Folder (cecha)
Folder to cecha płatności automatycznie dziedziczona ze struktury budżetu, która pozwala grupować dane i analizować wybrane części budżetu
Wprowadzenie
Każda płatność w Budget Studio posiada zestaw cech, które nadają jej kontekst biznesowy. Jak wyjaśniamy w artykule o cechach i ich dziedziczeniu, kluczową rolę odgrywają tu cechy przejmowane z budżetu, które płatność automatycznie „dziedziczy” ze struktury, w której ją umieszczono.
Folder to najwyższy poziom organizacji arkuszy budżetu w twojej firmie. Możesz go traktować jak główną szufladę, nadrzędny segregator czy też folder na dysku komputera, w którym trzymasz powiązane ze sobą kategorie arkuszy budżetu.
Folder (cechę) płatność automatycznie „dziedziczy” z tej struktury. Dzięki niej system wie, do jakiego głównego obszaru działalności firmy należy przypisać dany wpływ lub obciążenie. Pozwala to na analizę rentowności firmy z lotu ptaka.
Miejsce folderu w strukturze budżetu
Czym jest Folder, a czym cecha o tej samej nazwie? Ten artykuł opisuje cechę o nazwie folder, czyli informację przypisaną do płatności. Folder jako element struktury budżetu jest opisana tutaj →
Właściwości
- Automatyczne przypisanie: Płatności planowane otrzymują tę cechę automatycznie. Gdy tworzysz plan w arkuszu (np. Wynagrodzenia), system wie, w jakiej kategorii znajduje się ten arkusz (np. Koszty stałe) oraz jaki folder (np. Firma) zawiera tę kategorię. Płatności rzeczywiste (np. rzeczywiste faktury) otrzymują tę cechę, gdy łączysz je z budżetem.
- Filtrowanie danych: Jest to kluczowa cecha, której użyjesz do filtrowania danych w najważniejszych widokach aplikacji: Listach płatności, Cash flow oraz Rentowność.
Pamiętaj, że dopóki płatność rzeczywista nie zostanie przypisana do budżetu, nie posiada cechy folder, ponieważ system nie “wie”, do którego arkusza budżetu należy.
Praktyczny przykład: oddzielenie przychodów od kosztów stałych
Wyobraź sobie, że chcesz uzyskać ogólny obraz finansów firmy. Zależy ci na tym, aby szybko sprawdzić, jak rentowna jest twoja podstawowa działalność (praca dla klientów) w porównaniu z ogólnymi kosztami utrzymania firmy.
Krok 1: Stwórz strukturę z folderami
Aby uzyskać taki widok, grupujesz swoje budżety w dwa główne obszary za pomocą Folderów.
- Tworzysz folder o nazwie Klienci. Umieszczasz w nim kategorie o nazwach głównych klientów, a nich stosowne arkusze na każdy projekt.
- Tworzysz drugi folder o nazwie Firma. Umieszczasz w nim kategorie (np. Projekty wewnętrzne, Koszty stałe, Koszty zmienne), a w nich stosowne arkusze (np. Biuro i administracja, Wynagrodzenia itp.)
Pamiętaj, że nazwy takie jak Klienci, Firma, Projekty wewnętrzne, Koszty stałe, Koszty zmienne, Biuro itd. to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Struktura budżetu firmy będzie wyglądać następująco:
Krok 2: Zobacz, jak płatności przejmują folder
Teraz, gdy otrzymujesz fakturę za wynajem biura i łączysz ją z arkuszem Biuro i administracja, płatność ta automatycznie „dziedziczy” nadrzędną strukturę.
Dzięki temu system “wie”, że to obciążenie należy do:
- folderu: Firma ←
- kategorii: Koszty stałe
- arkusza: Biuro i administracja
Krok 3: Analizuj rentowność całego folderu
Gdy twoje budżety są już uporządkowane w folderach, możesz łatwo sprawdzić rentowność całych obszarów twojej działalności, np. wszystkich projektów dla klientów naraz.
- Przejdź do widoku Rentowność w głównym menu aplikacji.
- W opcjach na górze tabeli kliknij Grupuj wg. Z listy, która się pojawi, wybierz Folder.
- W jednym miejscu widzisz teraz podsumowanie dla każdego folderu, np. łączny wynik dla folderu Klienci (suma wszystkich wpływów i obciążeń z projektów) oraz folderu Firma (suma wszystkich kosztów wewnętrznych).
- Możesz dowolnie zmieniać poziom szczegółowości tego widoku. Na przykładzie powyżej rentowność indywidualnych folderów jest dodatkowo rozbita na kategorie i arkusze budżetu.
Rezultat: Nie musisz już zgadywać ani ręcznie sumować wyników z różnych obszarów. Dzięki folderom masz natychmiastowy wgląd w rentowność kluczowych filarów twojej działalności. Możesz błyskawicznie ocenić, czy przychody generowane przez klientów z nawiązką pokrywają koszty utrzymania firmy. To wiedza, która pozwala podejmować świadome decyzje strategiczne.
Filtrowanie danych
Dzięki temu, że każda płatność dziedziczy cechę folder, możesz błyskawicznie filtrować dane w każdym widoku aplikacji, aby skupić się na analizie rentowności tylko tych obszarów, które cię interesują.
Załóżmy, że chcesz szczegółowo przeanalizować koszty bezpośrednie firmy, ukrywając wszystkie inne dane (np. koszty prowadzonych projektów dla klientów).
- Przejdź do widoku Rentowność.
- Otwórz panel filtrów po prawej stronie ekranu.
- W sekcji Dane w arkuszach znajdź filtr Folder i zaznacz Firma.
Rezultat: Lista zostanie natychmiast przefiltrowana. Zobaczysz teraz wyłącznie dane dotyczące folderu Firma (wraz z kategoriami, arkuszami budżetów i wierszami, które do niej należą), co pozwoli ci skupić się tylko na kosztach, które chciałeś przeanalizować.
