Kolumna: Kontrahent
Czym jest kolumna kontrahent w arkuszu budżetu, jak go dodawać i wykorzystywać do grupowania, sortowania oraz analizy finansowej
Kontrahent w arkuszu budżetu
Każda płatność w twojej firmie ma dwie strony – ciebie i drugą stronę, czyli kontrahenta. Może to być klient, któremu wystawiasz fakturę, dostawca, od którego kupujesz towary lub usługi, pracownik, któremu wypłacasz wynagrodzenie, czy nawet urząd skarbowy, do którego płacisz podatki.
W Budget Studio, w drugiej kolumnie arkusza budżetu, określasz kontrahenta dla każdego wiersza. Ustawienie to działa jak generator – wszystkie płatności planowane, które powstaną w tym wierszu, automatycznie otrzymają wskazanego tu kontrahenta. Przypisanie odpowiedniej firmy lub osoby jest kluczowe, aby nadać planowanym finansom właściwy kontekst.
Kontrahent w wierszu automatycznie trafia do płatności planowanych
Kontrahent ustawiony w wierszu budżetu działa jak generator – jest to podstawowa cecha, która zostanie automatycznie przypisana do wszystkich płatności planowanych utworzonych w tym wierszu.
Pamiętaj jednak, że:
- Dla płatności rzeczywiste: Kontrahent przypisany do płatności rzeczywistej (np. faktury) znajdującej się w tym wierszu zawsze pochodzi z danych tego dokumentu i może być inny niż domyślny kontrahent wiersza.
- Dla płatności planowane: możesz ręcznie zmienić kontrahenta w jej karcie, nadpisując wartość domyślną pobraną z wiersza.
Przykład z użyciem "Worków": W arkuszu Kosztów administracyjnych tworzysz wiersz z ustawieniem podstawy płatności Faktura (worek) i kontrahentem Sklep spożywczy. Następnie dodajesz rzeczywiste faktury pochodzące z różnych sklepów (np. Biedronka, Lidl, itp) łącząc je z tym workiem.
Każda z tych płatności zachowa swojego rzeczywistego kontrahenta (Biedronka, Lidl), mimo że wiersz ma ustawionego generycznego kontrahenta Sklep spożywczy. Pamiętaj, że nazwy takie jak Koszty administracyjne czy Sklep spożywczy to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Jak rozpoznać nadpisanego kontrahenta?
W lewym dolnym rogu arkusza budżetu znajduje się panel podglądu szczegółów płatności dla zaznaczonej komórki. Jeśli kontrahent (lub inna cecha) dla konkretnej płatności różni się od ustawień domyślnych wiersza, jego nazwa zostanie podświetlona na pomarańczowo, tak jak na obrazku poniżej.
Rola kontrahenta w arkuszu
Kontrahent to nie tylko nazwa w arkuszu – to kluczowa informacja, która pełni kilka ważnych ról w aplikacji.
Rola w łączeniu płatności z budżetem
Kontrahent odgrywa kluczową rolę podczas łączenia płatności rzeczywistych z planami. System inteligentnie podpowiada pasujące plany, a kontrahent jest pierwszą cechą, według której automatycznie je wyszukuje. Jeśli kontrahent w płatności rzeczywistej zgadza się z tym w planowanej, znacząco przyspiesza to proces łączenia.
Wykorzystanie w analizie i filtrowaniu
Kontrahent to przede wszystkim niezastąpione narzędzie do szybkiego wyszukiwania i filtrowania transakcji. Kontrahent ustawiony w wierszu arkusza jest automatycznie przypisywany do wszystkich płatności planowanych utworzonych w tym wierszu. Dzięki temu możesz precyzyjnie filtrować nie tylko przeszłe operacje, ale również przyszłe plany finansowe związane z konkretnym kontrahentem.
Przykład: Na liście płatności, filtrując płatności planowane, szybko możesz sprawdzić jakie faktury masz do wystawienia dla klienta X w przyszłym miesiącu.
Cecha ta jest również podstawą do szerszych analiz finansowych w kluczowych modułach aplikacji.
Przykład: W module Rentowność możesz łatwo odfiltrować dane, aby zobaczyć sumę wszystkich wpływów od Klienta ABC lub sprawdzić, ile wyniosły łączne obciążenia na rzecz firmy XYZ Sp. z o.o. (uwzględniając zarówno płatności rzeczywiste, jak i planowane)
Dodawanie i wybieranie kontrahenta w wierszu
Gdy tworzysz nowy wiersz, Budget Studio podpowiada kontrahenta, który jest aktualnie ustawiony jako domyślny (początkowo jest to kontrahent systemowy, ale możesz to zmienić w bibliotece).
Możesz od razu wybrać inną pozycję z listy lub dodać nową firmę/osobę dla tego konkretnego wiersza.
Otwórz listę wszystkich kontrahentów
Kliknij dwukrotnie komórkę w kolumnie Kontrahent (lub zaznacz ją i wciśnij Enter). Pojawi się rozwijana lista wszystkich twoich kontrahentów dotychczas dodanych do systemu.
Wybierz istniejącego
Jeśli szukana firma / osoba jest na liście, po prostu ją kliknij. Jeśli jej nie widzisz, zacznij wpisywać fragment nazwy. Lista zostanie automatycznie odfiltrowana.
... lub dodaj nowego
Gdy system nie znajdzie wpisywanej przez ciebie nazwy na liście, wyświetli opcję Dodaj. Kliknij ją (lub wciśnij Enter).
Nowy kontrahent zostanie automatycznie zapisany w bibliotece i przypisany do tego wiersza. W efekcie, wszystkie płatności planowane w tym wierszu – zarówno te już istniejące, jak i dodane później – będą miały ustawionego tego kontrahenta.
Ważne: Zmiana kontrahenta w wierszu nie wpłynie na płatności rzeczywiste, które już są do niego przypisane. Dane z dokumentu rzeczywistego (np. faktury) zawsze mają pierwszeństwo przed ustawieniem wiersza.
Zarządzanie wszystkimi kontrahentami w bibliotece
Każdy kontrahent, kiedykolwiek dodany do systemu, jest automatycznie zapisywany w centralnej bibliotece. To miejsce, w którym również możesz dodawać nowych kontrahentów oraz zarządzać wszystkimi istniejącymi wpisami: edytować ich dane, łączyć duplikaty czy usuwać nieaktywnych. Dzięki temu utrzymujesz porządek i zapewniasz spójność danych w całym systemie.
Jak szybko przejść do Biblioteki?
Z poziomu arkusza budżetu najwygodniejszym sposobem, aby dostać się do biblioteki, jest skrót dostępny bezpośrednio na liście kontrahentów:
- W dowolnym wierszu kliknij pole Kontrahent, aby rozwinąć listę.
- Na samym dole listy znajdziesz przycisk Edycja kontrahentów. Kliknij go, a system przeniesie cię bezpośrednio do Biblioteki.
Możesz również wejść do Biblioteki przez menu główne: Twoje konto → Biblioteka → Kontrahenci.
Domyślne ustawienia kontrahenta
Wprowadzenie
Aby usprawnić twoją pracę, każdy kontrahent w bibliotece ma przypisane domyślne ustawienia. Odzwierciedlają one typowy scenariusz transakcji z danym kontrahentem (obejmują m.in. podstawę płatności, stawkę VAT czy reguły terminów), ale zawsze możesz je nadpisać, dostosowując do konkretnej sytuacji.
Kiedy Budget Studio stosuje ustawienia domyślne kontrahenta?
Głównym celem ustawień domyślnych jest przyspieszenie tworzenia nowych wierszy w arkuszach budżetu. System może automatycznie zastosować zapisane ustawienia, ale robi to w zależności od kolejności twoich działań w nowym wierszu:
- Gdy zaczynasz od wybrania kontrahenta: Jeśli pierwszą czynnością w nowym (lub pustym) wierszu jest wybranie kontrahenta, jego domyślne ustawienia zostaną automatycznie zastosowane. System wypełni za ciebie pozostałe kolumny (np. podstawa płatności, VAT). To idealny sposób na szybkie dodawanie standardowych transakcji.
- Gdy zaczynasz od innej kolumny: Jeśli najpierw zmodyfikujesz inną kolumnę (np. wpiszesz dzień wystawienia), a dopiero potem wybierzesz kontrahenta, jego domyślne ustawienia NIE zostaną zastosowane. System nie chce w ten sposób nadpisać twojej dotychczasowej pracy w tym wierszu.
Nadpisywanie ustawień domyślnych
Ustawienia domyślne to tylko punkt wyjścia. Nawet jeśli system je zastosuje, zawsze masz pełną kontrolę i możesz je dostosować do specyfiki danej transakcji.
Przykład: Załóżmy, że dla kontrahenta Orange ustawiłeś w bibliotece domyślny dzień wystawienia faktury na 1. dzień miesiąca.
- Gdy zaczniesz tworzyć nowy wiersz od wybrania kontrahenta Orange, system automatycznie ustawi regułę dnia wystawienia na 1. dzień każdego miesiąca.
- Jeśli jednak w tym konkretnym wierszu chcesz ustawić inny dzień (np. 10., bo dotyczy to innej usługi), możesz to po prostu zmienić w ustawieniach płatności planowanych tego wiersza.
- Zmiana ta dotyczy tylko płatności w tym jednym wierszu i nie modyfikuje domyślnych ustawień zapisanych dla Orange w bibliotece.
- Co więcej, niektóre ustawienia (np. daty) możesz nawet nadpisać dla pojedynczej płatności planowanej w danym wierszu, otwierając jej kartę.
Pamiętaj, że nazwy takie jak Orange to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Jak tworzone są ustawienia domyślne dla NOWYCH kontrahentów?
Ustawienia domyślne zostają zapisane również podczas dodawania nowego kontrahenta bezpośrednio w wierszu arkusza. W tym przypadku kolejność działań wpływa na ostateczny efekt:
- Gdy najpierw uzupełnisz inne kolumny: Jeśli w nowym wierszu najpierw ustawisz np. podstawę płatności i VAT, a na końcu dodasz nowego kontrahenta w kolumnie Kontrahent, to aktualne ustawienia tego wiersza staną się domyślnymi dla tego nowo utworzonego kontrahenta w bibliotece.
- Gdy zaczynasz od dodania nowego kontrahenta: Jeśli natomiast rozpoczniesz tworzenie wiersza od dodania nowego kontrahenta w kolumnie Kontrahent, to odziedziczy on domyślne ustawienia przypisane do systemowego kontrahenta domyślnego (tego, którego system proponuje w pustym, nowym wierszu).
Rozumienie tej logiki pozwoli ci efektywniej korzystać z Budget Studio.
Jak i gdzie zarządzać domyślnymi ustawieniami?
Domyślnymi ustawieniami dla wszystkich kontrahentów zarządzasz w jednym miejscu – we wspomnianej wcześniej bibliotece kontrahentów. To tam możesz je przeglądać i edytować.
Sortowanie wierszy po kontrahencie
Aby szybko uporządkować widok, możesz sortować wszystkie wiersze w arkuszu po nazwie kontrahenta. Pierwsze kliknięcie w nagłówek kolumny Kontrahent posortuje wiersze od A do Z, a drugie – od Z do A.
Ustawiona kolejność sortowania jest zachowywana również po włączeniu grupowania wierszy. Dzięki temu możesz łatwo kontrolować, w jakiej kolejności wyświetlają się całe grupy wierszy.
Grupowanie wierszy po kontrahencie
W arkuszu budżetu możesz mieć wiele wierszy przypisanych do tego samego kontrahenta.
Na przykład, w arkuszu Zespół masz kilka wierszy z kontrahentem Jan Kowalski (np. jako Wynagrodzenie, Premia za sprzedaż, Bonus roczny), lub w arkuszu projektu masz wiersz wpływu i wiersz obciążenia dla tej samej firmy B2B, z którą współpracujesz.
Pamiętaj, że nazwy takie jak Zespół, Jan Kowalski, Wynagrodzenie, Premia za sprzedaż, Bonus roczny to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Aby ułatwić ci analizę, Budget Studio pozwala automatycznie grupować takie wiersze. Dzięki temu możesz już na etapie planowania zobaczyć saldo (różnicę między wpływami a obciążeniami) dla danego kontrahenta w ramach jednego arkusza i szybko ocenić, np. całkowity koszt zatrudnienia pracownika lub rentowność współpracy z partnerem B2B.
Porada: Kontroluj kolejność grup
Kolejność, w jakiej wyświetlają się grupy, zależy od tego, jak wcześniej posortowałeś kolumnę Kontrahent. Jeśli posortujesz wiersze alfabetycznie (A-Z), grupy również pojawią się w tej kolejności. Analogicznie, sortowanie od Z do A odwróci układ grup.