Kolumna: Metoda płatności
Opis zasad działania kolumny służącej do kategoryzacji przepływów pieniężnych oraz zarządzania listą dostępnych metod w Bibliotece systemu.
Do czego służy kolumna Metoda płatności w arkuszu budżetu
Kolumna Metoda płatności określa konkretny sposób, w jaki pieniądze wpłynęły na twoje konto lub z niego zeszły. Nie jest to to samo co konto bankowe, ale jest z nim blisko powiązane.
Dzięki tej kolumnie wiesz, czy dane obciążenie zostało opłacone np. kartą kredytową, czy wpływ przyszedł przelewem na określone konto, czy też była to gotówka.
Chcesz wiedzieć więcej?
Ten artykuł skupia się na działaniu kolumny w arkuszu budżetu, która jest generatorem dla płatności planowanych. Metoda płatności, jako cecha każdej płatności, ma szersze zastosowanie w całej aplikacji.
Dzięki niej, możesz na przykład szybko sprawdzić, które płatności schodzą z konta automatycznie (np. oznaczając ich metodą płatności Polecenie przelewu), a które wymagają twojego ręcznego działania (np. oznaczając je metodą płatności Przelew). Pamiętaj, że takie nazwy jak Polecenie przelewu, Przelew to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Jak wyświetlić kolumnę Metoda płatności
Kolumna Księgowane należy do grupy ustawień płatności planowanych. Domyślnie kolumny te są ukryte, aby widok arkusza był jak najprostszy.
Aby je wyświetlić, włącz przełącznik Ustawienia planowanych płatności, który znajdziesz nad tabelą, tuż obok przełącznika Sekcje.
Widok arkusza rozszerzy się o kolumny konfiguracyjne. Metoda płatności jest jedną ze środkowych kolumn w tej grupie.
Jak działa Metoda płatności w wierszu?
Ustawienie w tej kolumnie działa jak generator dla wszystkich płatności planowanych w danym wierszu budżetu. Gdy wybierzesz lub zmienisz metodę płatności w głównym wierszu (np. na Karta debetowa), wszystkie planowane płatności w tym wierszu automatycznie otrzymają tę samą metodę.
Zmiana ta nie wpłynie na płatności rzeczywiste, które są do niego podpięte. Indywidualne płatności, zarówno planowane, jak i rzeczywiste, mogą mieć ustawione inne metody płatności niż zdefiniowana w wierszu.
Jaką metodę płatności otrzymują nowe wiersze?
W nowym wierszu metoda płatności jest zawsze pobierana z ustawień Kontrahenta. To, który kontrahent (i jaka metoda) zostanie zastosowany, zależy od kolumny, od której zaczniesz tworzyć nowy wiersz:
- Gdy zaczynasz od kolumny Kontrahent: Jeśli rozpoczniesz od wyboru konkretnej firmy lub osoby, system od razu przypisze metodę płatności zgodną z ustawieniami tego właśnie kontrahenta.
- Gdy zaczynasz od dowolnej innej kolumny: Jeśli rozpoczniesz wpisywanie danych w innej kolumnie (np. w Sekcji), system automatycznie wstawi do wiersza kontrahenta domyślnego. Wtedy metoda płatności zostanie pobrana z ustawień tego domyślnego kontrahenta
Ustawianiami wszystkich kontrahentów - w tym ich metodami płatności - zarządzasz w Bibliotece kontrahentów.
Jak zmienić metodę płatności dla całego wiersza?
Jeśli pobrana z ustawień kontrahenta metoda płatności nie jest zgodna z twoją intencją, od razu ją zmień, aby pasowała do faktycznego przeznaczenia tego wiersza.
Wyświetl kolumny ustawień planowanych płatności
Upewnij się, że widzisz kolumny ustawień (w tym celu przełącznik Ustawienia planowanych płatności musi być włączony).
Otwórz listę wszystkich metod płatności
Kliknij dwukrotnie komórkę w kolumnie Metoda płatności (lub zaznacz ją i wciśnij Enter). Pojawi się rozwijana lista wszystkich metod płatności dotychczas dodanych do systemu.
Wybierz istniejącą
Jeśli szukana metoda jest na liście, po prostu kliknij w jej nazwę (lub wybierze strzałkami klawiatury i wciśnij Enter). Jeśli jej nie widzisz, zacznij wpisywać fragment nazwy. Lista zostanie automatycznie odfiltrowana.
... lub dodaj nową
Gdy system nie znajdzie wpisywanej przez ciebie nazwy na liście, wyświetli opcję Dodaj. Kliknij ją (lub wciśnij Enter).
Nowa metoda płatności zostanie automatycznie zapisana w Bibliotece i przypisana do tego wiersza. W efekcie wszystkie płatności planowane w tym wierszu, zarówno te już istniejące, jak i dodane później, będą miały ustawioną tę metodą płatności.
Ważne: Zmiana metody płatności w wierszu nie wpłynie na płatności rzeczywiste, które już są do niego przypisane. Dane z dokumentu rzeczywistego (np. faktury) zawsze mają pierwszeństwo przed ustawieniem wiersza.
Jak zmienić metodę płatności dla indywidualnej płatności w wierszu?
Możesz zmienić metodę płatności dla konkretnej płatności, otwierając jej kartę. Edycja wygląda tak samo dla płatności planowanych i rzeczywistych, ale różnią się one tym, jak reagują na późniejsze zmiany w całym wierszu:
- Płatności planowane: Twoja ręczna zmiana zostanie nadpisana, jeśli zmienisz metodę płatności w głównym wierszu. Zatem traktuj tę edycję jako wyjątek.
- Płatności rzeczywiste: Zmiana ustawień w wierszu nie nadpisze metody ustawionej w płatności rzeczywistej.
Zmiana Metody płatności dla pojedynczej płatności jest możliwa tylko dla podstaw płatności niebędących workiem.
Jak rozpoznać, gdy ustawienie płatności różni się od wiersza?
W lewym dolnym rogu arkusza budżetu znajduje się panel podglądu szczegółów płatności dla zaznaczonej komórki. Jeśli metoda płatności (lub inna cecha) dla konkretnej płatności różni się od ustawień domyślnych wiersza, jej nazwa zostanie podświetlona na pomarańczowo.
Zarządzanie wszystkimi metodami płatności w Bibliotece
Każda metoda płatności, którą wpiszesz w arkuszu, automatycznie trafia do centralnej Biblioteki. To miejsce, w którym możesz też ręcznie dodawać nowe opcje oraz zarządzać całą listą: zmieniać nazwy, łączyć duplikaty (np. Karta i Visa) czy usuwać nieużywane pozycje.
Dzięki temu utrzymujesz porządek w nazewnictwie, co gwarantuje, że filtrowanie i raporty będą zawsze działać precyzyjnie.
Jak szybko przejść do Biblioteki?
Z poziomu arkusza budżetu najwygodniejszym sposobem dostania się do Biblioteki jest skrót dostępny bezpośrednio na liście metod:
- W dowolnym wierszu kliknij komórkę w kolumnie Metoda płatności, aby rozwinąć listę.
- Na samym dole listy znajdziesz przycisk Edycja metod płatności. Kliknij go, a system przeniesie cię bezpośrednio do Biblioteki.
Możesz również wejść do Biblioteki przez menu główne: Twoje konto → Biblioteka → Kontrahenci.
Pełne dane metod płatności w Bibliotece
Pełna karta każdej metody płatności w Bibliotece pozwala na zapisanie:
- Nazwy: używanej w arkuszach i na listach dla czytelności.
- Numeru konta: w przyszłości będzie on wykorzystywany przy integracji z kontem bankowym. Obecnie pełni tylko funkcję pomocniczą.
- Bank: pomocnicza cecha pozwalająca na większy porządek na liście
- Split payment: informacja, która będzie wykorzystywana w przyszłości, aby wskazać, że jest to konto obsługujące mechanizm podzielonej płatności (MPP).
Gdy dodajesz nową metodą płatności bezpośrednio w arkuszu budżetu, system tworzy uproszczony wpis uzupełniając tylko nazwę.
Oczywiście w każdej chwili możesz wejść do Biblioteki i uzupełnić pozostałe dane dla metod płatności dodanych w ten sposób.
Skąd się biorą metody płatności w Bibliotece?
Chociaż biblioteka jest centralnym miejscem zarządzania, metody płatności możesz dodawać do systemu na kilka sposobów, w zależności od tego, co akurat robisz:
- Bezpośrednio w arkuszu budżetu: jak opisano we wcześniejszych sekcjach (tworzysz uproszczony wpis).
- Podczas dodawania płatności ręcznie: tworzysz uproszczony wpis.
- Bezpośrednio w Bibliotece: pozwala to od razu wprowadzić pełne dane.
- Automatycznie podczas importu: system sam doda nowe metody płatności znalezione podczas importu przez OCR, API lub z Excela / CSV. Tworzysz uproszczony wpis.
Sortowanie wierszy po metodzie płatności
Kliknij nagłówek kolumny Metoda płatności, aby posortować wiersze alfabetycznie (A-Z). Kliknij ponownie, aby posortować je w odwrotnej kolejności (Z-A).
Ta kolejność sortowania ma wpływ na to, w jakim porządku wyświetlą się grupy po włączeniu grupowania (opis poniżej).
Grupowanie wierszy po metodzie płatności
Aby zobaczyć sumy pośrednie dla wszystkich wierszy o tej samej metodzie płatności, możesz użyć opcji grupowania wierszy.
Co ważne, grupowanie działa nawet wtedy, gdy kolumny ustawień planowanych płatności (w tym sama kolumna Metoda płatności) są ukryte – czyli gdy przełącznik Ustawienia planowanych płatności jest wyłączony.
Porada: Kontroluj kolejność grup
Kolejność, w jakiej wyświetlają się grupy zależy od tego, jak wcześniej posortowałeś kolumnę Dni na płatność. Aby to zrobić, musisz na chwilę włączyć widoczność tej kolumny.