Praca z budżetem
Zasady tworzenia i organizowania budżetu w arkuszach, elastycznego modyfikowania planów finansowych oraz aktualizowania go za pomocą rzeczywistych płatności.
Płatnościom nadajesz znaczenie poprzez budżet
W Budget Studio obowiązuje fundamentalna zasada: każda płatność, zarówno rzeczywista, jak i planowana, musi być elementem większej układanki – musi być przypisana do konkretnej pozycji w budżecie. To pozwala analizować, które projekty, działy czy produkty realnie zarabiają, a które nie.
Budżet budujesz z indywidualnych arkuszy
Budżet w Budget Studio składa się z dynamicznych arkuszy (przypominających Excela), które odzwierciedlają strukturę twojej działalności. Tworzysz osobne arkusze, aby śledzić finanse w konkretnych obszarach, na przykład:
- Koszty stałe (czynsz, abonamenty, pensje)
- Konkretny projekt dla klienta
- Dział w firmie (np. marketing, sprzedaż)
- Produkt lub usługa, które oferujesz
Z arkuszami pracujesz jak z Excelem
Każdy arkusz, podobnie jak w Excelu, składa się z wierszy, kolumn i komórek
- Wiersz to osobna, precyzyjna kategoria dla twoich płatności. Reprezentuje konkretny wpływ lub obciążenie, wskazując przy tym przedmiot transakcji. Przykładowo w arkuszu kosztów stałych zazwyczaj znajdą się takie pozycje, jak Wynajem biura, Abonament telefoniczny czy Opłaty za prąd.
- Każda komórka znajdujące się na przecięciu wiersza i miesiąca (np. Wynajem biura i czerwiec) działa jak kontener, generując zarówno płatności planowane, jak i powiązane z nimi płatności rzeczywiste.
Modyfikujesz plany, edytując komórki budżetu
Twoje plany nie są wykute w kamieniu – budżet w Budget Studio jest w pełni elastyczny. Praca z arkuszem przypomina tę znaną z Excela: jeśli chcesz zmienić prognozę, po prostu edytujesz wartość w odpowiedniej komórce.
Dowiedziałeś się, że Wpływ z projektu w lipcu będzie niższy niż zakładałeś? Po prostu znajdź odpowiednią komórkę i wpisz nową kwotę. System automatycznie zaktualizuje powiązaną płatność planowaną, co natychmiast wpłynie na prognozę rentowności i cash flow.
Aktualizujesz budżet, włączając do niego płatności rzeczywiste
Budżet w Budget Studio reaguje na zmiany w czasie rzeczywistym. Gdy tylko połączysz nowo dodaną płatność rzeczywistą (np. wystawioną fakturę) z jej planowanym odpowiednikiem, system automatycznie aktualizuje wartości w budżecie.
Co ważne, dane z płatności rzeczywistych zawsze nadpisują dane płatności planowanych. Jeśli kwota na wystawionej fakturze różni się od jej planu, wartość w komórce budżetu zostanie skorygowana, gwarantując, że zawsze patrzysz na aktualne i wiarygodne dane.
Arkusze organizujesz w kategorie i foldery
Aby utrzymać porządek w rosnącej liczbie twoich arkuszy, grupujesz je w kategorie i foldery. Kategoria działa jak plik grupujący powiązane tematycznie arkusze, a folder – jak folder na dysku, w którym trzymasz wiele kategorii. Taka organizacja ułatwia nawigację i pozwala precyzyjnie analizować rentowność całych grup projektów, działów czy klientów.