Cechy i ich dziedziczenie
Każda płatność w firmie posiada cechy podstawowe, przejmowane z budżetu oraz zarządcze, które razem tworzą potężne narzędzie do analizy finansowej, filtrowania danych i badania rentowności.
Potężne narzędzie analizy finansów firmy
Każda płatność w twojej firmie - czy to planowana czy rzeczywista - jest nośnikiem ważnych informacji. W Budget Studio nazywamy je cechami płatności. Stanowią one fundament dla każdej analizy finansowej, jaką wykonujesz w aplikacji.
Wyróżnimy trzy kategorie cech płatności:
- Cechy podstawowe - to informacje definiujące samą transakcję, takie jak kontrahent, kwota netto czy dzień wystawienia. Dla płatności rzeczywistych są to „twarde” dane operacji (np. z faktury), a dla płatności planowanych – wartości, których się spodziewasz.
- Cechy przejmowane z budżetu – to informacje, które płatność automatycznie pobiera ze struktury budżetu, do której została przypisana, np. arkusz budżetowy, sekcja arkusza czy przedmiot transakcji.
- Cechy zarządcze – to dodatkowe właściwości dodane przez Budget Studio, które służą do aktywnego zarządzania “życiem” płatności w systemie. Pozwalając m.in. ustalić faktyczny termin przelewu, oznaczyć, czy płatność ma być uwzględniana w cash flow, czy też brana pod uwagę podczas wyliczania podatków firmowych.
Zrozumienie tego mechanizmu pozwoli ci w pełni wykorzystać możliwości filtrowania danych i analizowania wyników firmy.
Cechy podstawowe
Dla płatności planowanych
Gdy wprowadzasz kwotę do komórki w arkuszu budżetowym, dla tworzonej płatności planowanej Budget Studio generuje pozostałe cechy (np. dzień wystawienia czy stawkę VAT) na podstawie ustawień planowanych płatności. Są one określane indywidualnie dla każdego wiersza w arkuszu budżetowym.
Planujesz na 12 miesięcy wydatki związane z wynajmem biura:
- Do arkusza budżetu Koszty stałe dodajesz wiersz Wynajem biura (jako Przedmiot transakcji).
- W ustawieniach planowanych płatności tego wiersza wybierasz dzień wystawienia na 10. dzień miesiąca.
- W komórkach miesięcznych styczeń – grudzień wpisujesz oczekiwaną kwotę 10 000 zł
System utworzy 12 planowanych płatności. Każdą na kwotę 10 000 zł netto. Każda z nich będzie miała datę wystawienia 10. dnia kolejnego miesiąca (10 stycznia, 10 lutego, itp.). Pamiętaj, że nazwy takie jak Koszty stałe czy Wynajem biura to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Dla płatności rzeczywistych
W przypadku płatności rzeczywistych (np. otrzymanej faktury) cechy podstawowe są dodawane:
- automatycznie – podczas dodawania dokumentów (np. plików PDF), system OCR odczytuje z nich samodzielnie wszystkie dane. Podobnie dzieje się przy imporcie danych z zewnętrznych systemów, np. Fakturowni.
- ręcznie – gdy dodajesz płatność samodzielnie, po prostu wprowadzasz te dane w odpowiednie pola formularza.
Cechy przejmowane z budżetu
Płatność sama w sobie to tylko pojedynczy klocek. Dopiero umieszczenie jej w odpowiednim miejscu w strukturze budżetu nadaje jej pełen kontekst biznesowy. W Budget Studio ten proces jest w pełni zautomatyzowany.
Dla płatności planowanych
Gdy wprowadzasz kwotę do komórki w arkuszu budżetowym, tworzona płatność planowana automatycznie przejmuje pełen kontekst wynikający ze struktury, w której się znalazła: od ogólnego folderu, przez kategorię, arkusz budżetu, aż po konkretną sekcję i przedmiot transakcji.
Wracając do poprzedniego przykładu z planowaniem rocznych wydatków na wynajem biura, utworzone płatności przejmą wszystkie cechy budżetowe:
- Miesiąc budżetowy – z kolumny miesięcznej budżetu – styczeń, luty itd.
- Przedmiot transakcji – z wiersza budżetu – Wynajem biura
- Sekcja – z grupy wierszy w arkuszu budżetu – Koszty biura
- Arkusz budżetu – z arkusza, w którym się znajduje dany wiersz – Koszty stałe 2025
- Kategoria – z nadrzędnej grupy łączącej arkusze budżetu – Koszty stałe
- Folder – z nadrzędnej grupy łączącej kategorie – Koszty administracyjne
Pamiętaj, że nazwy takie jak Koszty stałe 2025 czy Koszty administracyjne to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Dla płatności rzeczywistych
W przypadku płatności rzeczywistych mechanizm jest równie prosty, ale opiera się na procesie łączenia płatności z budżetem.
Gdy do systemu trafia płatność rzeczywista (np. faktura kosztowa), zastępuje ona w budżecie swój planowany odpowiednik. Wchodząc w jego miejsce, przejmuje cały zestaw cech budżetowych z tej lokalizacji, jednocześnie usuwając z budżetu płatność planowaną.
Co więcej, mechanizm ten jest niezwykle elastyczny. Podczas łączenia jednej płatności rzeczywistej z budżetem, możesz wskazać wiele płatności planowanych, nawet z różnych arkuszy. W ten sposób precyzyjnie rozdzielisz kwotę jednej faktury na różne konteksty.
Twoja firma otrzymała jedną fakturę za marketing na kwotę 15 000 zł. W budżecie masz jednak przygotowane dwa osobne plany (dwie płatności planowane) na ten wydatek:
- 10 000 zł w arkuszu Projekt A, w wierszu o przedmiocie transakcji Marketing.
- 5 000 zł w arkuszu Projekt B, w wierszu o przedmiocie transakcji Marketing.
Podczas łączenia tej jednej faktury z budżetem wskazujesz obie te płatności planowane i rozdzielasz na nie kwotę 15 000 zł.
Rezultat: System podzieli płatność na dwie części. Każda z nich przejmie inne cechy zgodne ze strukturą arkuszy:
- jedna będzie przypisana do arkusza Projekt A, a druga arkusza Projekt B,
- obie zostaną oznaczone przedmiotem transakcji Marketing.
Analizując rentowność firmy, dowiesz się dzięki temu, że:
- Pełen koszt Marketingu wynosi 15 000 zł i rozkłada się na dwa projekty
- Projekt A - 10 000 zł
- Projekt B - 5 000 zł
Mechanizm przejmowania danych budżetowych gwarantuje, że nawet najmniejsza płatność jest precyzyjnie opisana i skategoryzowana bez dodatkowej pracy z twojej strony.
Cechy zarządcze
Poza danymi, które aplikacja pobiera automatycznie, masz kontrolę nad dalszymi cechami, które odzwierciedlają faktyczny stan operacji finansowych. Sposób ich ustawiania różni się w zależności od tego, czy pracujesz z płatnością planowaną, czy rzeczywistą.
Dla płatności planowanych
Te cechy są przejmowane z ustawień wiersza w budżecie. Definiujesz tam ogólne zasady, np. że wszystkie planowane płatność mają być uwzględniana w cash flow, czy też brane pod uwagę podczas wyliczania podatków firmowych. Możesz je dodatkowo nadpisać dla indywidualnych płatności.
Dla płatności rzeczywistych
Gdy dodajesz do systemu konkretną płatność rzeczywistą, ustawiasz te cechy samodzielnie. Twoje ustawienia dla tej konkretnej płatności są nadrzędne wobec tego, co wynikało z planu.
Korzyści ze stosowania cech płatności
Posiadanie tak uporządkowanych danych daje ci dwie ogromne korzyści: precyzyjne filtrowanie i dogłębną analizę wyników, których zastosowanie w praktyce opisujemy poniżej.
Filtrowanie i wyszukiwanie
Panel filtrów w Budget Studio (dostępny w większości widoków aplikacji) pozwala błyskawicznie odnaleźć dokładnie te dane, których szukasz. Możesz używać dowolnego zestawu cech, zarówno własnych, jak i przejętych z budżetu w dowolnej kombinacji.
Chcesz zobaczyć wszystkie koszty marketingu dla Projektu ABC? W widoku wszystkich płatności użyj poniższego zestawu filtrów:
- Rodzaj: Obciążenia
- Arkusz budżetu: Projektu ABC
- Sekcja: Marketing
W powyższym przykładzie założono, że dla projektu ABC został wydzielony osoby arkusz budżetowy, w którym wiersze związane z marketingiem zgromadzono w sekcji o nazwie Marketing.
Potrzebujesz listy wszystkich niezapłaconych faktur z T-Mobile? W widoku wszystkich płatności użyj poniższego zestawu filtrów:
- Etap płatności: Niewymagane + Po terminie płatności
- Kontrahent: T-Mobile
Chcesz przeanalizować płynność finansową tylko dla oddziału w Krakowie? W widoku Cash flow użyj poniższego zestawu filtrów:
- Kategoria: Odział Kraków
W powyższym przykładzie założono, że odział krakowski ma wydzielonych kilka arkuszy budżetowych (np. Koszty stałe, Zespół, Sprzedaż, itp.), które zostały zgromadzone w kategorii Odział Kraków.
Analiza rentowności firmy
Widok Rentowność firmy to twoje centrum analityczne. Działa jak inteligentna tabela przestawna, która pozwala grupować i zestawiać wszystkie dane finansowe według dowolnie wybranych przez ciebie cech płatności.
Możesz dynamicznie zmieniać układ raportu, przeciągając i upuszczając różne cechy, aby uzyskać odpowiedzi na najważniejsze pytania biznesowe.
Dzięki logicznemu przypisywaniu i przejmowaniu cech Budget Studio przekształca listę płatności w interaktywną mapę finansową twojej firmy, dając ci pełną kontrolę i wgląd w każdy jej aspekt.