Dzień realnej płatności
Wykorzystaj dzień realnej płatności do świadomego przesuwania płatności na osi czasu cash flow w celu zarządzania płynnością i jej optymalizacji.
Wprowadzenie
W Budget Studio dzień realnej płatności to kluczowe dla aktywnego zarządzania płynnością finansową (cash flow). To twoja prognoza tego, kiedy pieniądze realnie pojawią się na koncie lub z niego znikną (niezależnie od wymaganego dnia płatności). Dzień realnej płatności pomaga utrzymać porządek i pokazuje, które płatności wymagają twojej uwagi. Płatność staje się bowiem nieaktualna, jeśli minie jej dzień realnej płatności, a wciąż nie została oznaczona jako opłacona.
Dzień realnej płatności daje ci swobodę świadomego "przesuwania" płatności na osi czasu w module Cash flow, bez utraty informacji o formalnym terminie z dokumentu. Dzięki temu możesz z wyprzedzeniem planować, które płatności zostaną zapłacone w innym terminie niż wymagany, analizując różne scenariusze i sprawdzając, jak wpłynie to na stan firmowego konta.
Najważniejsze informacje w skrócie
- Co to jest? To data, w której realnie spodziewasz się wpływu lub obciążenia na koncie bankowym.
- Główna rola: To właśnie ta data decyduje o tym, w którym miejscu na osi czasu w module Cash flow pojawi się dana płatność.
- Czym różni się od terminu na fakturze? Dzień płatności to formalny termin z dokumentu. Dzień realnej płatności to twoja prognoza faktycznego terminu przelewu.
- Co zyskujesz? Możliwość świadomego przesuwania płatności w czasie, aby zoptymalizować płynność finansową firmy i uniknąć zatorów płatniczych.
Dzień realnej płatności a Dzień płatności
To bardzo ważne rozróżnienie, które jest fundamentem wiarygodnej prognozy płynności:
- Dzień płatności: To oficjalny termin zapłaty, który widnieje na dokumencie, np. na fakturze. Jest to formalny termin, którego oczekuje twój kontrahent (lub którego ty oczekujesz od niego).
- Dzień realnej płatności: To twoja najlepsza wiedza na temat tego, kiedy przelew zostanie rzeczywiście wykonany. To ta data decyduje, w którym miejscu na osi czasu w module Cash flow pojawi się dane obciążenie lub wpływ.
Wystawiłeś klientowi fakturę z dniem płatności na 15 czerwca. Wiesz jednak z doświadczenia, że ten klient zawsze płaci z tygodniowym opóźnieniem. Dlatego ustawiasz dzień realnej płatności na 22 czerwca.
Po 15 czerwca system oznaczy tę płatność jako po terminie, więc nie utracisz tej ważnej informacji. Jednocześnie twoja prognoza cash flow pozostanie realistyczna, ponieważ będzie uwzględniać wpływ dopiero 22 czerwca.
Jak ustawić dzień realnej płatności
Sposób ustawienia tej daty zależy od tego, czy pracujesz z płatnością planowaną, czy rzeczywistą.
Dla płatności planowanych
Kiedy tworzysz planowany wpis w arkuszu budżetu (np. prognozujesz przyszły koszt wynajmu biura), dzień realnej płatności jest automatycznie ustawiany na podstawie ustawień wiersza. Domyślnie jest on taki sam jak planowany dzień płatności, ale możesz go w każdej chwili ręcznie zmienić dla pojedynczej płatności.
Dla płatności rzeczywistych
Gdy dodajesz do systemu płatność rzeczywistą, dzień realnej płatności jest ustawiany na taki sam jak dzień płatności na tym dokumencie. Możesz (i powinieneś!) go dowolnie modyfikować, aby odzwierciedlał twoją aktualną wiedzę o terminie przelewu. Twoje ręczne ustawienie jest zawsze nadrzędne.
Zasady ustawiania daty
Aby system działał zgodnie z logiką finansową i przepisami, istnieją pewne ograniczenia dotyczące zakresu, w jakim możesz ustawić dzień realnej płatności. Zasady te zależą od rodzaju (podstawy) płatności i zostały zebrane w poniższej tabeli.
Podstawa płatności | Minimalna data | Maksymalna data |
45 dni przed dniem wystawienia | 5 lat w przyszłość | |
5 lat w przyszłość | ||
Dzień wystawienia rachunku | 5 lat w przyszłość | |
Dzień realnej płatności dla kontrahenta | 5 lat w przyszłość | |
Pierwszy dzień po zakończeniu okresu rozliczeniowego | 5 lat w przyszłość | |
Pierwszy dzień po zakończeniu okresu rozliczeniowego | 5 lat w przyszłość |
Przykład 1: Dla umowy o dzieło:
- 15 stycznia 2026 przelewasz wynagrodzenie na konto kontrahenta.
- Termin płatności do urzędu skarbowego zostanie ustawiony zgodnie z przepisami na 20 lutego 2026.
- Zatem akceptowalny dzień realnej płatności do urzędu to od 15 stycznia do 5 lat w przód.
Przykład 2: Dla podatku dochodowego za I kwartał roku (styczeń-marzec) możesz zaplanować dzień realnej płatności najwcześniej na 1 kwietnia.
Przykład 3: Dla składki ZUS za styczeń możesz zaplanować dzień realnej płatności najwcześniej od 1 lutego.
Automatyczna zmiana wartości
Aby zachować spójność danych, Budget Studio automatycznie aktualizuje dzień realnej płatności za każdym razem, gdy zmieniasz oficjalny dzień płatności na dokumencie. Nowy dzień realnej płatności będzie taki sam jak wprowadzony przez ciebie dzień płatności.
Pamiętaj, że po tej automatycznej zmianie wciąż możesz ręcznie dostosować dzień realnej płatności, jeśli twoja prognoza jest inna.
Wpływ dnia realnej płatności na system
Ta data ma bezpośredni wpływ na kluczowe moduły w Budget Studio.
Prognoza płynności (cash flow)
Twoja prognoza cash flow jest zawsze generowana na podstawie dnia realnej płatności. Każda zmiana tej daty – na przykład przesunięcie oczekiwanego wpływu od klienta na późniejszy termin – natychmiast aktualizuje cały widok.
Status aktualności płatności
Dzień realnej płatności pomaga utrzymać porządek i pokazuje, które płatności wymagają twojej uwagi. Płatność staje się bowiem nieaktualna, jeśli minie jej dzień realnej płatności, a wciąż nie została oznaczona jako opłacona.
Dzięki temu możliwa jest sytuacja, w której faktura jest po terminie płatności (minęła data z dokumentu), ale wciąż jest aktualna w systemie, ponieważ świadomie ustawiłeś jej dzień realnej płatności na późniejszą, realną datę.
Potwierdzenie daty opłacenia
Gdy zmieniasz status płatności na opłacona, system dla pewności poprosi cię o podanie, kiedy przelew został faktycznie zrealizowany. Dzięki temu dzień realnej płatności zostanie automatycznie zaktualizowany na ten, w którym pieniądze naprawdę wpłynęły na twoje konto lub z niego zeszły, co zapewnia maksymalną dokładność danych.
Filtry i widoki
W większości modułów możesz analizować dane finansowe według różnych kryteriów czasowych. Jedną z opcji jest wyświetlanie danych według dnia realnej płatności. Pozwala to zobaczyć dane finansowe z perspektywy faktycznych przepływów pieniężnych, a nie tylko dat budżetowych czy dat wystawienia dokumentów.
Dobre praktyki
Aby twoja prognoza cash flow była zawsze maksymalnie wiarygodna, pamiętaj o kilku zasadach:
Regularnie przeglądaj płatności
Przynajmniej raz w tygodniu przejrzyj listę płatności, filtrując te, które mają status nieaktualne. Zaktualizuj ich dzień realnej płatności lub oznacz jako opłacone.
Bądź realistą
Ustawiaj datę, która odzwierciedla rzeczywistość, a nie twoje życzenia. Jeśli wiesz, że klient notorycznie się spóźnia, od razu ustaw późniejszy dzień realnej płatności.
Działaj proaktywnie
Gdy tylko dowiesz się o możliwym opóźnieniu (twoim lub kontrahenta), natychmiast zaktualizuj dzień realnej płatności w systemie. To uchroni cię przed niespodziankami.
Dzień realnej płatności w interfejsie aplikacji
Karta płatności
W oknie edycji każdej płatności znajdziesz dedykowane pole Dzień realnej płatności. To tutaj ręcznie ustawiasz lub korygujesz datę, aby twoja prognoza była zawsze zgodna z aktualną wiedzą.
Filtry w widokach
W kluczowych modułach, takich jak Cash flow, możesz używać filtrów do analizy danych według dnia realnej płatności. Pozwala ci to zawęzić widok do konkretnego okresu – na przykład sprawdzić prognozę płynności tylko na nadchodzący tydzień lub analizować przepływy pieniężne, które faktycznie miały miejsce w zakończonym miesiącu.
Listy płatności
Na listach płatności znajduje się kolumna Dzień realnej płatności. Dzięki niej możesz na bieżąco przeglądać i sortować listę według prognozowanych terminów, co ułatwia kontrolowanie nadchodzących wpływów i obciążeń.
