Kolumny i komórki miesięczne
Opis działania komórek miesięcznych w budżecie, ich roli w planowaniu oraz śledzeniu realizacji płatności planowanych i rzeczywistych.
Liczba kolumn i ich zakres czasowy
Liczba kolumn miesięcznych (np. styczeń, luty), które widzisz w arkuszu, zależy od ustawionego zakresu czasowego budżetu. Zakres ten jest elastyczny. Jeśli twój plan ulegnie zmianie, możesz w każdej chwili łatwo go zmodyfikować, poszerzając go, skracając lub przesuwając w kalendarzu.
System pozwala ustawić maksymalny zakres czasowy na 20 lat. Nie rekomendujemy jednak tak długich horyzontów planowania, ponieważ będą one nieczytelne i trudne w zarządzaniu.
Sugerujemy dopasowanie zakresu do rodzaju budżetu, nad którym pracujesz:
- Budżety roczne: Dla standardowych budżetów firmowych (np. Administracja 2026, Zespół 2026) najlepszy jest 12-miesięczny zakres (np. od stycznia do grudnia danego roku). Zazwyczaj dla każdego roku tworzy się oddzielny arkusz o tej samej strukturze. Nowy arkusz na kolejny rok najszybciej utworzysz, duplikując istniejący.
- Budżety projektowe: Dla projektów rekomendujemy ustawienie zakresu, który odpowiada faktycznemu, planowanemu czasowi trwania projektu, niezależnie od roku kalendarzowego.
Może to być zarówno krótki okres (np. 7 miesięcy - od marca do września - na kampanię marketingową), jak i dłuższy projekt (np. 18 miesięcy - od października 2025 do marca 2027 - na złożony projekt architektoniczny obejmujący fazę koncepcyjną i nadzór nad wdrożeniem).
Pamiętaj, że takie nazwy jak Administracja 2026 czy Zespół 2026 to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.
Czym są i jak działają komórki budżetu?
W kolumnach miesięcznych arkusza znajdują się miesięczne komórki budżetu. Traktuj je jak podstawowe cegiełki, z których budujesz finanse firmy.
Każda miesięczna komórka w budżecie pełni podwójną rolę:
- Najpierw tworzy plan: Wprowadzasz do niej kwotę, która tworzy jedną lub więcej płatności planowanych (twój plan).
- Potem śledzi realizację: Gdy dodasz do systemu płatność rzeczywistą (np. fakturę), łączysz ją z odpowiednią komórką budżetu (czyli z planem na dany miesiąc). W tym momencie płatność rzeczywista niejako „wskakuje na miejsce” planu, a komórka zaczyna odzwierciedlać faktyczne wykonanie.
W ten sposób w jednym miejscu budujesz prognozę i jednocześnie śledzisz jej realizację, co pozwala na bieżąco kontrolować wyniki firmy.
Jak wygląd komórki odzwierciedla status realizacji?
Komórka w arkuszu budżetu to nie tylko liczba. To miniaturowa karta płatności, która za pomocą kolorów i ikon na bieżąco informuje cię o statusie zawartych w niej transakcji:
- Niebieskie tło: W komórce znajdują się tylko płatności planowana.
- Białe tło: W komórce znajdują się tylko płatności rzeczywiste, która są opłacone lub ich termin płatności jeszcze nie minął.
- Różowe tło: W komórce znajdują się płatności rzeczywiste, które są po terminie płatności.
- Mix kolorów: W komórce znajdują się płatności o różnych etapach płatności.
- 🔴 Czerwona kropka: W komórce znajduje się płatność nieaktualna (np. minął jej planowany termin wystawienia) i wymaga twojej uwagi.
- 🟢 Zielona ikona "ptaszka": W komórce znajduje się płatność opłacona.
Ważna zasada: Nie możesz połączyć płatności rzeczywistej z komórką, która jest pusta, czyli nie ma w niej żadnej płatności planowanej. Komórka musi mieć plan (nawet na kwotę 0, o czym przeczytasz dalej), aby można było podpiąć do niej płatność rzeczywistą.
Jak wpisanie kwoty generuje płatności?
Gdy wpisujesz kwotę w komórkę budżetu, system automatycznie tworzy w tle płatności planowane. Ich liczba i rodzaj zależą od podstawy płatności ustawionej dla danego wiersza zgodnie z poniższą tabelą:
Podstawa płatności | Liczba generowanych płatności z komórki |
1 dla lub od kontrahenta | |
Od 4 do 6 płatności podzielonych na każdy tydzień miesiąca * | |
1 dla lub od kontrahenta | |
Od 4 do 6 płatności podzielonych na każdy tydzień miesiąca * | |
2 dla twórcy oraz podatek do Urzędu Skarbowego. | |
3 dla zleceniobiorcy, Urzędu Skarbowego oraz ZUS. | |
3 dla pracownika, Urzędu Skarbowego oraz ZUS. |
*) Worki (dostępne dla faktury i płatności bez faktury) to specjalna podstawa płatności. Używasz jej, gdy chcesz zaplanować łączną kwotę miesięczną (pulę środków) na dany cel, ale nie wiesz, ile dokładnie płatności wystąpi w miesiącu (np. na paliwo, materiały biurowe czy drobne wydatki marketingowe).
Jak widać w tabeli, system automatycznie rozbija tę kwotę na mniejsze, cotygodniowe segmenty. Takie rozłożenie obciążeń urealnia prognozę płynności (cash flow). W trakcie miesiąca możesz łączyć wiele płatności rzeczywistych z tym jednym, miesięcznym „workiem”.
Jak otworzyć kartę płatności?
Aby zobaczyć wszystkie szczegóły płatności (zarówno planowanych, jak i rzeczywistych) znajdujących się w komórce, otwórz kartę płatności.
Zaznacz komórkę jednym kliknięciem, a następnie kliknij przycisk Otwórz kartę płatności znajdujący się w prawym górnym rogu arkusza.
Możesz to zrobić również szybciej, używając jednego ze skrótów: wciśnij Ctrl+Enter (Windows) lub Cmd+Enter (Mac) albo kliknij dwukrotnie komórkę trzymając wciśnięty Ctrl (Windows) lub Cmd (Mac).
Jak wprowadzać i edytować wartości komórek?
Masz kilka sposobów na wprowadzanie wartości do komórek. Niezależnie od wybranej metody, system nie pozwoli na wprowadzenie do komórki kwotowej znaków innych niż liczby (np. liter lub symboli).
Tryb edycji
Kliknij dwukrotnie komórkę (lub zaznacz ją i kliknij Enter), aby wejść w tryb edycji. Metoda ta nie usuwa dotychczasowej zawartości, lecz automatycznie ją zaznacza, co pozwala na szybkie wpisanie nowej wartości (która nadpisze zaznaczenie) lub precyzyjną korektę istniejącej.
Aby zapisać nową wartość, kliknij Enter, aby zatwierdzić zmiany, lub Esc, aby je anulować.
Szybkie nadpisywanie
Zaznacz komórkę jednym kliknięciem i po prostu zacznij pisać na klawiaturze. Nowa wartość automatycznie nadpisze poprzednią zawartość.
Zatwierdź nową kwotę klawiszem Enter lub anuluj wpisywanie, wciskając Esc.
Kopiuj / Wklej
Możesz kopiować - Ctrl+C (Windows) lub Cmd+C (Mac) - i wklejać -Ctrl+V (Windows) lub Cmd+V (Mac) - wartości zarówno między komórkami w aplikacji, jak i z zewnętrznych źródeł (np. z pliku Excel). Ta metoda nie wymaga dodatkowego zatwierdzania klawiszem Enter.
Jakie kwoty wpisywać w komórkach?
Ważne: Wprowadzanie kwot do komórek budżetu ma jedną, nadrzędną zasadę: zawsze wpisujesz rzeczywiste, pełne obciążenie (lub wpływ) danej operacji dla twojej firmy.
Celem jest, aby w budżecie widzieć dokładnie taką kwotę, jaka realnie obciąży twój firmowy portfel (lub go zasili). To, co to oznacza w praktyce, zależy od podstawy płatności, którą ustawiłeś dla danego wiersza.
Faktury - kwoty netto
W przypadku Faktur wprowadzasz kwotę netto.
Jak wyjaśniono w artykule o podatku VAT, Budget Studio jest obecnie w pełni dostosowane do potrzeb czynnych podatników VAT. Dla takich firm podatek VAT jest neutralny (ponieważ go odliczają). Zatem ich rzeczywistym kosztem (obciążeniem) jest właśnie kwota netto. Wpisanie kwoty brutto zakłamałoby obraz, sztucznie zawyżając koszty w budżecie.
Bez faktury - kwota "jako taka"
Podstawa Bez faktury, służy do ewidencjonowania płatności, w których VAT nie występuje.
Mogą to być zarówno operacje księgowe, które nie podlegają VAT (np. noty obciążeniowe, opłaty bankowe za przelewy, polisy ubezpieczeniowe), jak i operacje nieksięgowe (np. wypłata dywidendy, zaliczki na poczet wynagrodzeń, prywatne przepływy).
We wszystkich tych przypadkach do komórki wprowadzasz kwotę "jako taką" – czyli dokładnie tę wartość, która została przelana lub wypłacona.
Umowy o dzieło - kwota brutto z umowy
W przypadku Umowy o dzieło w komórce budżetu wprowadzasz kwotę brutto z umowy – czyli dokładnie tę wartość, na którą opiewa umowa z twórcą (uwzględniając zarówno wynagrodzenie twórcy, jak i zaliczkę na podatek dochodowy).
Umowy o pracę / Umowy zlecenie - pełen koszt pracodawcy
To najbardziej złożony przypadek. Dla Umowy o pracę oraz Umowy zlecenie twoim rzeczywistym kosztem nie jest ani pensja netto, ani nawet pensja brutto.
Prawdziwym obciążeniem jest pełen koszt pracodawcy (tzw. super brutto), który obejmuje również składki ZUS po stronie pracodawcy. Jest to kwota, którą musi wyliczyć twoja księgowość. Wpisanie tu tylko kwoty brutto z umowy dałoby fałszywy i niebezpieczny obraz zbyt niskich kosztów zatrudnienia.
Przydatna funkcja: wpisywanie zera (0)
Wpisanie zera do komórki to bardzo przydatna funkcja. System nadal utworzy w tle "ukrytą" płatność planowaną o wartości zero. Użyj tej opcji, gdy:
- Nie znasz jeszcze dokładnej kwoty, ale wiesz, że płatność w danym miesiącu wystąpi.
- Chcesz przygotować w budżecie miejsce do późniejszego podłączenia płatności rzeczywistej.
Dzięki temu, gdy otrzymasz płatność rzeczywistą (np. fakturę), będziesz mógł ją od razu połączyć z tym planem. Wartość w komórce budżetu zostanie wtedy automatycznie zaktualizowana do kwoty z rzeczywistej płatności.
Płatności rzeczywiste aktualizują wartość komórki
Gdy łączysz płatność rzeczywistą z planem, logika aktualizacji kwoty w komórce zależy od podstawy płatności danego wiersza.
Dla podstaw nie będących workami
Wartość w komórce budżetu jest automatycznie nadpisywana kwotą z płatności rzeczywistej.
Dla podstaw typu worek
Kwota w komórce (twój założony budżet) pozostaje bez zmian, dopóki łączna suma podpiętych płatności rzeczywistych jej nie przekroczy. Jeśli jednak kwota podpiętych płatności zacznie przekraczać plan, to kwota w komórce budżetu będzie się powiększała z każdą kolejną podpiętą płatnością (od tego momentu będzie równa sumie wszystkich znajdujących się w niej płatności rzeczywistych).
Edycja komórki z płatnościami rzeczywistymi
Gdy do komórki podłączona jest płatność rzeczywista, możliwość jej ręcznej edycji jest ograniczona, aby chronić twoje dane.
Dla podstaw niebędących workami
Komórka jest całkowicie zablokowana do ręcznej edycji. System nie pozwoli na zmianę wartości.
Podstawy typu worek
- Możesz ręcznie zwiększyć kwotę. Jeśli worek był już zamknięty, zwiększenie kwoty automatycznie go "otworzy" i utworzy nowy planowany segment na tę różnicę.
- System nie pozwoli jednak zmniejszyć kwoty w komórce poniżej sumy podpiętych już płatności rzeczywistych.