Kontrahenci

Menu Twoje konto → Biblioteka → Kontrahenci

Biblioteka kontrahentów

Każda operacja finansowa w twojej firmie ma dwie strony – ciebie i kontrahenta. Może to być klient, dostawca, pracownik, czy nawet urząd skarbowy.

Biblioteka kontrahentów to centralne miejsce w Budget Studio, gdzie zarządzasz wszystkimi tymi podmiotami. Gromadzi ona w jednym miejscu wszystkie firmy i osoby, z którymi kiedykolwiek współpracowałeś i które pojawiają się w twoich arkuszach budżetu i płatnościach.

To idealne miejsce, aby zadbać o porządek w danych, poprawić literówki, połączyć zduplikowane wpisy lub usunąć nieużywane już nazwy. Dzięki temu twoje raporty i analizy będą zawsze spójne i czytelne. Sprawi to również, że kluczowy proces łączenia płatności rzeczywistych z planowanymi będzie przebiegał znacznie sprawniej.

Gdzie znaleźć bibliotekę?

Do Biblioteki kontrahentów możesz dostać się na dwa sposoby:

Poprzez menu główne

Przejdź do Twoje konto → Biblioteka → Kontrahenci.

Dostęp do biblioteki poprzez główne menu

Bezpośrednio z arkusza budżetu

W dowolnym wierszu kliknij komórkę w kolumnie Kontrahent. Na dole rozwiniętej listy zobaczysz przycisk Edycja kontrahentów. Kliknięcie go przeniesie cię od razu do Biblioteki.

Dostęp do Biblioteki z listy wszystkich kontrahentów w wierszu budżetu

Jak poruszać się po ekranie biblioteki?

Ekran Biblioteki to interaktywna lista wszystkich twoich kontrahentów, wyposażona w narzędzia ułatwiające zarządzanie nimi.

Lista kontrahentów: Główny obszar, w którym znajdziesz wszystkie dotąd dodane firmy i osoby.

Przycisk „Dodaj kontrahenta”: Służy do tworzenia nowych wpisów.

Przełącznik stron: Pozwala kontrolować, ile pozycji widzisz na jednej stronie, i przechodzić do kolejnych.

Akcje dla zaznaczonych pozycji: Po zaznaczeniu co najmniej jednego wiersza pojawią się tu dostępne operacje, takie jak Usuń.

Wyszukiwarka: Wpisz fragment nazwy lub NIP, aby błyskawicznie odnaleźć szukanego kontrahenta.

Nawigacja po Bibliotece: Pozwala łatwo przełączać się między innymi bibliotekami (np. przedmiotów transakcji czy metod płatności).

Co oznaczają poszczególne kolumny?

Główna lista przedstawia wszystkich twoich kontrahentów w przejrzystej tabeli. Kolumny są pogrupowane tematycznie, aby ułatwić ci szybkie odnalezienie potrzebnych informacji.

Dane firmy - Ta grupa kolumn zawiera podstawowe informacje identyfikujące kontrahenta.

Skrócona nazwa: Nazwa używana w arkuszach i na listach dla większej czytelności.

Pełna nazwa: Oficjalna nazwa firmy lub imię i nazwisko osoby.

Domyślny: Wskazuje, który kontrahent będzie automatycznie ustawiany podczas tworzenia nowego wiersza w arkuszu budżetu.

NIP: Numer identyfikacji podatkowej kontrahenta.

Ustawienia domyślne - Aby usprawnić twoją pracę, każdy kontrahent w Bibliotece ma przypisane ustawienia domyślne. Odzwierciedlają one typowy scenariusz transakcji z danym kontrahentem (obejmując m.in. podstawę płatności, stawkę VAT czy terminy płatności). Te kolumny pokazują, jakie ustawienia system automatycznie zastosuje, gdy zaczniesz tworzyć nowy wiersz w arkuszu budżetu od wybrania tego kontrahenta.

Pamiętaj, że zawsze możesz je nadpisać, dostosowując do konkretnej sytuacji. Obowiązują tu jednak dwie zasady:

Na poziomie całego wiersza: Do momentu, w którym nie zostaną do niego dodane żadne płatności rzeczywiste, możesz zmienić wszystkie ustawienia. Po dodaniu choćby jednej płatności rzeczywistej, podstawa płatności oraz rodzaj (obciążenie/wpływ) zostają zablokowane dla tego wiersza (pozostałe ustawienia nadal możesz zmieniać).

Na poziomie pojedynczej płatności: Możesz zmieniać powyższe ustawienia za wyjątkiem podstawy płatności i rodzaju, które są stałe dla całego wiersza.

Wystąpienia / Liczba - Ta kolumna pokazuje łączną liczbę płatności oraz wierszy budżetu, w których ten kontrahent pojawia się w całej aplikacji.

Sortowanie kontrahentów

Możesz klikać w fioletowe nagłówki kolumn, aby posortować całą listę i szybciej znaleźć potrzebne informacje. Pierwsze kliknięcie w nagłówek kolumny posortuje wiersze od A do Z, a drugie – od Z do A.

Czym jest kontrahent domyślny

Gdy tworzysz nowy wiersz w arkuszu budżetu, system musi automatycznie wstawić w nim kontrahenta – pole to nie może pozostać puste. Kontrahent domyślny to właśnie ta pozycja, którą aplikacja wybierze w takiej sytuacji. Jego głównym celem jest zapewnienie spójności danych, ale przy okazji przyspiesza on pracę.

Możesz ustawić tylko jednego kontrahenta jako domyślnego.

Jak dodać nowego kontrahenta?

Widoczną w Bibliotece listę kontrahentów możesz uzupełniać na kilka sposobów.

Dodawanie bezpośrednio w bibliotece

Jeśli chcesz ręcznie wprowadzić wszystkie dane kontrahenta i ustawić im mu domyślne ustawienia, kliknij przycisk Dodaj kontrahenta.

Na ekranie, który się pojawi:

Wypełnij stosowne pola opisujące dane podstawowe kontrahenta:

Nazwa skrócona: Wpisz nazwę, która będzie wyświetlana w arkuszach i na listach płatności.

Nazwa pełna: Podaj oficjalną nazwę firmy lub imię i nazwisko dla lepszej identyfikacji.

NIP: Opcjonalnie wprowadź numer NIP.

Zdecyduj, czy chcesz, aby był to kontrahent domyślny.

Możesz też dostosować ustawienia domyślne tak, aby jak najlepiej odzwierciedlały typowy scenariusz transakcji z danym kontrahentem. Warto ustawić tu te cechy, które w płatnościach z nim związanych powtarzają się najczęściej (np. ta sama stawka VAT lub metoda płatności).

Pamiętaj, że to tylko wzorzec, który ma przyspieszyć twoją pracę. Traktuj go jako punkt wyjścia - zawsze możesz go zmienić stosownie do potrzeb, pracując już bezpośrednio w arkuszu.

Możesz tu ustawić poniższe cechy:

Podstawa płatności: np. Faktura

VAT: np. 23%

Dzień wystawienia: np. Ostatni dzień miesiąca

Dni na płatność: np. 30 dni

Metoda płatności: np. Konto PLN

Rodzaj: np. Obciążenie

Split Payment: Włączony.

Księgowane: Włączony

W cash flow: Włączony

Zatwierdź, klikając Zapisz.

Inne sposoby dodawania kontrahentów do biblioteki

Oprócz ręcznego dodawania w Bibliotece Budget Studio pozwala tworzyć nowych kontrahentów "w locie", podczas pracy w innych częściach aplikacji.

Bezpośrednio w arkuszu budżetu: Gdy w kolumnie Kontrahent zaczniesz wpisywać nazwę, której nie ma jeszcze na liście, system wyświetli opcję Dodaj. Kliknij ją (lub wciśnij Enter), a nowy kontrahent zostanie automatycznie utworzony.

Podczas dodawania płatności ręcznie: W formularzu ręcznego dodawania płatności, jeśli wpiszesz nazwę nieistniejącego kontrahenta, system również zaproponuje jego dodanie.

Pamiętaj, że obie powyższe metody tworzą uproszczony wpis w bibliotece – nazwa pełna będzie taka sama jak skrócona, a NIP pozostaje pusty. Pełne dane możesz uzupełnić później, edytując wpis w Bibliotece kontrahentów.

Automatycznie podczas importu - to najefektywniejszy sposób na budowanie kompletnej Biblioteki. Gdy importujesz płatności za pomocą OCR, API lub z pliku Excel/CSV, system sam rozpozna i doda nowych kontrahentów znalezionych w dokumentach, od razu uzupełniając ich pełne dane (pełną nazwę i NIP). Oszczędza to mnóstwo czasu na późniejsze porządkowanie Biblioteki.

Jak edytować istniejącego kontrahenta?

Aby zarządzać istniejącym kontrahentem, kliknij jego wpis dwukrotnie na liście. Otworzy się okno edycji.

Nazwa skrócona, Nazwa pełna, NIP: Tutaj możesz poprawić lub uzupełnić podstawowe dane. Zmiany zostaną automatycznie zaktualizowane we wszystkich miejscach, gdzie dany kontrahent został użyty.

Domyślny dla nowych wierszy w arkuszach: Ten przełącznik pozwala ustawić danego kontrahenta jako domyślnego.

Ustawienia domyślne: Tu modyfikujesz opisane wcześniej ustawienia, jakie system zastosuje w wierszu arkusza po wybraniu tego kontrahenta.

Połącz z istniejącym: Funkcja służy do łączenia (scalania) dwóch wpisów dotyczących tego samego kontrahenta w jeden.

Usuń kontrahenta: Umożliwia trwałe usunięcie kontrahenta z Biblioteki.

Wystąpienia: Licznik informuje o łącznej liczbie płatności oraz wierszy budżetu, w których ten kontrahent pojawia się w całej aplikacji

Jak połączyć zduplikowane wpisy?

Jeśli na twojej liście znajdują się zduplikowane lub bardzo podobne wpisy dotyczące tego samego kontrahenta (np. Orange i Orange Polska Sp. z o.o.), możesz je połączyć w jeden spójny rekord.

Taka sytuacja zdarza się na przykład, gdy najpierw budujesz arkusze budżetu, używając (i automatycznie dodając) skrócone nazwy (np. właśnie Orange), a dopiero później, np. za pomocą OCR lub importu pliku, dodasz fakturę, z której system automatycznie odczyta pełne dane tego samego kontrahenta (np. Orange Polska Sp. z o.o.).

Rozpocznij łączenie wpisów kontrahentów

Otwórz okno edycji jednego z wpisów, które chcesz połączyć, a następnie kliknij Połącz z istniejącym.

Wybierz drugi wpis

W nowym oknie znajdź i wybierz z listy wpis, z którym chcesz scalić ten pierwszy.

Wybierz ostateczne dane

Zdecyduj, które dane (nazwa skrócona, pełna, NIP, ustawienia domyślne) mają zostać zachowane dla nowo połączonego wpisu.

Wybierz zestaw danych w połączonym kontrahencie

Zatwierdź operację

Kliknij Połącz. System przeniesie wszystkie wystąpienia z obu wpisów pod jeden, wybrany przez ciebie rekord i trwale usunie duplikat.

Jak usuwać kontrahentów?

Aby zachować porządek w bibliotece, możesz w prosty sposób usunąć tych kontrahentów, z którymi nigdy nie współpracowałeś lub którzy zostali dodani przez pomyłkę.

Usuwanie pojedynczego kontrahenta

Otwórz okno edycji kontrahenta, którego chcesz usunąć.

Kliknij przycisk Usuń kontrahenta.

Potwierdź operację.

Pamiętaj, że możesz usunąć kontrahenta tylko wtedy, gdy licznik wystąpień pokazuje 0.

Usuwanie wielu kontrahentów na raz

Jeśli masz wiele nieużywanych wpisów, możesz je usunąć hurtowo:

Kliknij nagłówek kolumny Liczba, aby posortować listę i wyświetlić kontrahentów z zerową liczbą wystąpień na górze.

Zaznacz pola wyboru przy wpisach, które chcesz usunąć.

Na pasku akcji, który pojawi się na dole, kliknij Usuń.

Pamiętaj, że możesz usunąć tylko tych kontrahentów, którzy nie są aktualnie używani w żadnym arkuszu ani płatności (ich liczba wystąpień wynosi 0). Jeśli zaznaczysz używanego kontrahenta, przycisk Usuń będzie nieaktywny.