Przedmioty transakcji
Dowiedz się, jak zarządzać biblioteką przedmiotów transakcji - ucząc się dodawania, edycji, łączenia duplikatów i usuwania pozycji.
Biblioteka przedmiotów transakcji
Każdy wpływ i każde obciążenie w twojej firmie czegoś dotyczy – wynajmu biura, sprzedaży konkretnego produktu czy obsługi marketingowej. W Budget Studio te konkretne pozycje nazywamy przedmiotami transakcji.
Biblioteka przedmiotów transakcji to twoje centrum zarządzania tymi nazwami. Gromadzi ona w jednym miejscu wszystkie pozycje, jakich kiedykolwiek użyłeś w swoich arkuszach budżetu. To idealne miejsce, aby zadbać o porządek w danych, poprawić literówki, połączyć zduplikowane wpisy lub usunąć nieużywane już nazwy. Dzięki temu twoje raporty i analizy będą zawsze spójne i czytelne.
Gdzie znaleźć Bibliotekę?
Możesz dostać się tu na dwa sposoby:
Poprzez główne menu
Przejdź do Twoje konto → Biblioteka → Przedmioty transakcji.
Bezpośrednio z arkusza budżetu
W dowolnym wierszu kliknij pole Przedmiot transakcji. Na dole rozwiniętej listy zobaczysz przycisk Edycja przedmiotów tr. Kliknięcie jej przeniesie cię od razu do Biblioteki.
Jak poruszać się po ekranie Biblioteki?
Ekran Biblioteki to interaktywna lista wszystkich twoich przedmiotów transakcji, wyposażona w narzędzia, które ułatwiają zarządzanie nimi.
- Lista przedmiotów transakcji: Główny obszar, w którym znajdziesz wszystkie dotąd utworzone pozycje.
- Przycisk „Dodaj przedmiot transakcji”: Służy do tworzenia nowych pozycji.
- Przełącznik stron: Pozwala kontrolować, ile pozycji widzisz na jednej stronie, i przechodzić do kolejnych.
- Akcje dla zaznaczonych pozycji: Po zaznaczeniu co najmniej jednego wiersza pojawią się tu dostępne operacje, takie jak Usuń.
- Wyszukiwarka: Wpisz fragment nazwy, aby błyskawicznie odnaleźć szukaną pozycję.
- Nawigacja po Bibliotece: Pozwala łatwo przełączać się między innymi bibliotekami (np. kontrahentów czy metod płatności).
Co oznaczają poszczególne kolumny?
Główna lista przedstawia wszystkie twoje pozycje w przejrzystej tabeli.
Oto, co oznaczają poszczególne kolumny:
- Nazwa: unikalna nazwa, która określa, czego dotyczy wpływ lub obciążenie (np. Media, Abonament).
- Domyślny: wskazuje, który przedmiot transakcji będzie automatycznie ustawiany podczas tworzenia nowego wiersza w arkuszu budżetu.
- Liczba: pokazuje, w ilu wierszach w całym twoim budżecie został użyty dany przedmiot transakcji.
Możesz klikać w nagłówki kolumn (Nazwa, Domyślny, Liczba), aby posortować całą listę i szybciej znaleźć potrzebne informacje.
Czym jest domyślny przedmiot transakcji
Gdy tworzysz nowy wiersz w arkuszu budżetu, system musi automatycznie wstawić w nim przedmiot transakcji – pole to nie może pozostać puste. Domyślny przedmiot transakcji to właśnie ta pozycja, którą aplikacja wybierze w takiej sytuacji.
Głównym celem tej funkcji jest zapewnienie spójności danych, ale przy okazji przyspiesza ona pracę, szczególnie jeśli najczęściej dodajesz w arkuszach podobne typy operacji.
Możesz ustawić tylko jedną pozycję jako domyślną.
Jak dodać nowy przedmiot transakcji?
Aby dodać nową pozycję, kliknij przycisk Dodaj przedmiot transakcji.
Na ekranie, który się pojawi:
- Wpisz unikalną nazwę (np. Obsługa social media).
- Zdecyduj, czy chcesz, aby była to pozycja domyślna, zaznaczając przełącznik Domyślny dla nowych wierszy w arkuszach.
- Zatwierdź, klikając Zapisz.
Szybsza metoda: dodawanie bezpośrednio w arkuszu
Nie musisz dodawać każdej pozycji z poziomu Biblioteki. Wystarczy, że w nowym wierszu w arkuszu budżetu, w kolumnie Przedmiot transakcji, zaczniesz wpisywać nową nazwę. Gdy system nie znajdzie jej na liście, wyświetli opcję Dodaj. Kliknięcie jej (lub wciśnięcie Enter) automatycznie utworzy nowy przedmiot transakcji.
Jak edytować istniejącą pozycję?
Aby zarządzać istniejącym przedmiotem transakcji, kliknij go dwukrotnie na liście. Otworzy się okno edycji.
- Nazwa: Tutaj możesz zmienić nazwę. Zmiana zostanie automatycznie zaktualizowana we wszystkich wierszach całego budżetu, gdzie dana pozycja została użyta.
- Domyślny dla nowych wierszy w arkuszach: Ten przełącznik pozwala ustawić daną pozycję jako domyślną.
- Połącz z istniejącym: Funkcja ta służy do łączenia (scalania) dwóch przedmiotów transakcji w jeden.
- Usuń przedmiot transakcji: Umożliwia trwałe usunięcie pozycji z Biblioteki.
- Wystąpienia: Licznik informuje, w ilu wierszach w całym budżecie użyto danego przedmiotu transakcji.
Jak połączyć zduplikowane pozycje?
Jeśli na twojej liście znajdują się zduplikowane lub bardzo podobne pozycje (np. Abonmmmnt i Abonament), możesz je połączyć w jeden spójny wpis.
Rozpocznij łączenie
Otwórz okno edycji jednej z pozycji, które chcesz połączyć, a następnie kliknij Połącz z istniejącym.
Wybierz drugą pozycję
W nowym oknie znajdź i wybierz z listy pozycję, z którą chcesz scalić tę pierwszą.
Wybierz ostateczne dane
Zdecyduj, które dane mają zostać zachowane dla nowo połączonej pozycji.
Zatwierdź operację
Kliknij Połącz. System przeniesie wszystkie wystąpienia z obu pozycji pod jedną, wybraną przez ciebie nazwę i trwale usunie duplikat.
Jak usuwać przedmioty transakcji?
Aby zachować porządek w Bibliotece, możesz w prosty sposób usunąć te pozycje, których już nie używasz.
Usuwanie pojedynczej pozycji
- Otwórz okno edycji przedmiotu transakcji, który chcesz usunąć.
- Kliknij przycisk Usuń przedmiot transakcji.
- Potwierdź operację.
Pamiętaj, że możesz usunąć pozycję tylko wtedy, gdy licznik Wystąpienia pokazuje 0.
Usuwanie wielu pozycji naraz
Jeśli masz wiele nieużywanych pozycji, możesz je usunąć hurtowo:
- Kliknij nagłówek kolumny Liczba, aby posortować listę i wyświetlić pozycje z zerową liczbą wystąpień na górze.
- Zaznacz pola wyboru przy pozycjach, które chcesz usunąć.
- Na pasku akcji, który pojawi się na dole, kliknij Usuń.
Pamiętaj, że możesz usunąć tylko te pozycje, które nie są aktualnie używane w żadnym arkuszu (ich liczba wystąpień wynosi 0). Jeśli zaznaczysz używaną pozycję, przycisk Usuń będzie nieaktywny.