Praca z płatnościami
Proces pracy z płatnościami – dodawanie do systemu rzeczywistych płatności i łączenie ich z budżetem w miejsce automatycznie generowanych płatności planowanych.
Dodajesz do systemu płatności rzeczywiste
Twoim pierwszym i najważniejszym zadaniem jest wyrobienie nawyku: każdy dokument finansowy, który trafia do firmy, powinien jak najszybciej znaleźć się w Budget Studio. Wprowadzanie płatności natychmiast po otrzymaniu dokumentu to nawyk, który gwarantuje, że dane w Budget Studio są zawsze aktualne i wiarygodne.
Nie czekasz na wyciąg bankowy ani na podsumowanie od księgowości – reagujesz w chwili pojawienia się dokumentu. Dodajesz płatność, gdy tylko:
- otrzymasz fakturę od dostawcy (np. mailem lub w formie fizycznej),
- wystawisz fakturę dla klienta w swoim systemie do fakturowania,
- trafi do ciebie rachunek do umowy o dzieło, zlecenia lub gotowa lista płac dla pracowników.
Płatności rzeczywiste dodajesz je do systemu, korzystając z kilku wygodnych sposobów, takich jak:
Łączysz je z budżetem (podmieniając z planowanymi)
Po dodaniu płatność przypisujesz ją do odpowiedniego miejsca w budżecie:
- Jeśli dopiero zaczynasz i nie masz jeszcze ustabilizowanej struktury budżetu, będziesz tworzyć takie miejsce na bieżąco.
- Jeśli natomiast twój budżet jest już ”dojrzały”, łączysz nowo dodawaną płatność rzeczywistą z odpowiadającą jej płatnością planowaną.
Gdy łączysz nowo dodaną płatność rzeczywistą z jej planowanym odpowiednikiem, aplikacja traktuje dane rzeczywiste (np. z faktury) jako nadrzędne. Jeśli kwota na fakturze nie jest taka sama jak ta w jej planie, system zaktualizuje wartość w budżecie, informując cię o różnicy.
To jedna z kluczowych zalet Budget Studio. Dzięki temu masz pewność, że dane, na które patrzysz, są zawsze aktualne, co pozwala podejmować trafne decyzje finansowe.
Dopóki płatność nie zostanie przypisana do budżetu, nie jest uwzględniana przy wyliczaniu podatków, cash flow ani rentowności firmy.
Tworzysz płatności planowane, pracując z budżetem
W przeciwieństwie do płatności rzeczywistych, płatności planowanych nie dodajesz do systemu osobno. Budget Studio generuje je w tle, gdy tylko uzupełnisz lub modyfikujesz kwoty w arkuszach budżetu na nadchodzące okresy.