Jak połączyć dwie faktury z jedną płatnością planowaną?
Rozwiązaniem jest użycie podstawy płatności worek. Używa się go, gdy w danym miesiącu spodziewasz się nieokreślonej liczby faktur dla jednej pozycji w budżecie, ale chcesz zaplanować na nie łączny, miesięczny budżet. "Worek" działa jak pula środków, do której podpinasz kolejne, spływające do firmy faktury.
Jak to działa w praktyce:
- Tworzenie planu: W arkuszu budżetu, w wierszu dla danej pozycji (np. "Reklama na Facebooku"), ustawiasz podstawę płatności na Faktura (wiele / worek). Następnie w komórce dla danego miesiąca wpisujesz łączną, planowaną kwotę, np. 3 000 zł.
- Dodawanie faktur: Gdy otrzymujesz kolejne faktury rzeczywiste (np. pierwszą na 200 zł, drugą na 350 zł), dodajesz je normalnie do systemu.
- Łączenie z "workiem": Każdą z tych faktur łączysz z tym samym, wrześniowym "workiem" na kwotę 3 000 zł. System na bieżąco sumuje wartość podpiętych faktur i pokazuje, jaka część budżetu z "worka" została już wykorzystana.
Kiedy używać "worka", a kiedy wybrać inne rozwiązanie?
Użyj "worka", gdy sytuacja jest powtarzalna
Metoda "worka" jest idealna, gdy regularnie, co miesiąc, otrzymujesz wiele faktur do jednej kategorii kosztów (jak w przykładzie z reklamami na Facebooku).
Warto wiedzieć: Gdy planujesz kwotę w "worku" na przyszłe miesiące, system w tle dzieli ją na mniejsze, tygodniowe płatności planowane. Zapewnia to bardziej precyzyjną prognozę płynności (cash flow). W przypadku regularnych, comiesięcznych kosztów jest to bardzo pożądane.
Co zrobić w sytuacji jednorazowej?
Jeśli sytuacja, w której dwie faktury dotyczą jednej pozycji budżetowej, jest jednorazowa lub niespodziewana, tworzenie "worka" nie jest konieczne. Zgodnie z fundamentalną zasadą Budget Studio, każda płatność musi mieć swoje miejsce w budżecie, dlatego dla drugiej, nieplanowanej faktury należy po prostu stworzyć nowy plan.
W praktyce oznacza to dodanie nowej pozycji (wiersza) w odpowiednim arkuszu budżetu dla tej drugiej faktury. Po utworzeniu nowego wiersza i wpisaniu w nim kwoty, system automatycznie wygeneruje dla niej nową płatność planowaną, z którą będzie można połączyć drugą fakturę.