Foldery i kategorie
Organizacja i analiza arkuszy budżetowych w Budget Studio przez foldery i kategorie, ich role oraz sposoby zarządzania strukturą.
Organizacja arkuszy w foldery i kategorie
W miarę rozwoju twojej firmy i wzrostu liczby arkuszy budżetu rośnie potrzeba ich uporządkowania. Aby ułatwić ci utrzymanie porządku i analizę danych, Budget Studio umożliwia ci grupowanie arkuszy w logiczną strukturę za pomocą folderów i kategorii. Pełnią one dwie kluczowe role: organizacyjną i zarządczą.
Rola organizacyjna – porządek w twoich finansach
Foldery i kategorie działają jak system folderów i plików na dysku komputera, pomagając utrzymać wszystko na swoim miejscu i ułatwiając nawigację. Struktura ta jest bezpośrednio widoczna w menu Budżet, gdzie na pierwszy rzut oka widzisz wszystkie główne obszary finansów twojej firmy.
Folder
To najwyższy poziom organizacji, który działa jak folder na dysku komputera. Służy do grupowania szerokich obszarów działalności. W menu Budżet jest on widoczny jako główny, nadrzędny element.
Kategoria
To drugi poziom, działający jak plik Excela, w którym grupujesz tematycznie powiązane arkusze (zakładki). W menu Budżet kategorie porządkują listę arkuszy wewnątrz folderu.
Dzięki tej strukturze nawigacja po budżecie staje się prosta i intuicyjna, nawet przy dziesiątkach czy setkach arkuszy.
Ważna informacja: Puste foldery i kategorie (czyli takie, które nie zawierają żadnych arkuszy) nie są widoczne w głównym menu Budżet. Nadal jednak istnieją w systemie i możesz ich używać (np. podczas tworzenia nowego arkusza). Gdy tylko umieścisz w nich pierwszy arkusz, pojawią się w menu.
Rola zarządcza – analiza z lotu ptaka
To najważniejsza funkcja folderów i kategorii, która zmienia je ze zwykłych elementów organizacyjnych w potężne narzędzie analityczne.
Jest to możliwe dzięki mechanizmowi dziedziczenia cech. Gdy przypisujesz dowolną płatność do arkusza budżetu, automatycznie otrzymuje ona "etykiety" z nazwą jego kategorii i folderu.
Dzięki temu mechanizmowi aplikacja może grupować i sumować wszystkie powiązane wpływy i obciążenia, co umożliwia analizę rentowności na każdym poziomie organizacji.
W folderze Klienci masz dwie kategorie:
- Klient ABC (z 3 arkuszami reprezentującymi projekty) i
- Klient XYZ (z 5 analogicznymi arkuszami).
Dzięki temu możesz szybko sprawdzić rentowność:
- Każdego z 8 projektów osobno,
- Całej współpracy z Klientem ABC (wynik z kategorii),
- Całej twojej działalności operacyjnej (wynik z folderu Klienci).
Dokładne omówienie, jak płatności dziedziczą te cechy i jak możesz to wykorzystać w analizie, znajdziesz w osobnych artykułach poświęconych Folder (cecha) oraz Kategoria (cecha).
Zarządzanie folderami i kategoriami
Strukturą folderów i kategorii możesz zarządzać w kilku miejscach aplikacji. Poniżej znajdziesz listę wszystkich punktów dostępu.
- W Bibliotece. To centralne miejsce do zarządzania całą strukturą. Dostęp uzyskasz, klikając w Twoje konto → Biblioteka → Foldery i kategorie.
- Podczas tworzenia nowego arkusza. Gdy dodajesz nowy arkusz lub go duplikujesz, na ekranie jego konfiguracji zobaczysz panel do zarządzania strukturą, gdzie od razu umieścisz nowy arkusz.
- Z menu Budżet. To skrót do Biblioteki. Klikając w nazwę folderu lub kategorii w menu Budżet, zostaniesz przeniesiony do widoku Biblioteki z od razu zaznaczonym wybranym elementem.
- Z poziomu otwartego arkusza. Gdy chcesz przenieść bieżący arkusz, kliknij przycisk Zarządzaj → Zmień folder / kategorię lub kliknij w ścieżkę (np. _Pixel Flow / Stałe) pod nazwą arkusza.
Niezależnie od wybranego sposobu, trafisz do tego samego panelu zarządzania. Pozwala on na wykonanie kluczowych operacji, które zostaną szczegółowo opisane w osobnych artykułach: