Skrzynka odbiorcza
W tej sekcji podejrzysz wszystkie faktury które przyszły na maila, możesz je przekazać do OCR jednym kliknięciem.
Wraz z aktualizacją 3.13 wprowadziliśmy możliwość przesyłania faktur bezpośrednio na adres e-mail przypisany do twojego konta. System automatycznie odbierze wiadomości i, jeśli włączysz tę opcję, samodzielnie odczyta dane z dokumentów. Dzięki temu zyskujesz mnóstwo czasu.
Twój dedykowany adres e-mail znajdziesz w następujących miejscach:
- W oknie dodawania nowej płatności (tuż nad miejscem do przeciągania plików).
- W ustawieniach: przejdź do Twoje konto, a następnie wybierz Twoje integracje.
- W widoku Skrzynka odbiorcza - ale jedynie w sytuacji, kiedy skrzynka jest pusta.
W sekcji Twoje integracje możesz skonfigurować dodatkowe, przydatne opcje:
- Zweryfikowani nadawcy: Zdefiniuj listę zaufanych adresów e-mail. Dzięki temu unikniesz niechcianych wiadomości z nieznanych źródeł, a system zawsze będzie wiedział, kto dodał dany dokument.
- Prywatne obciążenia: Możesz wskazać konkretny adres e-mail, z którego będą przesyłane twoje prywatne obciążenia. Będą one widoczne wyłącznie dla głównego użytkownika konta.
- Częstotliwość przetwarzania: Zdecyduj, jak często system ma odczytywać dane z nadesłanych faktur (np. ręcznie, co 15 minut, co godzinę, co 4 godziny). Tę opcję może zmienić tylko główny użytkownik, a wybrany czas obowiązuje dla wszystkich osób korzystających z konta.
W tym samym oknie możesz w razie potrzeby wygenerować nowy adres e-mail do wysyłania faktur.
Po wygenerowaniu nowego adresu e-mail, stary natychmiast przestanie działać. Pamiętaj, aby poinformować o tej zmianie wszystkie osoby i firmy, które przesyłają ci faktury.
Niezależnie od wybranego ustawienia częstotliwości importu zawsze masz możliwość zaimportowania całej listy wiadomości ręcznie przyciskiem Importuj teraz.
Gdy system zakończy przetwarzanie twoich załączników z e-maili, otrzymasz stosowne powiadomienie. Odczytane faktury trafią automatycznie na listę Do weryfikacji, gdzie możesz je sprawdzić i zatwierdzić.