Kategoria (cecha)
Kategoria budżetu to cecha płatności przejmowana ze struktury budżetu, która służy do grupowania arkuszy i analizy rentowności całych obszarów działalności firmy.
Wprowadzenie
Jak wyjaśniamy w artykule o cechach i ich dziedziczeniu, każda płatność w Budget Studio posiada zestaw cech, które nadają jej kontekst biznesowy. Kluczową rolę odgrywają tu cechy przejmowane z budżetu, które płatność automatycznie przejmuje ze struktury, w której ją umieszczono.
W Budget Studio kategoria to drugi po folderze poziom organizacji arkuszy budżetu w ramach całego budżetu firmy. Kategorię (cechę) płatność automatycznie „dziedziczy” właśnie z tej struktury.
Dzięki niej system “wie”, do jakiej nadrzędnej grupy należy przypisać daną płatność. Pozwala to na analizę rentowności obszarów firmy niezależnie składających się na nie arkuszy budżetu, (np. pojedynczych projektów dla danego klienta).
Miejsce kategorii w strukturze budżetu
Czym jest Kategoria, a czym cecha o tej samej nazwie? Ten artykuł opisuje cechę o nazwie kategoria czyli informację przypisaną do płatności. Kategoria jako element struktury budżetu jest opisana tutaj →
Właściwości
- Automatyczne przypisanie: Płatności planowane otrzymują tę cechę automatycznie. Gdy tworzysz plan w arkuszu (np. Nowe biuro), system wie, w jakiej kategorii znajduje się ten arkusz (np. Projekty wewnętrzne) i przypisuje ją do płatności. Płatności rzeczywiste (np. wystawione faktury) otrzymują tę cechę w momencie, gdy łączysz je z budżetem.
- Dziedziczenie struktury nadrzędnej: Zgodnie ze strukturą budżetu: Folder → Kategoria → Arkusz budżetu, każda płatność z cechą kategoria automatycznie przejmuje również cechę nadrzędną - folder.
- Filtrowanie danych: Jest to kluczowa cecha, której użyjesz do filtrowania danych w najważniejszych widokach aplikacji: Listach płatności, Cash flow oraz Rentowność.
Pamiętaj, że dopóki płatność rzeczywista nie zostanie przypisana do budżetu, nie posiada cechy kategoria, ponieważ system nie “wie”, do którego arkusza budżetu należy.
Praktyczny przykład: analiza rentowności klienta
Załóżmy, że twoja firma realizuje dla klienta ACME dwa niezależne projekty:
- Kampanię wiosna 2025 oraz
- Kampanię jesień 2025.
Każdy projekt ma własny arkusz budżetu, w którym śledzisz jego wpływy i obciążenia. Chcesz jednak wiedzieć, ile zarabiasz na całej współpracy z klientem ACME.
Krok 1: Stwórz strukturę z kategoriami
Aby pogrupować projekty dla danego klienta, tworzysz dla niego dedykowaną kategorię. Ponieważ prowadzisz wiele projektów dla tego klienta, więc nazywasz ją po prostu ACME.
- Wewnątrz tej kategorii umieszczasz dwa arkusze budżetu:
- Kampania wiosna 2025
- Kampania jesień 2025
Pamiętaj, że nazwy takie jak ACME, Klienci, Kampania itp., to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Struktura budżetu firmy będzie wyglądać następująco:
Krok 2: Zobacz, jak płatności dziedziczą kategorię
Teraz, gdy łączysz fakturę kosztową (np. za reklamę na Facebooku) z arkuszem Kampania jesień 2025, płatność ta automatycznie „dziedziczy” całą nadrzędną strukturę.
Dzięki temu system wie, że to obciążenie należy do:
- folderu: Klienci
- kategorii: ACME ←
- arkusza: Kampania jesień 2025
Krok 3: Analizuj rentowność całej kategorii
To najważniejszy krok. Przejdź do widoku Rentowność, aby zobaczyć zagregowane dane.
- Użyj opcji grupowania i wybierz grupowanie po Kategoria.
- W jednym miejscu zobaczysz łączny wynik dla wszystkich kategorii - w tym ACME.
- System zsumuje wszystkie wpływy i obciążenia z arkuszy Kampania wiosna 2025 i Kampania jesień 2025.
Rezultat: Nie musisz już ręcznie sumować wyników z pojedynczych projektów. Dzięki kategoriom od razu wiesz, jaka jest rentowność współpracy z danym klientem, niezależnie od prowadzonych projektów.
Możesz podejmować lepsze decyzje biznesowe, opierając się na informacjach dotyczących całych obszarów twojej działalności.
Pamiętaj, że nazwy takie jak Klienci, ACME, Kampania wiosna 2025, itd., to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Filtrowanie danych
Dzięki temu, że każda płatność dziedziczy cechę kategorii, możesz błyskawicznie filtrować dane w każdym widoku aplikacji, aby skupić się na analizie rentowności tylko tych obszarów, które cię interesują.
Załóżmy, że chcesz szczegółowo przeanalizować rentowność współpracy z klientem ACME, ukrywając wszystkie inne dane (np. koszty firmy czy wyniki innych klientów).
- Przejdź do widoku Rentowność.
- Otwórz panel filtrów po prawej stronie ekranu.
- W sekcji Dane w arkuszach znajdź filtr Kategoria i zaznacz ACME.
Rezultat: Lista zostanie natychmiast przefiltrowana. Zobaczysz teraz wyłącznie dane dotyczące kategorii ACME (wraz z arkuszami i wierszami, które do niej należą), co pozwoli ci na dogłębną analizę wszystkich wpływów i obciążeń związanych z tym konkretnym klientem.