty wynagrodzenia. Termin opłacenia zobowiązań ZUS jest bardziej złożony i zależy od formy prawnej twojej firmy (aplikacja obsługuje dwa najpopularniejsze, występujące w sektorze prywatnym):

do 15. dnia następnego miesiąca – dla firm z osobowością prawną (np. spółka z o.o.),

do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych firm (np. jednoosobowa działalność gospodarcza).

Nie musisz o tym pamiętać – Budget Studio automatycznie ustawi prawidłowe terminy dla podatku i składek ZUS, bazując na formie prawnej ustawionej na twoim koncie. Co więcej, system nie pozwoli ci oznaczyć podatku i składek jako zapłaconych, zanim nie potwierdzisz, że wynagrodzenie trafiło już do pracownika.

Tylko obciążenia: Podstawy płatności z kategorii Umowy (w tym umowa o pracę) służą wyłącznie do ewidencji kosztów związanych z twoim zespołem. Możesz je wykorzystać tylko do tworzenia obciążeń.

Dodawanie planowanych umów o pracę

Planowane umowy o pracę tworzysz bezpośrednio w arkuszu budżetu.

W miesięcznej komórce (lub komórkach) wpisujesz całkowity koszt pracodawcy (czyli firmy) przypadający na dany miesiąc – czyli pełny koszt, jaki twoja firma ponosi w związku z zatrudnieniem pracownika.

W ustawieniach planowanych płatności wybierasz dla wiersza podstawę Umowa o pracę, ustawiając podział kosztu na 3 płatności zgodnie z opisem poniżej.

Ustawianie podziału kwot w planowanych umowach o pracę

Ustawienia podziału kwot w podstawie płatności Umowa o pracę

Obliczanie dokładnych kwot podatku i wszystkich zobowiązań względem ZUS wynikających z umów o pracę to zadanie dla księgowości, ponieważ zależy od wielu czynników (np. ulg, progu podatkowego, PPK, itd.).

Budget Studio nie jest programem księgowym, dlatego upraszcza ten proces, pozwalając ci planować płynność finansową z bardzo dobrym przybliżeniem, ale bez skomplikowanych obliczeń.

System działa na zasadzie proporcji, których "uczy się" na podstawie rzeczywistych danych, które mu dostarczysz. Aby ustawić ten podział, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

Krok 1: Zdobądź dane od księgowości

Lista płac pracownika nie pokazuje pełnego kosztu, jaki ponosi firma. Brakuje na nim m.in. części zobowiązań ZUS, które opłacasz jako pracodawca. Dlatego, aby poprawnie ustawić proporcje, musisz poprosić swoją księgowość o pełne zestawienie kosztów dla danego pracownika.

Masz dwie możliwości:

Metoda podstawowa (jeden miesiąc): Poproś księgowość o podział pełnych kosztów z ostatniej, typowej listy płac dla danego pracownika. To najszybszy sposób.

Metoda zalecana (wiele miesięcy): Poproś księgowość o zsumowanie pełnych kwot (Pracownik, US, ZUS) z kilku ostatnich miesięcy dla tej samej osoby. Dzięki temu niwelujesz wpływ jednorazowych wahań, takich jak np. wypłata wynagrodzenia za nadgodziny w jednym miesiącu czy drobne zmiany w składce wypadkowej, uzyskując bardziej stabilną i wiarygodną prognozę.

Krok 2: Wprowadź dane do systemu

W ustawieniach podstawy płatności uzupełnij trzy pola, używając danych przygotowanych w poprzednim kroku:

Kontrahent: wpisz kwotę "na rękę" (lub sumę kwot z kilku miesięcy),

US: wpisz zaliczkę na podatek (lub sumę zaliczek),

ZUS: wpisz sumę wszystkich zobowiązań ZUS (lub sumę zobowiązań).

Kliknij Zastosuj. System automatycznie obliczy procentowy udział każdej z kwot.

Od tego momentu Budget Studio będzie używać tych proporcji do automatycznego dzielenia całkowitego kosztu umowy, który wpisujesz w komórkach budżetu, na trzy osobne płatności planowane.

Gdy otrzymasz rzeczywistą, wyliczoną przez księgowość listę płac, połącz ją z planem. System automatycznie zaktualizuje kwoty w budżecie do dokładnych wartości wyliczonych przez księgowość.

Załóżmy, że twoja firma zatrudnia kierownika marketingu. Twój miesięczny budżet na to stanowisko (całkowity koszt pracodawcy) wynosi 15 000 zł.

W arkuszu Zespół tworzysz wiersz obciążeń, ustawiając:

Przedmiot transakcji - Wynagrodzenie

Kontrahent - Jan Kowalski (kierownik marketingu)

Podstawa płatności - Umowa o pracę, ustawiając podział na podstawie danych z 3 ostatnich list płac na łączną kwotę 45 000 zł pełnego kosztu:

kontrahent - 26 550,21 zł (59%)

US - 2 700,96 zł (6%)

ZUS - 15 750,07 zł (35%)

Wprowadzasz po 15 000 zł w odpowiednich komórkach miesięcznych.

System, na podstawie tych danych, automatycznie utworzy planowane płatności, stosując podział zgodny z powyższymi proporcjami. Zatem w każdym miesiącu pojawią się 3 planowane płatności o wartościach:

dla Jana Kowalskiego - 8 850,00 zł

US - 900,00 zł

ZUS - 5 250,00 zł

Pamiętaj, że nazwy takie jak Zespół, Wynagrodzenie, Jan Kowalski (Kierownik marketingu) oraz prezentowane kwoty to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.

Ustawienie podstawy płatności w prezentowanym przykładzie

Ważne: Pamiętaj, że metoda proporcjonalna to uproszczenie. W rzeczywistości proporcje kosztów mogą się zmienić znacząco, jeśli na przykład twój pracownik:

Przekroczy próg podatkowy w ciągu roku.

Zmieni swoje deklaracje (np. dotyczące PPK).

Przekroczy limit 30-krotności ZUS.

Przekroczy roczny limit 50% kosztów uzyskania przychodu.

Otrzyma premię lub inne niestandardowe składniki wynagrodzenia.

Pojawią się po jego stronie ulgi podatkowe

Będzie długo przebywał na zwolnieniu lekarskim

Jeśli zauważysz, że kwoty planowane w systemie zaczynają znacząco odbiegać od rzeczywistych, jest to sygnał do weryfikacji ustawionych proporcji.

Aby zaktualizować te dane, postępuj w następujący sposób:

Zduplikuj istniejący wiersz budżetowy (ponieważ nie możesz modyfikować proporcji w wierszu, który zawiera już płatności rzeczywiste)

W nowej kopii ustaw zaktualizowane proporcje na podstawie najnowszych danych od księgowości.

Od tego momentu wszystkie przyszłe płatności planuj w tym nowym wierszu.

Taki proces zapewni, że Twoje przyszłe prognozy będą oparte na aktualnych danych, a historia dotychczasowych rozliczeń pozostanie nienaruszona.

Dodawanie rzeczywistych umów o pracę

Gdy otrzymasz z księgowości wyliczone koszty rzeczywistej umowy o pracę, wprowadzasz je do systemu za pomocą jednej z dwóch metod:

Dodawanie ręczne

To podstawowy sposób. Wprowadzasz wyliczone dane powiązanych obciążeń – dla pracownika, urzędu skarbowego i ZUS – za pomocą jednego, uproszczonego formularza. Jego główną zaletą jest możliwość późniejszego rozdzielenia całkowitego kosztu umowy na wiele projektów czy działów. Czytaj więcej →

Zamiana planu na płatność rzeczywistą

Zamiast wprowadzać dane od zera, jednym kliknięciem zamieniasz istniejący plan w płatności rzeczywiste. To najszybszy sposób, ale posiadający szereg ograniczeń. Zastosuj go tylko wtedy, jeśli kwoty planu idealnie pokrywają się z wyliczeniami księgowości. Czytaj więcej →

Płatność rzeczywiste dodane w ten sposób do systemu są od razu powiązane z budżetem. Nie wymagają zatem kolejnego kroku opisanego poniżej.

Łączenie rzeczywistej umowy o pracę z planowaną

Gdy dodasz do systemu dane rzeczywistej umowy, kolejnym krokiem jest połączenie jej z odpowiednim planem w budżecie. Dzięki temu system wie, że plan został zrealizowany, a ty możesz porównać zaplanowany koszt z rzeczywistym.

Budget Studio pozwala połączyć jedną rzeczywistą umowę z wieloma planami w różnych arkuszach budżetu. To idealne rozwiązanie, gdy koszt pracy jednego pracownika chcesz rozdzielić na kilka projektów lub działów.

Jak umowy o pracę wyglądają w systemie

Ponieważ każda umowa o pracę generuje trzy powiązane obciążenia, system prezentuje je w określony sposób w różnych miejscach aplikacji. Taka wizualizacja pomaga zarówno analizować skutki finansowe całej umowy, jak i jej indywidualnych płatności.

Widok na listach płatności i w cash flow

Na wszystkich listach płatności oraz w module Cash flow trzy składowe umowy o pracę są widoczne jako trzy osobne wiersze, o cechach:

Kolor czcionki: Aby na pierwszy rzut oka odróżnić płatności do urzędów, wszystkie informacje w wierszach płatności do US i ZUS mają charakterystyczny, brązowy kolor.

Grupowanie wg osoby: W kolumnie Kontrahent celowo wyświetlamy nazwisko pracownika przy wszystkich trzech płatnościach (np. Jan Kowalski). Działa to jak "spinacz", który łączy wszystkie koszty związane z jedną osobą, ułatwiając ich filtrowanie i analizę. Odbiorcę płatności precyzuje kolumna Podstawa płatności, gdzie zobaczysz "Umowa o pracę - PIT" czy “Umowa o pracę - ZUS”.

Trzy indywidualne płatności z jednej umowy o pracę prezentowane na liście płatności

Widok na karcie płatności

Po kliknięciu w płatność na liście płatności lub wejściu do edycji komórki budżetu jej trzy składowe są zawsze prezentowane razem. Taki widok ułatwia zarządzanie całą umową jako spójną całością.

Wszystkie trzy płatności opłaconej umowy o pracę w widoku karty płatności

Filtrowanie płatności

Aby szybko odnaleźć wszystkie płatności związane z umowami o pracę, użyj filtra Podstawa płatności. Możesz tam zaznaczyć wszystkie trzy składowe umowy:

Umowa o pracę - dla pracownika

Umowa o pracę - PIT

Umowa o pracę - ZUS

Oczywiście możesz łączyć ten filtr z dowolnymi innymi (np. jeśli chcesz odszukać tylko płatności z umów zleceń z jednym, konkretnym kontrahentem). Więcej o użyciu filtrów czytaj tu →