Kolumna: Kontrahent
Czym jest kolumna kontrahent w arkuszu budżetu, jak go dodawać i wykorzystywać do grupowania, sortowania oraz analizy finansowej
Kontrahent w arkuszu budżetu
Każda płatność w twojej firmie ma dwie strony – ciebie i kontrahenta. Może to być klient, któremu wystawiasz fakturę, dostawca, od którego kupujesz towary lub usługi, pracownik, któremu wypłacasz wynagrodzenie czy nawet urząd skarbowy, do którego płacisz podatki.
Kontrahent w wierszu to wzór dla płatności planowanych
W drugiej kolumnie arkusza budżetu określasz kontrahenta dla każdego wiersza. Ustawienie to działa jak generator – wszystkie płatności planowane, które powstaną w tym wierszu, automatycznie otrzymają wskazanego tu kontrahenta.
Pamiętaj jednak, że ustawienie w wierszu nie zawsze jest ostateczne:
- Dla płatności rzeczywistych: kontrahent zawsze pochodzi z danych rzeczywistych (np. faktury) i może być inny niż ten ustawiony w wierszu. Rzeczywistość ma tu pierwszeństwo.
- Dla płatności planowanych: Możesz ręcznie zmienić kontrahenta na karcie płatności, nadpisując wartość pobraną z wiersza.
Przykład z użyciem worków: W arkuszu Koszty administracyjne tworzysz wiersz z podstawą płatności Faktura (worek) i kontrahentem Sklep spożywczy. Następnie dodajesz do systemu rzeczywiste faktury z różnych sklepów (np. Biedronka, Lidl) i łączysz je z tym workiem.
Każda z tych płatności rzeczywistych zachowa swojego faktycznego kontrahenta (Biedronka, Lidl), mimo że wiersz ma ustawionego ogólnego kontrahenta Sklep spożywczy.
Pamiętaj, że nazwy takie jak Koszty administracyjne czy Sklep spożywczy to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Utrzymaj porządek w kontrahentach, aby pracować szybciej
Chociaż system pozwala na elastyczność i różnice w kontrahentach między planem a rzeczywistością (jak w przykładzie z workiem), utrzymanie spójności tam, gdzie to możliwe, znacząco przyspiesza pracę.
Kontrahent odgrywa kluczową rolę podczas łączenia płatności rzeczywistych z planami. System inteligentnie podpowiada pasujące plany, a kontrahent jest pierwszą cechą, według której automatycznie je wyszukuje. Jeśli kontrahent w płatności rzeczywistej zgadza się z tym w planowanej, system trafniej podpowie odpowiednie połączenie, co znacząco przyspiesza cały proces.
Jak rozpoznać, że kontrahent indywidualnej płatności różni się od ustawień wiersza?
W lewym dolnym rogu arkusza budżetu znajduje się panel podglądu szczegółów płatności dla zaznaczonej komórki. Jeśli kontrahent (lub inna cecha) dla konkretnej płatności różni się od ustawień domyślnych wiersza, jego nazwa zostanie podświetlona na pomarańczowo, tak jak na obrazku poniżej.
Szczególna rola kontrahenta w umowach
W przypadku umów (o dzieło, zlecenie czy o pracę), kontrahent w wierszu zawsze oznacza wykonawcę lub pracownika. Co ważne, nawet dla powiązanych obciążeń do urzędu skarbowego i ZUS, system celowo wyświetli w tej kolumnie nazwisko tej osoby.
Działa to jak "spinacz", który łączy wszystkie obciążenia związane z jedną umową. Dzięki temu możesz łatwo filtrować dane i analizować całkowity koszt zatrudnienia lub współpracy z daną osobą, niezależnie od tego, czy patrzysz na wypłatę "na rękę", podatek czy składki ZUS.
Szczegółowe informacje o tym, jak system prezentuje płatności z umów, znajdziesz w artykułach poświęconych poszczególnym podstawom płatności.
Dodawanie i wybieranie kontrahenta w wierszu
Gdy tworzysz nowy wiersz, Budget Studio podpowiada kontrahenta, który jest aktualnie ustawiony jako domyślny (początkowo jest to kontrahent systemowy, ale możesz to zmienić w Bibliotece kontrahentów).
Możesz od razu wybrać inną pozycję z listy lub dodać nową firmę/osobę dla tego konkretnego wiersza.
Wskazówka: Jeśli chcesz szybko ustawić tego samego kontrahenta w wielu różnych wierszach, nie musisz klikać w każdym z nich. Możesz skopiować komórkę z ustawionym kontrahentem i wkleić ją do innych komórek w tej kolumnie, używając standardowych skrótów klawiaturowych:
- Windows:
Ctrl+C(kopiuj) /Ctrl+V(wklej)
- MacOS:
Cmd+C(kopiuj) /Cmd+V(wklej)
Otwórz listę wszystkich kontrahentów
Kliknij dwukrotnie komórkę w kolumnie kontrahent (lub zaznacz ją i wciśnij Enter). Pojawi się rozwijana lista wszystkich twoich kontrahentów dotychczas dodanych do systemu.
Wybierz istniejącego
Jeśli szukana firma/ osoba jest na liście, po prostu kliknij w jej nazwę. Jeśli jej nie widzisz, zacznij wpisywać fragment nazwy. Lista zostanie automatycznie odfiltrowana.
...lub dodaj nowego
Gdy system nie znajdzie wpisywanej przez ciebie nazwy na liście, wyświetli opcję Dodaj. Kliknij ją (lub wciśnij Enter).
Nowy kontrahent zostanie automatycznie zapisany w Bibliotece i przypisany do tego wiersza. W efekcie wszystkie płatności planowane w tym wierszu, zarówno te już istniejące, jak i dodane później, będą miały ustawionego tego kontrahenta.
Ważne: Zmiana kontrahenta w wierszu nie wpłynie na płatności rzeczywiste, które już są do niego przypisane. Dane z dokumentu rzeczywistego (np. faktury) zawsze mają pierwszeństwo przed ustawieniem wiersza.
Zarządzanie wszystkimi kontrahentami w Bibliotece
Każdy kiedykolwiek dodany do systemu kontrahent jest automatycznie zapisywany w centralnej Bibliotece. To miejsce, w którym również możesz dodawać nowych kontrahentów oraz zarządzać wszystkimi istniejącymi wpisami: edytować ich dane, łączyć duplikaty czy usuwać nieaktywnych. Dzięki temu utrzymujesz porządek i zapewniasz spójność danych w całym systemie.
Jak szybko przejść do Biblioteki?
Z poziomu arkusza budżetu najwygodniejszym sposobem dostania się do Biblioteki jest skrót dostępny bezpośrednio na liście kontrahentów:
- W dowolnym wierszu kliknij pole Kontrahent, aby rozwinąć listę.
- Na samym dole listy znajdziesz przycisk Edycja kontrahentów. Kliknij go, a system przeniesie cię bezpośrednio do Biblioteki.
Możesz również wejść do Biblioteki przez menu główne: Twoje konto → Biblioteka → Kontrahenci.
Pełne dane kontrahenta w Bibliotece
Pełna karta kontrahenta w Bibliotece pozwala na zapisanie:
- Nazwy skróconej: Używanej w arkuszach i na listach dla czytelności.
- Nazwy pełnej: Oficjalnej nazwy firmy.
- Numeru NIP.
Gdy dodajesz kontrahenta bezpośrednio w arkuszu budżetu, system tworzy uproszczony wpis:
- Nazwa skrócona i pełna są takie same (ustawione na tę, którą wpisałeś).
- Numer NIP jest pusty.
Oczywiście w każdej chwili możesz wejść do Biblioteki kontrahentów i uzupełnić brakujące dane (NIP) lub dostosować nazwy (np. ustawić inną nazwę skróconą) dla kontrahentów dodanych w ten sposób.
Skąd się biorą kontrahenci w Bibliotece?
Chociaż biblioteka jest centralnym miejscem zarządzania, kontrahentów możesz dodawać do systemu na kilka sposobów, w zależności od tego, co akurat robisz:
- Bezpośrednio w arkuszu budżetu: Jak opisano we wcześniejszych sekcjach (tworzysz uproszczony wpis).
- Podczas dodawania płatności ręcznie: Tworzysz uproszczony wpis.
- Bezpośrednio w Bibliotece: Pozwala to od razu wprowadzić pełne dane.
- Automatycznie podczas importu: System sam doda nowych kontrahentów znalezionych podczas importu przez OCR, API lub z Excela / CSV.
Zalecana metoda dodawania kontrahentów do Biblioteki: Najefektywniejszym sposobem dodawania kontrahentów jest Import (OCR, API, Excel/CSV). Dane wprowadzane tą metodą są od razu kompletne (łącznie z NIP i pełną nazwą firmy), co znacznie oszczędza czas na późniejsze porządkowanie Biblioteki i łączenie duplikatów.
Domyślne ustawienia kontrahenta
Aby usprawnić twoją pracę, każdy kontrahent w Bibliotece ma przypisane domyślne ustawienia. Odzwierciedlają one typowy scenariusz transakcji z danym kontrahentem (obejmując m.in. podstawę płatności, stawkę VAT czy terminy), ale zawsze możesz je nadpisać, dostosowując do konkretnej sytuacji.
Kiedy Budget Studio stosuje ustawienia domyślne kontrahenta?
Głównym celem ustawień domyślnych jest przyspieszenie tworzenia nowych wierszy w arkuszach budżetu. System może automatycznie zastosować zapisane ustawienia, ale robi to w zależności od kolejności twoich działań w nowym wierszu:
- Gdy zaczynasz od kontrahenta: Jeśli pierwszą czynnością w nowym (lub pustym) wierszu jest wybranie kontrahenta, jego domyślne ustawienia zostaną automatycznie zastosowane. System wypełni za ciebie pozostałe kolumny (np. podstawa płatności). To idealny sposób na szybkie dodawanie standardowych transakcji.
- Gdy zaczynasz od innej kolumny: Jeśli najpierw zmodyfikujesz inną kolumnę (np. wpiszesz dzień wystawienia), a dopiero potem wybierzesz kontrahenta, jego domyślne ustawienia NIE zostaną zastosowane. System nie chce w ten sposób nadpisać twojej dotychczasowej pracy w tym wierszu.
Nadpisywanie ustawień domyślnych
Ustawienia domyślne to tylko punkt wyjścia. Nawet jeśli system je zastosuje, zawsze masz pełną kontrolę i możesz je dostosować do specyfiki danej transakcji.
Załóżmy, że dla kontrahenta Orange ustawiłeś w Bibliotece domyślny dzień wystawienia faktury na 1. dzień miesiąca.
- Gdy zaczniesz tworzyć nowy wiersz od wybrania kontrahenta Orange, system automatycznie ustawi regułę dnia wystawienia na 1. dzień każdego miesiąca.
- Jeśli jednak w tym konkretnym wierszu chcesz ustawić inny dzień (np. 10., bo dotyczy to innej usługi), możesz to po prostu zmienić w ustawieniach płatności planowanych tego wiersza.
- Zmiana ta dotyczy tylko płatności w tym jednym wierszu i nie modyfikuje domyślnych ustawień zapisanych dla Orange w Bibliotece.
- Co więcej, niektóre ustawienia (np. daty) możesz nawet nadpisać dla pojedynczej płatności planowanej w danym wierszu, otwierając jej kartę.
Pamiętaj, że takie nazwy jak Orange to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Jak są tworzone ustawienia domyślne dla NOWYCH kontrahentów?
Ustawienia domyślne zostają zapisane również podczas dodawania nowego kontrahenta bezpośrednio w wierszu arkusza. W tym przypadku kolejność działań wpływa na ostateczny efekt:
- Gdy najpierw uzupełnisz inne kolumny: Jeśli w nowym wierszu najpierw ustawisz np. podstawę płatności i VAT, a na końcu dodasz nowego kontrahenta, to aktualne ustawienia tego wiersza staną się domyślnymi dla tego nowo utworzonego kontrahenta w Bibliotece.
- Gdy zaczynasz od dodania nowego kontrahenta: Jeśli natomiast rozpoczniesz tworzenie wiersza od dodania nowego kontrahenta, to przejmie on domyślne ustawienia przypisane do systemowego kontrahenta domyślnego (tego, którego system proponuje w pustym, nowym wierszu).
Rozumienie tej logiki pozwoli ci efektywniej korzystać z Budget Studio.
Jak i gdzie zarządzać domyślnymi ustawieniami?
Domyślnymi ustawieniami dla wszystkich kontrahentów zarządzasz w jednym miejscu – we wspomnianej wcześniej Bibliotece kontrahentów. To tam możesz je przeglądać i edytować.
Sortowanie wierszy po kontrahencie
Aby szybko uporządkować widok, możesz sortować wszystkie wiersze w arkuszu po nazwie kontrahenta. Pierwsze kliknięcie w nagłówek kolumny Kontrahent posortuje wiersze od A do Z, a drugie – od Z do A.
Ustawiona kolejność sortowania jest zachowywana również po włączeniu grupowania wierszy. Dzięki temu możesz łatwo kontrolować, w jakiej kolejności wyświetlają się całe grupy wierszy.
Grupowanie wierszy po kontrahencie
W arkuszu budżetu możesz mieć wiele wierszy przypisanych do tego samego kontrahenta.
Na przykład, w arkuszu Zespół masz kilka wierszy z kontrahentem Jan Kowalski (np. jako przedmioty transakcji: Wynagrodzenie, Premia za sprzedaż, Bonus roczny), lub w arkuszu projektu masz wiersz wpływu i wiersz obciążenia dla tej samej firmy B2B, z którą współpracujesz.
Pamiętaj, że takie nazwy takie Zespół, Jan Kowalski, Wynagrodzenie, Premia za sprzedaż, Bonus roczny to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Aby ułatwić ci analizę, Budget Studio pozwala automatycznie grupować takie wiersze. Dzięki temu możesz już na etapie planowania zobaczyć saldo (różnicę między wpływami a obciążeniami) dla danego kontrahenta w ramach jednego arkusza i szybko ocenić, np. całkowity koszt zatrudnienia pracownika lub rentowność współpracy z partnerem B2B.
Porada: Kontroluj kolejność grup
Kolejność, w jakiej wyświetlają się grupy, zależy od tego, jak wcześniej posortowałeś kolumnę kontrahent. Jeśli posortujesz wiersze alfabetycznie (A-Z), grupy również pojawią się w tej kolejności. Analogicznie, sortowanie od Z do A odwróci układ grup.