Kolumna: Przedmiot transakcji
Czym jest przedmiot transakcji w arkuszu budżetu, jak go dodawać i wykorzystywać do grupowania, sortowania oraz analizy finansowej.
Przedmiot transakcji w arkuszu budżetu
Każdy wpływ i każde obciążenie w twojej firmie czegoś dotyczy - wynajmu biura, sprzedaży produktu czy obsługi marketingowej. W Budget Studio te konkretne pozycje nazywamy przedmiotami transakcji.
Pomyśl o tym, jak o precyzyjnej etykiecie dla każdego wiersza w twoim arkuszu budżetu. To właśnie przedmiot transakcji, znajdujący się w pierwszej, stale widocznej kolumnie arkusza budżetu, nadaje znaczenie całemu wierszowi i pozwala ci od razu zidentyfikować, czego dotyczą zebrane w nim płatności.
Rola przedmiotu transakcji w analizie finansowej
Każda płatność, zarówno planowana, jak i rzeczywista, przypisana do danego wiersza budżetu automatycznie dziedziczy jego przedmiot transakcji jako swoją cechę. Czytaj o tym więcej w artykule Przedmiot transakcji jako cecha płatności →
Dzięki temu zyskujesz fundament do świadomego zarządzania finansami, a przede wszystkim – możliwość precyzyjnej analizy rentowności. Możesz dokładnie sprawdzić, które działania przynoszą największe wpływy, a które generują najwyższe obciążenia.
Przykład: W module Rentowność z łatwością odfiltrujesz dane, aby zobaczyć, ile przyniosły ci konsultacje marketingowe, a ile wyniosły obciążenia na reklamę w social mediach. Pamiętaj, że nazwy takie jak konsultacje marketingowe czy reklama w social mediach to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Różnica między przedmiotem transakcji a sekcją budżetu
Choć oba te elementy służą do porządkowania danych w arkuszu, działają na innych poziomach szczegółowości. Zrozumienie tej różnicy jest istotne dla prawidłowej budowy budżetu.
- Przedmiot transakcji to pojedynczy wiersz. Jest to najbardziej szczegółowa etykieta, która precyzyjnie określa, czego dotyczą płatności w nim zawarte (np. Wynajem biura).
- Sekcja to grupa wierszy. To nadrzędny element, który działa jak “spinacz”. Służy do grupowania wielu powiązanych tematycznie przedmiotów transakcji, aby nadać arkuszowi czytelną strukturę i zobaczyć sumy pośrednie.
Przykład: W arkuszu Koszty administracyjne możesz stworzyć sekcję o nazwie Biuro, która będzie łączyć wiersze opisane przedmioty transakcji:
- Wynajem biura
- Ubezpieczenie biura
- Sprzątanie biura
Pamiętaj, że nazwy takie jak Koszty administracyjne, Biuro, Wynajem biura, Ubezpieczenie biura, Sprzątanie biura to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Dodawanie i wybieranie przedmiotu transakcji w wierszu
Gdy tworzysz nowy wiersz, system automatycznie wstawi w nim domyślny przedmiot transakcji. Aby go zmienić lub dodać zupełnie nową pozycję:
Otwórz listę wszystkich przedmiotów transakcji
Kliknij dwukrotnie komórkę w kolumnie Przedmiot transakcji (lub zaznacz ją i kliknij Enter). Pojawi się rozwijana lista wszystkich twoich dotychczasowych wpisów.
Wybierz istniejący
Jeśli szukana pozycja jest na liście, po prostu ją kliknij lub jeśli jej nie widzisz, zacznij wpisywać fragment jej nazwy (np. Abonament miesięczny). Lista zostanie odfiltrowana.
… lub dodaj nowy
Gdy system nie znajdzie wpisywanej przez ciebie nazwy na liście, wyświetli opcję Dodaj. Kliknij ją (lub kliknij Enter).
Nowa pozycja zostanie automatycznie zapisana w twojej bibliotece i przypisana do tego wiersza.
Zarządzanie wszystkimi pozycjami w bibliotece
Każdy przedmiot transakcji, który utworzysz, jest automatycznie zapisywany w centralnej bibliotece. To jedno miejsce, w którym możesz zarządzać wszystkimi wpisami: edytować ich nazwy, łączyć duplikaty czy usuwać nieużywane już pozycje. Dzięki temu utrzymujesz porządek i zapewniasz spójność danych w całym systemie.
Jak szybko przejść do Biblioteki?
Z poziomu arkusza budżetu najwygodniejszym sposobem, aby dostać się do Biblioteki, jest skrót dostępny bezpośrednio na liście przedmiotów transakcji:
- W dowolnym wierszu kliknij pole Przedmiot transakcji, aby rozwinąć listę.
- Na samym dole listy znajdziesz przycisk Edycja przedmiotów tr. Kliknij go, a system przeniesie cię bezpośrednio do Biblioteki.
Możesz również wejść do Biblioteki przez głównemenu : Twoje konto → Biblioteka → Przedmioty transakcji.
Sortowanie wierszy po przedmiocie transakcji
Aby szybko uporządkować widok, możesz sortować wszystkie wiersze w arkuszu po nazwie przedmiotu transakcji. Pierwsze kliknięcie w nagłówek kolumny Przedmiot transakcji. posortuje wiersze od A do Z, a drugie – od Z do A.
Ustawiona kolejność sortowania jest zachowywana również po włączeniu grupowania wierszy. Dzięki temu możesz łatwo kontrolować, w jakiej kolejności wyświetlają się całe grupy transakcji.
Grupowanie wierszy po przedmiocie transakcji
W arkuszu budżetu możesz mieć wiele wierszy o tym samym przedmiocie transakcji.
Na przykład, w arkuszu Zespół masz kilka wierszy z przedmiotem transakcji Wynagrodzenie (dla różnych pracowników) lub w arkuszu projektu refakturujesz klientowi koszty i masz wiersz wpływu oraz wiersz obciążenia o tej samej nazwie. Pamiętaj, że nazwy takie jak Zespół czy Wynagrodzenie to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Aby ułatwić ci analizę, Budget Studio pozwala automatycznie grupować takie wiersze. Dzięki temu możesz już na etapie planowania zobaczyć saldo dla danego przedmiotu transakcji i natychmiast ocenić jego rentowność.
Przykład: Analiza rentowności refakturowanych kosztów Wyobraź sobie, że prowadzisz dla klienta kampanię w Google Ads.
- Tworzysz wiersz obciążenia o przedmiocie transakcji Media Google, w którym jako kontrahenta ustawiasz Google. Planujesz tu wszystkie obciążenia związane z reklamami.
- Tworzysz drugi wiersz, również o przedmiocie transakcji Media Google, ale tym razem jako wpływ. Jako kontrahenta ustawiasz swojego klienta, któremu refakturujesz te koszty, doliczając swoją marżę.
Po włączeniu grupowania system pokaże ci sumaryczne saldo dla obu wierszy. Od razu zobaczysz, czy twoja marża jest wystarczająca i czy na pewno nie dopłacasz do tej operacji. Pamiętaj, że nazwy takie jak Media Google to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Porada: Kontroluj kolejność grup Kolejność, w jakiej wyświetlają się grupy, zależy od tego, jak wcześniej posortowałeś kolumnę Przedmiot transakcji. Jeśli posortujesz wiersze alfabetycznie (A-Z), grupy również pojawią się w tej kolejności. Analogicznie, sortowanie od Z do A odwróci układ grup.