Kolumna: W cash flow
Jak używać kolumny W cash flow do włączania lub pomijania wybranych wierszy budżetowych w prognozie cash flow.
Za co odpowiada kolumna W cash flow w arkuszu budżetu
Kolumna W cash flow to prosty przełącznik (włączony / wyłączony), który decyduje o tym, czy płatności planowane z danego wiersza mają być uwzględniane w prognozie płynności finansowej, czyli w module Cash flow.
Ustawienie to działa jak generator – każda płatność planowana utworzona w tym wierszu automatycznie otrzyma status, który tu wskażesz.
Prawidłowe zarządzanie tym ustawieniem to podstawa dla budowania realistycznej prognozy płynności. Pozwala ono świadomie wykluczyć z prognozy cash flow te operacje, które nie wiążą się z rzeczywistym wypływem gotówki (jak np. amortyzacja).
Chcesz wiedzieć więcej?
Ten artykuł skupia się na działaniu kolumny w arkuszu budżetu, która jest generatorem dla płatności planowanych. Samo ustawienie W cash flow, jako cecha każdej transakcji, ma szersze zastosowanie w całej aplikacji (np. przy filtrowaniu).
Jak wyświetlić kolumnę W cash flow?
Kolumna W cash flow należy do grupy ustawień płatności planowanych. Domyślnie kolumny te są ukryte, aby widok arkusza był jak najprostszy.
Aby je wyświetlić, włącz przełącznik Ustawienia planowanych płatności, który znajdziesz nad tabelą, tuż obok przełącznika Sekcje.
Widok arkusza rozszerzy się o kolumny konfiguracyjne. W cash flow jest ostatnią z kolumn w tej grupie.
Jak działa przełącznik W cash flow?
Ustawienie w tej kolumnie działa jak prosty przełącznik ON/OFF:
- Włączony (domyślnie): Płatności planowane z tego wiersza SĄ UWZGLĘDNIANE w prognozie modułu Cash flow. Używaj tego ustawienia dla wszystkich standardowych wpływów i obciążeń, które wiążą się z rzeczywistym ruchem pieniędzy na koncie.
- Wyłączony: Płatności planowane z tego wiersza SĄ POMIJANE w prognozie modułu Cash flow. Używaj tej opcji dla operacji "księgowych" lub "niegotówkowych" – takich, które są kosztem lub przychodem (i wpływają na rentowność oraz podatki), ale nie powodują faktycznego przelewu.
Jaki status “W cash flow” otrzymują nowe wiersze?
Gdy tworzysz nowy wiersz, system automatycznie wstawia do niego kontrahenta domyślnego (ustawianego w Bibliotece kontrahentów). W konsekwencji status W cash flow dla nowego wiersza jest również ustawiany automatycznie - system pobierze go bezpośrednio z ustawień tego właśnie kontrahenta.
Jak zmienić status W cash flow dla całego wiersza?
Jeśli pobrany z ustawień domyślnego kontrahenta status nie jest zgodny z twoją intencją, od razu zmień to ustawienie, aby pasowało do faktycznego przeznaczenia tego wiersza.
Status W cash flow w wierszu możesz zmienić w dowolnym momencie, nawet jeśli masz już do niego podłączone płatności rzeczywiste.
Wyświetl kolumny ustawień planowanych płatności
Upewnij się, że widzisz kolumny ustawień (w tym celu przełącznik Ustawienia planowanych płatności musi być włączony).
Włącz lub wyłącz przełącznik
Kliknij w przełącznik w kolumnie W cash flow w wierszu, który chcesz zmodyfikować. Ustawienie zostanie natychmiast przełączone (np. z włączony na wyłączony). Możesz również zaznaczyć jednym kliknięciem komórkę z przełącznikiem - wciskając Enter, będziesz przełączał jej stan.
Wskazówka: Jeśli chcesz szybko ustawić ten sam status w wielu różnych wierszach, nie musisz klikać w każdym z nich. Możesz po prostu skopiować komórkę z ustawionym statusem i wkleić ją do innych komórek w tej kolumnie, używając standardowych skrótów klawiaturowych:
- Windows:
Ctrl+C(kopiuj) /Ctrl+V(wklej)
- MacOS:
Cmd+C(kopiuj) /Cmd+V(wklej)
Kiedy warto wyłączyć W cash flow? (praktyczne przykłady)
Wyłączenie płatności z prognozy cash flow jest niezbędne do poprawnego odwzorowania operacji niegotówkowych, które wpływają na wynik firmy, ale nie na stan konta.
Przykład 1: Amortyzacja
Amortyzacja to klasyczny przykład kosztu niegotówkowego. Jest to księgowy zapis zużycia środka trwałego, który obniża twój dochód (a tym samym podatek dochodowy), ale nie wiąże się z żadnym przelewem bankowym. Jak to ustawić:
- Utwórz w arkuszu (np. Techniczny) wiersz o przedmiocie transakcji Amortyzacja.
- Ustaw podstawę płatności na bez faktury.
- W ustawieniach wiersza włącz opcję Księgowane (aby koszt obniżył prognozę podatku dochodowego).
- W ustawieniach wiersza WYŁĄCZ opcję W cash flow.
Rezultat: Kwoty wpisane w tym wierszu zostaną uwzględnione w module Rentowność i wpłyną na prognozę podatku, ale zostaną całkowicie pominięte w module Cash flow. Pamiętaj, że takie nazwy jak Techniczny czy Amortyzacja to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Przykład 2: Różnice kursowe
Naliczone (ale niezrealizowane) różnice kursowe to kolejny przykład operacji, która wpływa na wynik podatkowy, ale nie jest realnym przepływem gotówki.
Jak to ustawić:
- W arkuszu (np. Techniczny) utwórz wiersz o przedmiocie transakcji Różnice kursowe.
- Ustaw podstawę płatności na bez faktury.
- Włącz opcję Księgowane.
- WYŁĄCZ opcję W cash flow.
Rezultat: Dodatnie lub ujemne różnice kursowe wpłyną na rentowność i podatek, ale nie zaburzą twojej prognozy płynności finansowej.
Pamiętaj, że takie nazwy jak Techniczny czy Różnice kursowe to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Przykład 3: Koszty firmowe płacone z prywatnych pieniędzy
Często zdarza się, że właściciel lub pracownik płaci za wydatki firmowe z prywatnych środków (np. za paliwo, parking, materiały biurowe, oprogramowanie) i przedstawia firmie dokumenty do rozliczenia.
W takiej sytuacji mamy do czynienia z dwiema osobnymi operacjami, które trzeba poprawnie rozdzielić w budżecie:
- Moment powstania kosztu (wpływ na rentowność i podatek).
- Moment zwrotu pieniędzy (wpływ na stan konta firmowego, czyli cash flow).
Wyłączenie opcji W cash flow w wierszu kosztowym jest kluczowym elementem tego procesu.
Jak to ustawić (prawidłowa metoda):
Potrzebujesz dwóch osobnych wierszy z różnymi ustawieniami.
Krok 1.: Wiersz do księgowania kosztu (WPŁYW NA RENTOWNOŚĆ)
- Utwórz wiersz (lub wiersze) w odpowiednim arkuszu kosztowym (np. Paliwo w arkuszu Koszty samochodów). Ten wiersz służy wyłącznie do ewidencji kosztów opłacanych prywatnie.
- Ustaw podstawę płatności na faktura lub bez faktury.
- W ustawieniach wiersza włącz opcję Księgowane (ponieważ jest to koszt firmy, który wpływa na wynik i podatek).
- W ustawieniach wiersza WYŁĄCZ opcję W cash flow.
Gdy otrzymasz od pracownika fakturę za paliwo, którą opłacił prywatnie, podłączasz ją właśnie do tego wiersza.
Rezultat (Krok 1.): Koszt poprawnie obniży rentowność i podstawę opodatkowania, ale nie wpłynie na prognozę stanu konta firmowego (bo przelew z konta firmy jeszcze nie wyszedł).
Krok 2.: Wiersz do zwrotu pieniędzy (WPŁYW NA CASH FLOW)
- Utwórz osobny wiersz w arkuszu przeznaczonym na rozliczenia (np. Rozliczenia z zespołem) o przedmiocie transakcji np. Zwrot wydatków - Jan Kowalski.
- Ustaw podstawę płatności na bez faktury.
- W ustawieniach wiersza WYŁĄCZ opcję Księgowane (bardzo ważne – koszt został już ujęty w wyniku firmy w Kroku 1!).
- W ustawieniach wiersza WŁĄCZ opcję W cash flow.
Gdy robisz pracownikowi przelew, aby zwrócić mu pieniądze za paliwo, tę operację (jako płatność rzeczywistą) podłączasz właśnie do tego wiersza.
Rezultat (Krok 2.): Przelew poprawnie obniży prognozę w module Cash flow, ale nie wpłynie na rentowność (bo nie jest to nowy koszt, a jedynie spłata zobowiązania).
Pamiętaj, że takie nazwy jak Paliwo, Koszty samochodów, Rozliczenia z zespołem czy Zwrot wydatków - Jan Kowalski to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Jak zmiana “W cash flow” wpływa na rzeczywiste płatności w wierszu?
Zmiana ustawienia W cash flow w wierszu wpływa tylko na płatności planowane. Jeśli do wiersza masz już podłączone płatności rzeczywiste (np. faktury), zmiana ustawienia w wierszu nie wpłynie na nie. Płatność rzeczywista zawsze zachowuje taki status W cash flow, jaki miała w momencie dodawania jej do systemu (lub jaki ustawiłeś jej ręcznie na karcie płatności).
Jak zmienić “W cash flow” dla indywidualnej płatności planowanej?
W wyjątkowych sytuacjach możesz ręcznie nadpisać status W cash flow dla pojedynczej płatności planowanej, otwierając jej kartę płatności.
Warto traktować tę opcję jako wyjątek. Głównie z bardzo praktycznego powodu: jeśli później zmienisz status W cash flow dla całego wiersza (np. z włączony na wyłączony), twoja ręczna zmiana w indywidualnej płatności zostanie automatycznie nadpisana przez nowe ustawienie wiersza. Zmiana ustawienia “W cash flow” dla pojedynczej płatności jest możliwa tylko dla podstaw płatności Faktura oraz Bez faktury nie będących workiem.
Jak rozpoznać, gdy ustawienie płatności różni się od wiersza?
W lewym dolnym rogu arkusza budżetu znajduje się panel podglądu szczegółów płatności dla zaznaczonej komórki. Jeśli status W cash flow (lub inna cecha) dla konkretnej płatności różni się od ustawień domyślnych wiersza, jego nazwa zostanie podświetlona na pomarańczowo.
Sortowanie wierszy po “W cash flow”
Kliknij nagłówek kolumny W cash flow, aby posortować wiersze i szybko zobaczyć, które z nich są włączone do prognozy, a które wyłączone. Kolejność sortowania wpływa na to, w jakim porządku wyświetlą się grupy po włączeniu grupowania (opis poniżej).
Grupowanie wierszy po “W cash flow”
Aby zobaczyć sumy pośrednie dla wszystkich wierszy włączonych lub wyłączonych z prognozy cash flow, możesz użyć opcji grupowania wierszy.
Co ważne, grupowanie działa nawet wtedy, gdy kolumny ustawień planowanych płatności (w tym sama kolumna W cash flow) są ukryte – czyli gdy przełącznik Ustawienia planowanych płatności jest wyłączony.
Porada: Kontroluj kolejność grup
Kolejność, w jakiej wyświetlają się grupy (np. czy najpierw włączone, czy wyłączone), zależy od tego, jak wcześniej posortowałeś kolumnę W cash flow. Aby to zrobić, musisz oczywiście na chwilę włączyć widoczność tej kolumny.