Struktura budżetu
Artykuł przedstawia sposób organizacji budżetu firmy w Budget Studio poprzez wielopoziomową strukturę finansów od folderu do pojedynczej transakcji.
Budżet jak dynamiczne miasto z klocków LEGO
W Budget Studio budżet najłatwiej wyobrazić sobie jako dynamiczne miasto z klocków LEGO. To nic innego jak żywy, stale aktualizowany model finansowy twojej firmy, a nie statyczny plan w pliku Excela.
Taki model integruje dane historyczne (to, co już się wydarzyło) z planami na przyszłość, dzięki czemu w jednym miejscu widzisz zarówno rzeczywisty wynik za poprzednie miesiące, jak i prognozę rentowności oraz płynności (cash flow) na wiele miesięcy do przodu.
Struktura, w której każda złotówka jest na swoim miejscu
Aby świadomie zarządzać firmą, musisz wiedzieć, co w niej realnie zarabia, a co generuje straty. Sama lista faktur to za mało.
Dlatego w Budget Studio obowiązuje fundamentalna zasada: każda płatność musi mieć swoje miejsce w budżecie. Dopiero przypisanie jej do konkretnego projektu, działu czy rodzaju kosztu nadaje jej biznesowe znaczenie.
Dzięki temu system wie, że np.:
- faktura za 500 zł to obciążenie działu marketingu, a
- wpływ 10 000 zł to wpływ z projektu dla klienta XYZ.
To właśnie ten mechanizm pozwala Budget Studio automatycznie obliczać rentowność każdego, nawet najmniejszego obszaru twojej firmy.
Jak zbudowany jest budżet w aplikacji?
Struktura budżetu w Budget Studio przypomina dobrze zorganizowany system plików na twoim komputerze. Składa się z kilku poziomów, które pozwalają logicznie uporządkować wszystkie finanse: Folder → Kategoria → Arkusz budżetu → Sekcja → Przedmiot transakcji → Miesiąc budżetu
Foldery - główne szuflady twojej firmy
To najwyższy poziom organizacji. Pomyśl o nich jak o głównych folderach na dysku, w których grupujesz szerokie obszary działalności (np. Klienci i Firma). Czytaj więcej o folderach →
Kategorie - tematyczne segregatory
Każdy folder zawiera kategorie, które działają jak podfoldery lub pojedyncze pliki Excel. Używasz ich do grupowania tematycznie powiązanych ze sobą arkuszy, np. w folderze "Klienci" możesz mieć kategorie dla każdego klienta (np. Klient ABC, Klient DEF). Czytaj więcej o kategoriach →
Arkusze budżetu - twoje centrum pracy
To podstawowy element, w którym planujesz i śledzisz finanse. Arkusz to odpowiednik pojedynczej zakładki w Excelu, przeznaczony dla konkretnego obszaru, np.:
- projektu dla klienta,
- działu w firmie (np. Marketing),
- kosztów stałych (np. Administracja).
Czytaj więcej o arkuszach →
Sekcje i przedmioty transakcji - szczegółowe wiersze
Każdy arkusz składa się z wierszy. Pojedynczy wiersz to przedmiot transakcji, czyli konkretna kategoria wpływu lub obciążenia (np. Wynajem biura, Abonament telefoniczny). Wiersze możesz dodatkowo grupować w sekcje (np. Media i abonamenty).
Miesiąc budżetu - kolumny z wartościami twoich planów
Kolumny w arkuszu to kolejne miesiące. Komórka na przecięciu wiersza i miesiąca to miejsce, w którym wpisujesz konkretną kwotę, tworząc w ten sposób płatność planowaną. Czytaj więcej o miesiącu budżetu →
Dwa rodzaje klocków - plany i fakty
Twoje finansowe miasto budujesz z dwóch rodzajów "klocków", czyli płatności.
- Klocki niebieskie (płatności planowane): To twoje plany i prognozy finansowe. Tworzysz je, wpisując spodziewane kwoty w miesięczne komórki budżetu. Stanowią one "szkic" finansowej konstrukcji twojej firmy.
- Klocki białe (płatności rzeczywiste): To potwierdzone, twarde dane finansowe, oparte na realnych dokumentach, takich jak faktury czy umowy.
Twoja codzienna praca polega na systematycznej zamianie niebieskich klocków na białe, gdy tylko do firmy trafią potwierdzające je dokumenty.
W ten sposób struktura porządkuje twoje finanse
Gdy umieszczasz płatność w konkretnym arkuszu budżetu, dzieje się coś kluczowego: automatycznie dziedziczy ona cechy ze wszystkich poziomów. Działa to jak system etykiet, który nadaje każdej operacji pełen kontekst biznesowy.
Wyobraź sobie, że dodajesz obciążenie za wynajem biura w maju. Umieszczasz je w wierszu Wynajem biura w arkuszu Koszty stałe, który należy do kategorii Administracja i folderu Firma.
Taka płatność automatycznie "wie", że:
- Jej miesiąc budżetowy to Maj 2025.
- Dotyczy przedmiotu transakcji: Wynajem biura.
- Należy do arkusza: Koszty stałe.
- Znajduje się w kategorii: Administracja.
- Jest częścią folderu: Firma.
Dzięki tej strukturze twoje dane są zawsze uporządkowane, a ty możesz łatwo analizować wyniki na dowolnym poziomie – od ogólnego folderu aż po pojedynczy miesiąc.
Całościowy obraz rentowności firmy, będący podsumowaniem wszystkich twoich arkuszy, znajdziesz w module Rentowność →
Jak zacząć? Zacznij prosto!
Nie musisz od razu tworzyć skomplikowanej struktury z dziesiątkami folderów i kategorii. Na początek w zupełności wystarczy jeden główny folder (np. Firma), a w nim kilka podstawowych arkuszy (np. Administracja i Zespół), pogrupowanych w prostą kategorię (np. Koszty firmy).
W miarę dodawania kolejnych płatności i projektów, twoja struktura naturalnie się rozrośnie. Z czasem zauważysz, że warto wydzielić projekty dla różnych klientów do osobnych kategorii, a wszystkie kategorie klientów umieścić w nowym, dedykowanym folderze (np. Klienci).
Taka ewolucyjna praca pozwoli ci stworzyć strukturę idealnie dopasowaną do twojej firmy.
Pamiętaj, twoja struktura budżetu jest w pełni elastyczna.
W każdej chwili możesz ją rozbudowywać i modyfikować. W miarę rozwoju firmy możesz dodawać nowe foldery i kategorie. Masz też pełną swobodę w zmienianiu nazw wszystkich elementów. Zdecydowałeś, że projekt powinien być w innej kategorii? Po prostu przenieś do niej cały arkusz. A może chcesz inaczej pogrupować koszty? Możesz nawet przenosić pojedyncze wiersze między różnymi arkuszami.