Kolumna: Księgowane
Działanie i konfiguracja kolumny Księgowane oraz jej wpływ na automatyczne prognozy podatku VAT i dochodowego.
Za co odpowiada kolumna Księgowane w arkuszu budżetu
Kolumna Księgowane to prosty przełącznik (włączony/ wyłączony), który decyduje o tym, czy płatności planowane z danego wiersza mają wpływać na prognozę podatków: VAT oraz dochodowego.
Ustawienie to działa jak generator - każda płatność planowana utworzona w tym wierszu automatycznie otrzyma status, który tu wskażesz.
Prawidłowe zarządzanie tym ustawieniem jest potrzebne w tworzeniu realistycznej prognozy wysokości podatków. Pozwala ono świadomie wykluczyć z prognozy podatkowej te operacje, które nie są ani przychodem podatkowym, ani kosztem uzyskania przychodu (jak np. spłata kapitału kredytu czy wpłata własna właściciela).
Chcesz wiedzieć więcej?
Ten artykuł skupia się na działaniu kolumny w arkuszu budżetu, która jest generatorem dla płatności planowanych. Samo ustawienie Księgowane, jako cecha każdej transakcji, ma szersze zastosowanie w całej aplikacji (np. przy filtrowaniu).
Jak wyświetlić kolumnę “Księgowane”?
Kolumna Księgowane należy do grupy ustawień płatności planowanych. Domyślnie kolumny te są ukryte, aby widok arkusza był jak najprostszy.
Aby je wyświetlić, włącz przełącznik Ustawienia planowanych płatności, który znajdziesz nad tabelą, tuż obok przełącznika Sekcje.
Widok arkusza rozszerzy się o kolumny konfiguracyjne. Księgowane jest jedną z ostatnich kolumn w tej grupie.
Jak działa przełącznik “Księgowane”?
Ustawienie w tej kolumnie działa jak prosty przełącznik ON/OFF:
- Włączony (domyślnie): Płatności planowane z tego wiersza SĄ UWZGLĘDNIANE w wyliczaniu prognoz podatków. Używaj tego ustawienia dla wszystkich standardowych wpływów i obciążeń.
- Wyłączony: Płatności planowane z tego wiersza SĄ POMIJANE w wyliczaniu prognoz podatków. Używaj tej opcji dla operacji "kapitałowych" lub "neutralnych podatkowo" – takich, które wiążą się z przepływem gotówki, ale nie są ani kosztem, ani przychodem (np. otrzymanie kredytu, wpłata właściciela).
Jaki status “Księgowane” otrzymują nowe wiersze?
Gdy tworzysz nowy wiersz, system automatycznie wstawia do niego kontrahenta domyślnego (ustawianego w Bibliotece kontrahentów). W konsekwencji status Księgowane dla nowego wiersza jest również ustawiany automatycznie - system pobierze go bezpośrednio z ustawień tego właśnie kontrahenta.
Jak zmienić status “Księgowane” dla całego wiersza?
Jeśli pobrany z ustawień domyślnego kontrahenta status nie jest zgodny z twoją intencją, od razu zmień to ustawienie, aby pasowało do faktycznego przeznaczenia tego wiersza.
Kiedy kolumna jest nieaktywna?
Jeśli jako podstawę płatności wybierzesz umowę o dzieło, umowę zlecenie lub umowę o pracę, kolumna Księgowane zostanie automatycznie zablokowana w pozycji włączonej.
Dzieje się tak, ponieważ wynagrodzenia wynikające z tych typów umów z definicji zawsze stanowią koszt uzyskania przychodu dla firmy. Aplikacja blokuje tę opcję, aby chronić cię przed błędem i zagwarantować, że twoja prognoza rentowności i podatków jest zawsze poprawna.
Wyświetl kolumny ustawień planowanych płatności
Upewnij się, że widzisz kolumny ustawień (w tym celu przełącznik Ustawienia planowanych płatności musi być włączony).
Włącz lub wyłącz przełącznik
Status Księgowane w wierszu możesz zmienić w dowolnym momencie, nawet jeśli masz już do niego podłączone płatności rzeczywiste.
Kliknij w przełącznik w kolumnie Księgowane w wierszu, który chcesz zmodyfikować. Ustawienie zostanie natychmiast przełączone (np. z włączony na wyłączony). Możesz również zaznaczyć jednym kliknięciem komórkę z przełącznikiem - wciskając Enter , będziesz przełączał jej stan.
Wskazówka: Jeśli chcesz szybko ustawić ten sam status w wielu różnych wierszach, nie musisz klikać w każdym z nich. Możesz skopiować komórkę z ustawionym statusem i wkleić ją do innych komórek w tej kolumnie, używając standardowych skrótów klawiaturowych:
- Windows:
Ctrl+C(kopiuj) /Ctrl+V(wklej)
- MacOS:
Cmd+C(kopiuj) /Cmd+V(wklej)
Kiedy warto wyłączyć “Księgowane”? (praktyczne przykłady)
Wyłączenie operacji z wyliczania prognozy podatkowej jest niezbędne do poprawnego odwzorowania operacji neutralnych podatkowo, które wpływają na stan konta, ale nie na wynik firmy.
Przykład 1. Spłata kapitału kredytu
Rata kredytu bankowego składa się z dwóch części: kapitału i odsetek.
- Odsetki są kosztem uzyskania przychodu – obniżają twój dochód i podatek.
- Kapitał jest jedynie zwrotem pożyczonych pieniędzy – nie jest kosztem firmy.
Obie części są jednak realnym wypływem gotówki i muszą być ujęte w cash flow.
Jak to ustawić (prawidłowa metoda):
Do obsługi tej sytuacji potrzebujesz dwóch osobnych wierszy.
- Wiersz na odsetki (KOSZT PODATKOWY)
- Utwórz wiersz o przedmiocie transakcji np. Odsetki od kredytu.
- Ustaw podstawę płatności na bez faktury.
- WŁĄCZ opcję Księgowane.
- WŁĄCZ opcję W cash flow.
- Wiersz na kapitał (NEUTRALNY PODATKOWO)
- Utwórz wiersz o przedmiocie transakcji np. Spłata kapitału kredytu.
- Ustaw podstawę płatności na bez faktury.
- WYŁĄCZ opcję Księgowane.
- WŁĄCZ opcję W cash flow.
Rezultat: Obie kwoty (kapitał i odsetki) poprawnie obniżą prognozę cash flow. Jednak tylko kwota z wiersza Odsetki zostanie uwzględniona w module Rentowność i obniży prognozę podatku dochodowego.
Pamiętaj, że takie nazwy jak Odsetki od kredytu czy Spłata kapitału kredytu to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Przykład 2. Wpłata lub wypłata właściciela
Pieniądze, które jako właściciel wpłacasz do firmy (dokapitalizowanie) lub z niej wypłacasz (np. zysk), są neutralne podatkowo w momencie samego przelewu. Wpłata nie jest przychodem, a wypłata nie jest kosztem.
Jak to ustawić (np. dla wypłaty):
- Utwórz wiersz o przedmiocie transakcji np. Wypłata zysku - Wspólnik X.
- Ustaw podstawę płatności na bez faktury.
- WYŁĄCZ opcję Księgowane (to nie jest koszt firmy).
- WŁĄCZ opcję W cash flow (to jest realny wypływ gotówki z konta).
Rezultat: Przelew poprawnie obniży prognozę w module Cash flow, ale nie wpłynie na rentowność ani na prognozę podatku dochodowego.
Pamiętaj, że takie nazwy jak Wypłata zysku - Wspólnik X to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Przykład 3. Koszty firmowe płacone z prywatnych pieniędzy
Zdarza się, że właściciel lub pracownik płaci za wydatki firmowe z prywatnych środków i przedstawia firmie dokumenty do rozliczenia.
W takiej sytuacji mamy do czynienia z dwiema osobnymi operacjami:
- Moment powstania kosztu (wpływ na rentowność i podatek).
- Moment zwrotu pieniędzy (wpływ na stan konta firmowego, czyli cash flow).
Użycie przełączników Księgowane i W cash flow jest konieczne, aby poprawnie to rozdzielić.
Jak to ustawić (prawidłowa metoda):
Do obsługi tej sytuacji potrzebujesz dwóch osobnych wierszy.
Krok 1: Wiersz do księgowania kosztu (WPŁYW NA RENTOWNOŚĆ)
- Utwórz wiersz w odpowiednim arkuszu kosztowym (np. Paliwo). Ten wiersz służy wyłącznie do ewidencji kosztów opłacanych prywatnie.
- Ustaw podstawę płatności na faktura lub bez faktury.
- WŁĄCZ opcję Księgowane (ponieważ jest to koszt firmy).
- WYŁĄCZ opcję W cash flow (ponieważ przelew nie wyszedł z konta firmowego).
Gdy otrzymasz od pracownika fakturę, podłączasz ją właśnie do tego wiersza.
Rezultat (Krok 1): Koszt poprawnie obniży rentowność i podstawę opodatkowania, ale nie wpłynie na prognozę stanu konta.
Krok 2: Wiersz do zwrotu pieniędzy (WPŁYW NA CASH FLOW)
- Utwórz osobny wiersz (np. Zwrot wydatków - Jan Kowalski).
- Ustaw podstawę płatności na bez faktury.
- WYŁĄCZ opcję Księgowane (bardzo ważne – koszt został już ujęty w Kroku 1.!).
- WŁĄCZ opcję W cash flow (to jest realny przelew z konta firmowego).
Gdy robisz pracownikowi przelew, tę operację podłączasz właśnie do tego wiersza.
Rezultat (Krok 2.): Przelew poprawnie obniży prognozę w module Cash flow, ale nie wpłynie na rentowność (bo nie jest to nowy koszt).
Pamiętaj, że takie nazwy jak Paliwo, Zwrot wydatków - Jan Kowalski to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Jak zmiana “Księgowane” wpływa na rzeczywiste płatności w wierszu?
Zmiana ustawienia Księgowane w wierszu wpływa tylko na płatności planowane. Jeśli do wiersza masz już podłączone płatności rzeczywiste (np. faktury), zmiana ustawienia w wierszu nie wpłynie na nie. Płatność rzeczywista zawsze zachowuje taki status Księgowane, jaki miała w momencie dodawania jej do systemu (lub jaki ustawiłeś jej ręcznie na karcie płatności).
Jak zmienić “Księgowane” dla indywidualnej płatności planowanej?
W wyjątkowych sytuacjach możesz ręcznie nadpisać status Księgowane dla pojedynczej płatności planowanej, otwierając jej kartę płatności.
Warto traktować tę opcję jako wyjątek. Głównie z powodów praktycznych: jeśli później zmienisz status Księgowane dla całego wiersza (np. z włączony na wyłączony), twoja ręczna zmiana w indywidualnej płatności zostanie automatycznie nadpisana przez nowe ustawienie wiersza. Zmiana ustawienia Księgowane dla pojedynczej płatności jest możliwa tylko dla podstaw płatności niebędących workiem.
Jak rozpoznać, gdy ustawienie płatności różni się od wiersza?
W lewym dolnym rogu arkusza budżetu znajduje się panel podglądu szczegółów płatności dla zaznaczonej komórki. Jeśli status Księgowane (lub inna cecha) dla konkretnej płatności różni się od ustawień domyślnych wiersza, jego nazwa zostanie podświetlona na pomarańczowo.
Sortowanie wierszy po “Księgowane”
Kliknij nagłówek kolumny Księgowane, aby posortować wiersze i szybko zobaczyć, które z nich są włączone do prognozy podatkowej, a które wyłączone.
Ta kolejność sortowania wpływa na to, w jakim porządku wyświetlą się grupy po włączeniu grupowania (opis poniżej)
Grupowanie wierszy po “Księgowane”
Aby zobaczyć sumy pośrednie dla wszystkich wierszy włączonych lub wyłączonych z prognozy rentowności i podatków, możesz użyć opcji grupowania wierszy.
Co ważne, grupowanie działa nawet wtedy, gdy kolumny ustawień planowanych płatności (w tym sama kolumna Księgowane) są ukryte – czyli gdy przełącznik Ustawienia planowanych płatności jest wyłączony.
Porada: Kontroluj kolejność grup
Kolejność, w jakiej wyświetlają się grupy (np. czy najpierw włączone, czy wyłączone), zależy od tego, jak wcześniej posortowałeś kolumnę Księgowane. Aby to zrobić, musisz oczywiście na chwilę włączyć widoczność tej kolumny.