Zasady wyliczania cash flow
Co wpływa na prognozę cash flow – podstawowe zasady
Aby twoja prognoza płynności (cash flow) w Budget Studio była zawsze wiarygodna, system opiera się na kilku prostych, ale fundamentalnych zasadach. Działają one jak filtry, które decydują, czy dana operacja finansowa powinna pojawić się na osi czasu twoich przepływów pieniężnych.
Zrozumienie tych reguł to klucz do pełnego zaufania danym i efektywnego zarządzania finansami firmy. Oto cztery najważniejsze zasady, które rządzą modułem Cash flow.
Zasada 1: Płatność musi być połączona z budżetem
To pierwszy i najważniejszy warunek. Każda płatność rzeczywista (np. faktura), którą dodajesz do systemu, na początku trafia do "poczekalni" – czyli na listę Do połączenia. Dopóki tam jest, pozostaje niewidoczna dla prognozy Cash flow.
Dopiero w momencie, gdy połączysz płatność z konkretnym miejscem w budżecie, system włączy ją do analizy przepływów pieniężnych. Dzięki tej zasadzie masz pewność, że w twojej prognozie nie ma "anonimowych" płatności bez kontekstu biznesowego.
Zasada 2: Płatność musi mieć włączony przełącznik "w cash flow"
Każda płatność w Budget Studio posiada przełącznik "W cash flow". Domyślnie jest on zawsze włączony, ale możesz go użyć, aby świadomie wykluczyć z prognozy te operacje, które nie wiążą się z realnym ruchem pieniędzy na koncie firmowym.
Kiedy warto go wyłączyć?
- Amortyzacja: Jeśli w budżecie wprowadzasz obciążenia związane z amortyzacją, aby urealnić prognozę podatku dochodowego, wyłącz dla nich opcję "W cash flow". Amortyzacja to obciążenie księgowe, a nie rzeczywisty wydatek gotówki.
- Płatności z prywatnych środków: Jeśli obciążenie firmowe pokryłeś z prywatnego konta, ale chcesz je uwzględnić w rentowności projektu, również wyłącz dla niego tę opcję. Pieniądze nie wypłynęły z konta firmowego, więc nie powinny obniżać jego prognozowanego salda.
Zasada 3: Płatność nie powinna być oznaczona jako "opłacona"
Twoja prognoza Cash flow ma pokazywać przyszłość, a nie przeszłość (którą widzisz na koncie bankowym). Dlatego płatności, które zostały już zrealizowane i oznaczone jako opłacone, powinny być wykluczane z prognozy.
Dlaczego? Ponieważ ich wpływ na stan konta został już uwzględniony w kwocie, którą wpisujesz w polu Saldo startowe. Ponowne ich wliczanie spowodowałoby podwójne zliczenie i zaburzyło całą analizę. Dlatego dla zachowania wiarygodności prognozy, w panelu filtrów opcja Opłacone powinna być zawsze odznaczona.
Zasada 4: Diabeł tkwi w szczegółach, czyli w ustawieniach wiersza
Twoja prognoza cash flow jest tak dokładna, jak dokładne są dane, na których się opiera. W przypadku płatności planowanych, które tworzą obraz twojej finansowej przyszłości, wszystko zaczyna się od poprawnego skonfigurowania wierszy w arkuszach budżetu. To właśnie w ustawieniach pojedynczego wiersza decydujesz o kluczowych cechach przyszłych wpływów i obciążeń.
Jeśli te ustawienia będą błędne, nawet najlepiej zorganizowany budżet nie da wiarygodnej prognozy. Zwróć szczególną uwagę na:
- Podstawę płatności: Jeśli dla cyklicznej opłaty za abonament (jedna faktura w miesiącu) przez pomyłkę ustawisz „worek”, system wygeneruje kilka mniejszych płatności, co zaburzy prognozę.
- Dzień wystawienia i termin płatności: Błędne ustawienie tych dat sprawi, że planowane operacje pojawią się na osi czasu w złym miejscu, dając fałszywy obraz przyszłego stanu konta.
- Stawkę VAT: Pomyłka w stawce VAT wpłynie na błędne wyliczenie kwoty brutto, a to właśnie ona jest kluczowa dla prognozy płynności.
Nawet jeśli spełnisz trzy pierwsze zasady, ale ustawienia twoich wierszy będą błędne, prognoza cash flow stanie się niewiarygodna.
Zawsze kompletna prognoza: plany i fakty razem
Każda płatność, która przejdzie przez te filtry, trafia na oś czasu w module Cash flow. Siła prognozy w Budget Studio polega na tym, że łączy ona w jednym miejscu dwa światy:
- Płatności rzeczywiste – czyli to, co już się wydarzyło lub jest potwierdzone dokumentem.
- Płatności planowane – czyli to, co dopiero ma się wydarzyć na podstawie twoich planów w budżecie.
Dzięki temu twoja prognoza jest zawsze kompletna – opiera się na twardych danych i jednocześnie wybiega w przyszłość, dając ci pełen obraz sytuacji finansowej firmy.