Dzień wystawienia
Sposób ustawiania dnia wystawienia dla płatności planowanych i rzeczywistych oraz jego wpływ na automatyczne obliczanie terminów i aktualność prognoz.
Wprowadzenie
W Budget Studio dzień wystawienia określa oficjalny moment powstania dokumentu finansowego, takiego jak faktura czy rachunek do umowy. Niezależnie od tego, czy dokument już istnieje (płatność rzeczywista), czy jest to dopiero prognoza (płatność planowana), jest to fundamentalna data, od której system zaczyna obliczać inne ważne terminy, przede wszystkim dzień płatności.
Prawidłowe ustawienie tej daty zapewnia porządek w dokumentach i pozwala aplikacji automatycznie pilnować terminów, oszczędzając twój czas i eliminując ryzyko pomyłek.
Najważniejsze informacje w skrócie
- Co to jest? To oficjalna data utworzenia dokumentu (np. faktury).
- Główna rola: Stanowi punkt wyjścia do automatycznego obliczania terminu zapłaty.
- Jak się go ustawia? Dla płatności planowanych jest on generowany na podstawie reguł w wierszu arkusza. Dla płatności rzeczywistych jest automatycznie odczytywany podczas importu (np. z pliku PDF lub systemu do fakturowania) albo wprowadzany ręcznie.
- Co zyskujesz? Porządek w dokumentach i automatyczne obliczanie terminów, co oszczędza twój czas i pozwala uniknąć pomyłek.
Jak ustawić dzień wystawienia
Sposób ustawienia tej daty zależy od tego, czy pracujesz z płatnością planowaną, czy rzeczywistą.
Dla płatności planowanych
Kiedy planujesz przyszłe wpływy lub obciążenia w arkuszu budżetu, dzień wystawienia jest obliczany automatycznie. System bierze pod uwagę ustawienia wiersza, w którym określasz regułę, np. ustaw dzień wystawienia na 15. dnia każdego miesiąca.
Na tej podstawie Budget Studio generuje konkretną datę dla każdej planowanej płatności w danym miesiącu budżetu. Dodatkowo, dla każdej indywidualnej płatności, datę tę możesz zmienić ręcznie w edytorze.
Ważna informacja: Pamiętaj, że zmiana reguły w ustawieniach wiersza zaktualizuje daty we wszystkich planowanych płatnościach w tym wierszu. Może to nadpisać zmiany, które wcześniej wprowadziłeś ręcznie.
Dla płatności rzeczywistych
W przypadku rzeczywistych dokumentów dzień wystawienia jest najczęściej ustawiany automatycznie. Budget Studio samodzielnie odczytuje tę datę z:
- importowanych plików (np. faktur w formacie PDF),
- danych pobieranych z zewnętrznych systemów (np. z Fakturowni przez API),
- plików Excel.
Oczywiście zawsze masz możliwość ręcznego wprowadzenia lub poprawienia tej daty na karcie płatności. Jest to przydatne zwłaszcza wtedy, gdy dodajesz płatność, która nie pochodzi z automatycznego importu.
Wpływ dnia wystawienia na status aktualności
Dzień wystawienia jest jedną z dat, które system monitoruje, aby określić, czy twoje dane są wiarygodne. W przypadku płatności planowanych data ta ma bezpośredni wpływ na ich status aktualności.
Płatność planowana staje się nieaktualna, gdy minie jej zaplanowany dzień wystawienia, a ty nie wprowadzisz do systemu odpowiadającego jej dokumentu rzeczywistego (np. nie dodasz pliku z fakturą i nie połączysz go z planem). System oznaczy taką płatność czerwoną kropką, informując, że twoja prognoza wymaga uwagi.
Przykład: W budżecie planujesz koszt wynajmu biura na czerwiec. W ustawieniach wiersza określasz, że spodziewasz się faktury z dniem wystawienia 15 czerwca. Jeśli po 15 czerwca w systemie wciąż będzie widniał tylko plan (a nie rzeczywista faktura za wynajem), ta planowana płatność automatycznie zmieni status na nieaktualna. Wówczas albo musisz dodać płatność rzeczywistą, albo zmodyfikować płatność planowaną (np. przesunąć datę wystawienia, skasować plan).
Możliwość edycji dnia wystawienia
W zależności od rodzaju dokumentu (w systemie nazywanego podstawą płatności) dzień wystawienia zachowuje się nieco inaczej, a możliwość jego edycji jest różna.
Rodzaj (podstawa) płatności | Zasady i możliwość edycji |
Możesz ręcznie zmieniać. Dla płatności rzeczywistych włącz wcześniej “Edytuj dane” | |
Możesz ręcznie zmieniać. Dla płatności rzeczywistych włącz wcześniej “Edytuj dane” | |
Nie możesz ręcznie zmienić. Data jest automatycznie ustawiana na taką samą jak w płatności dla kontrahenta. | |
Nie możesz ręcznie zmienić. Data jest automatycznie ustawiana na taką samą jak ustawowy termin płatności za dany okres. |
Przykład: dla podatku VAT za styczeń dzień wystawienia zostanie ustawiony na 25 lutego.
Zakres czasowy dat wystawienia
Aby uniknąć przypadkowych błędów, Budget Studio pilnuje, aby wprowadzane przez ciebie daty były logiczne. Obowiązują następujące zasady:
Typ płatności | Minimalna data | Maksymalna data |
Płatność planowana (ustawiana w wierszu) | Reguła nie może tworzyć daty wcześniejszej niż 12 miesięcy wstecz (względem miesiąca budżetowego) | Reguła nie może tworzyć daty dalszej niż 12 miesięcy w przyszłość (względem miesiąca budżetowego) |
Płatność planowana (ustawiana dla indywidualnej płatności na karcie płatności) | 5 lat wstecz (względem dnia dzisiejszego) | 5 lat w przyszłość (względem dnia dzisiejszego) |
Płatność rzeczywista | 5 lat wstecz (względem dnia dzisiejszego) | Data nie może być z przyszłości (ponieważ dokument rzeczywisty musiał już zostać wystawiony) |
Dzień wystawienia w interfejsie aplikacji
Data wystawienia jest jednym z kluczowych cech płatności i znajdziesz ją w wielu miejscach w aplikacji. Każde z nich pełni inną, praktyczną rolę.
Karta płatności
To podstawowe miejsce, gdzie możesz zobaczyć i zmienić datę wystawienia dla pojedynczej płatności. Wystarczy, że otworzysz jej edytor (kartę płatności), klikniesz w pole Dzień wystawienia, a aplikacja wyświetli kalendarz, z którego wybierzesz właściwą datę.
Filtry w widokach
W większości modułów Budget Studio możesz filtrować dane, używając m.in. dnia wystawienia jako kryterium. Dzięki temu możesz błyskawicznie zawęzić listę tylko do tych płatności, które zostały wystawione w określonym czasie.
To idealne narzędzie, by np. znaleźć wszystkie faktury kosztowe z poprzedniego miesiąca i sprawdzić, czy na pewno trafiły do księgowości.
Prawdziwa moc filtrów ujawnia się, gdy zaczniesz je ze sobą łączyć. Możesz w ten sposób tworzyć bardzo precyzyjne zestawy danych, które odpowiedzą na konkretne pytania biznesowe.
Na przykład chcesz sprawdzić, które faktury przychodowe powinieneś wystawić do końca bieżącego miesiąca. Połącz ze sobą trzy filtry:
- Etap płatności: ustaw na planowane, aby zobaczyć tylko te płatności planowane.
- Rodzaj płatności: wybierz wpływy, aby skupić się wyłącznie na twoich przychodach.
- Dzień wystawienia: ustaw zakres na od dziś do końca miesiąca
W rezultacie aplikacja pokaże ci precyzyjną listę planowanych faktur do wystawienia do końca miesiąca. Dzięki temu nic ci nie umknie!
Sortowanie na listach
Na każdej liście płatności znajdziesz kolumnę Data wystawienia. Klikając w jej nagłówek, możesz posortować wszystkie dokumenty od najstarszych do najnowszych (lub odwrotnie).
Jest to niezwykle przydatne, gdy szukasz dokumentu, którego nie pamiętasz dokładnie, ale wiesz, że został wystawiony "mniej więcej w połowie miesiąca". Sortowanie pozwala ci szybko odnaleźć go na liście bez użycia zaawansowanych filtrów.
